“Информационные технологии в менеджменте”

WorkFlow – это рабочий процесс (WF), представляющий собой набор технологий, включенных в PowerShell и доступных на любом компьютере под управлением Windows 7/8, Server 2008/ 2008 R2/ 2012. Это особый вид сценария PowerShell, который очень похож на функцию. Однако при запуске он преобразует рабочий процесс в код Windows Workflow Foundation (WWF) и передает для выполнения, после чего его содержимое будет отличаться от скрипта.

Основа рабочих процессов

WorkFlow – это комбинация традиционных и современных инструментов программирования для объявления рабочего процесса и выполнения действий, помогающих определить логику, поток управления и время выполнения полученного приложения. WWF - это процесс использования языка более высокого уровня для написания ПО с целью повышения производительности труда разработчиков, упрощения управления и быстрой адаптации. Среда выполнения WWF не только выполняет рабочий процесс, но и предоставляет сервисы и функции, важные при написании логики ПО, такие, как сохранение состояния, маркировка и возобновление бизнес-логики, что приводит к эффективности потоков и процессов.

Основная часть.

Важнейшей особенностью технологии WorkFlow является

поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные- выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные- выполняемые вручную операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса WorkFlow, если этот процесс:

- выделен из всей массы выполняемых на предприятии работ, заданий и действий;

- структурирован, т.е. процесс должен иметь внутреннюю структуру- не быть вырожденным, состоящим из одной единственной операции;

- выполняется по правилам,которые можно сформулировать и формально описать;

- периодически повторяется.

Описание бизнес-процесса в системе WorkFlow состоит из описания его операций и условий перехода между операциями.

В описание операции бизнес-процесса включается информация:

об исполнителе операции;

об описании задания, которое должен выполнить исполнитель;

о типах объектов, над которыми производится операция.

Описание условий перехода между операциями содержит данные:

о начальной операции;

следующей операции;

условии перехода.

Управление выполнением потока работ заключается:

в проверке условий перехода между операциями;

передаче документов между исполнителями;

уведомлении пользователя о том, что он должен сделать.

В зависимости от подхода задания описания бизнес-процесса системы можно разделить на два класса: с жесткой маршрутизацией и с гибкой маршрутизацией. В системах с жесткой маршрутизацией маршрут

прохождения документа от исполнителя к исполнителю определяется только уполномоченными сотрудниками.

Представление бизнес-процесса как шаблона WorkFlow в системе PDM STEP Suite

Для описания шаблона процесса используется методология направленного графа. Шаблон состоит из действий, выделенных логических шагов внутри процесса, вносящих вклад в достижение поставленной цели, переходов, элементов, формализованного описания бизнес-процесса, определяющих последовательность выполнения действий при возникновении всевозможных ситуаций между участниками бизнес-процесса, точек начала и завершения процесса.

Разработка блок-схемы бизнес-процесса

Перед созданием шаблона процесса в модуле «Редактор шаблонов процессов» системы PSS необходимо разработать блок-схему, отражающую очерёдность выполнения действий в заданном преподавателем бизнес-процессе.

В случае если в процессе проверки каким-либо из перечисленных должностных лиц выявляются неточности и ошибки, документ возвращается разработчику для доработки. После доработки документ снова подвергается проверке всеми должностными лицами.

После регистрации документа сотрудником бюро технической документации осуществляется выпуск документа.

СИСТЕМЫ WORKFLOW

Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами: Optima WorkFlow ("Optima", Россия); StaffWare (Staffware plc, Великобритания); WorkRoute II ("Весть 0 Мета Технология", Россия). Программная реализация систем класса Workflow Staffware. Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется в области разработки автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом

Система Staffware имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка целостности баз данных, защита информации, многозадачность)

Сервер Staffware работает в среде UNIX (поддерживается более 35 модификаций) или Windows NT. Для рабочего места клиента может использоваться алфавитно-цифровой терминал UNIX, PC в среде Windows или Macintosh. В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера, СУБД ORACLE и СУБД INFORMIX. Система Staffware является открытой. Специальные средства обеспечивают запуск внешних программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессами на сервере, а также динамический обмен данных (Dуnamic Data Exchange - DDE) с приложениями, работающими под Windows. По технологии Staffware каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание, выполнение которого состоит в вводе и/или обработке данных. При описании шага необходимо определить 4 параметра: · адресата, т.е. пользователя, должность или группу пользователей, получающих задание, при этом можно указать права на пересылку задания другому адресату и прав доступа к данным; · экранную форму, содержащую представление данных и определения функций, используемых пользователем; · предельный срок выполнения задания (необязательный параметр), определяющий до какого времени этот шаг должен быть выполнен; · действия системы при инициализации и завершении шага и перечень последующих шагов процедуры и условий их выполнения. Последовательность выполнения шагов и условия перехода от одного шага к другому составляют алгоритм процедуры. Помимо шагов, рассмотренных выше, в описании алгоритма используются логические условия. В Staffware информация передается от пользователя к пользователю в виде множества полей данных. На каждом шаге используется подмножество этих данных, состав которого, а также способ представления данных задаются соответствующей экранной формой. При заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи. В системе Staffware имеются следующие классы пользователей: администратор системы - отвечает за поддержку и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процедурам, например данных о пользователях; разработчик процедуры - отвечает за разработку, тестирование и поддержку конкретной процедуры; владелец процедуры - имеет право редактировать конкретную процедуру; менеджер - контролирует исполнение вариантов процедуры посредством регистрационных отчетов и сервисных программ; пользователь - имеет доступ к Staffware через очередь заданий, возможность запуска варианта конкретной процедуры и справочную подсистему. Каждый пользователь имеет уникальное имя, пароль, а также параметры, указывающие подразделения, к которым он относится. Средства управления доступом системы Staffware позволяют ограничить доступ к функции запуска процедур и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Optima-Workflow.

Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов. Ее использование позволяет автоматизировать основные процедуры современного делопроизводства и документооборота

Система OPTiMA-WorkFlow обеспечивает высокую безопасность хранимой и создаваемой информации: все документы, правила их обработки, маршруты и любая служебная информация надежно защищены от любого вмешательства, как извне, так и изнутри компании. Развитие OPTiMA-WorkFlow идет по пути интеграции с другими прикладными системами управления деятельностью организации. Основа для этого - принципы открытой архитектуры и совместимость с любыми средствами обработки данных. Являясь средством работы с любой информацией, OPTiMA-WorkFlow может служить своеобразным "клеем" между различными системами, существующими на предприятии. Ее основная задача - передавать информацию и инициативу от одного исполнителя к следующему, от одного приложения к другому, эффективно взаимодействуя с решениями от самых разных производителей

Заключение

К преимуществам внедрения систем автоматизации документооборота можно отнести следующие элементы: экономия времени, повышение производительности труда персонала, распределенный доступ к информации всегда и везде; повышение качества обслуживания заказчиков однако при выборе комплекса автоматизации управления деловыми процессами необходимо помнить о перспективах развития вашего предприятия, что может быть сопряжено с ростом требований к системе, и если этого не учесть, или же не спрогнозировать на этапе выбора, тогда впоследствии можно столкнуться с очень неприятной и тяжелой процедурой перехода на новый продукт, или же, что является крайне нежелательным, функционированием и сопровождением нескольких продуктов определенного направления в пределах одного предприятия. Optima –WorkFlow, Staffware, одни из наиболее популярных систем, которые используются для эффективной реализации бизнес-процессов. Эти системы являются стандартами, в сравнении с которыми определяются качество WorkFlow систем.