Информационные технологии в менеджменте

Введение

Основной целью данного эссе является раскрытие и выявление технологии электронного документооборота.

Фундаментом этой системы является некий документ. Документ- это важная бумага, подтверждающая определенный факт, где последовательным образом состоит упорядоченная информация. В свою очередь, система- совокупность элементов, что имеет взаимодействие между ними, так и с элементами подсистемы, предназначенные для выполнения определенных функций и должно включать в себя обладающие свойства, что сводятся к свойствам элементов (к их сумме). Данными элементами в системе электронного документооборота, являются документы.

По сей день, никто и ничто не может обойтись без документа. Он может как определяет личность человека, так и его тип. Это дает право на совершения определенных поступков. В стандартный перечень документов, входит: паспорт / загран.паспорт, водительские права, туристическая виза, свидетельство о рождении, студенческий биле и тд. Также, это касается практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность, и тд. Ни одна компания, фирма, не может обойтись без документа и документооборота. Следовательно, оборот документов является неотъемлемой частью деятельности любой сферы экономики и организаций.

Со временем, развились огромные и улучшенные возможности технологий для документооборота. С возникновением и улучшением глобальной сети Интернет, одним из важных критериев, служит электронная почта. С ее помощью расстояние стало не проблемой, все возможны действия могли производиться на расстоянии. Где и собственно времени затрачивалось минимально. К получателю в считанные секунды по электронной почте приходил электронный документ. Но с устранением одних проблем, выявлялись другие. С каждым годом действуют улучшения по защите информации. Безопасность документа, особо важна, так как она может содержать в себе информацию лишь для частных лиц.

Основная часть

Первые системы электронного документооборота (СЭД) состояли из трёх частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов. Система управления документами- обеспечивает интеграцию с приложениями, хранение данных на разных носителях, распределённую обработку данных, поиск, индексацию электронных документов, коллективную работу с электронными документами. Разнообразие электронных документов на предприятии порождают используемые приложения. Интеграция с ними осуществляется на уровне операций с файлами (приложения)- открытие, закрытие, создание, сохранение и другие-замещаются соответствующими операциями системы управления документами. Интеграция выполняется автоматически. Это сложная работа, но её достоинство в том, что сохраняются принятые на предприятии виды документов.

Одним из важных критериев является обеспечение хранения электронных документов на разных носителях. К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации. Для этого используют технологии информационных хранилищ, а для хранения электронных документов используются SQL-серверы.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. Для предотвращения одновременного редактирования документа двумя или более пользователями приоритет отдаётся пользователю, первому открывшему документ. Все остальные пользователи работают с документом в режиме «только для чтения». Так как многие пользователи могут редактировать и вносить изменения в документ, им выдаются полномочия на редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность Администратору отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эволюцию.

Заключение

Все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), что позволяет организациям и компаниям оценить преимущества новой технологии работы с документами на собственном опыте. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в следствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.

Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

Главное- у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Список используемой литературы

1. Данные, информация, знания: методология, теория, технологии –  Москвитин А.А., 2019 г.
2. Системы управление и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. Тр.Воронеж. Гос. техн. ун-т; Науч. ред. С.Л. Подвальные. – Воронеж: Из-во Воронеж.Гос. техн. ун-т., 2015 г.
3. Куперштейн В.И. – Современные информативные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. и др.: БХВ., 2016 г.
4. Информационные технологии. Базовый курс – Костюк А.В., Бобонец С.А., Флегонтов А.В., Черных А.К., 2019 г.
5. Информационные технологии: теоретические основы – Советов Б.Я., Цехановский В.В., 2017 г.