Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Формирование команды проекта

Двумя основными задачами, которые необходимо решить во время подготовки новой инициативы к реализации – это формирование команды проекта и организация ее максимально эффективной работы. Поскольку проект является временным институтом, заточенным на реализацию конкретной цели, то он требует наличия четкой организационной структуры на протяжении всего времени развития замысла.

Формирование команды проекта - отдельная задача проектного управления, когда все усилия направлены на объединение квалифицированных специалистов в группу, способной самостоятельно анализировать и реализовывать функциональные задачи проекта. Можно уверено сказать, что формирование команды проекта — первый этап в достижении успешности проекта.

Понятие термина и особенности работы в команде

В зависимости от масштаба, типа и специфики внедряемой инициативы, в ней могут принимать участие десятки различных организаций и отдельных профессионалов. Все они относятся к числу участников начинания в широком понимании этого слова. Сюда входят инвесторы, заказчики, финансовые организации, бизнес консультанты, проектировщики, подрядчики разного уровня, поставщики необходимых ресурсов. Все они выполняют определенные функции и отвечают за определенную часть задач.

Из общего числа участников выделяется некоторое количество сотрудников, которые подбираются на время проведения необходимых работ. Это команда проекта – группа специалистов, которые работают непосредственно над осуществлением инициативы и подчиняются проектному менеджеру. Создание проектной команды является обязательным условием реализации замысла, направленного на создание какого-либо уникального продукта, это неотъемлемый элемент данного метода работы. Коллектив формируется перед началом реализации инициативы и распускается после ее окончания.

Подбор и налаживание работы команды – это сложный и дорогостоящий процесс, поскольку затрачиваются деньги и время на поиск нужных сотрудников, выстраивание взаимоотношений между ними и управление их деятельностью. Иногда с целью экономии средств на предприятии для выполнения специфических задач создается рабочая группа. Однако результаты ее деятельности будут существенно отличаться от командной работы.

Особенности функционирования рабочей группы:

количество участников неопределенное, может быть очень велико или очень мало;
каждый участник преследует свои личные цели и отвечает только за свою часть работы;
отсутствует кооперация между членами группы, общения мало, обучение проходит раздельно;
результатом группы выступает сумма результатов его участников. Особенности деятельности команды:
ограниченный круг участников (обычно до 10 человек);
каждый настроен на решение проектного задания и несет ответственность за общий конечный результат;
члены коллектива кооперируются в своей работе, много общаются, вместе обучаются;
в результате на выходе получается итог, больший, чем сумма результатов каждого участника.

Кроме того, к особенностям командной работы можно отнести:

эффективное решение проблем, возникающих на стыке компетенций;
рациональное распределение ролей;
благоприятный психологический климат в коллективе, взаимная поддержка;
облегченный доступ к необходимой информации; мобильность при принятии решений, учет всех мнений, внутренних и внешних факторов;
выявление ошибок и оперативное их устранение.

В отличие от постоянного трудового коллектива или временной рабочей группы команда проекта способна сконцентрировать все умения каждого своего члена на поиск инновационных идей и способов претворения их в жизнь. Командное решение более сильное, чем индивидуальное, поскольку оно проработано с различных точек зрения.

Что необходимо учитывать при создании проектной команды

Проектная команда представляет собой группу лиц, объединенных во временную организационную структуру для выполнения работ по проекту. На первых этапах при принятии решения о создании проектной команды необходимо описывать и учитывать:

ограничения, накладываемые внешней и внутренней средой на выбор членов проектной команды;
ограничения, накладываемые внешней и внутренней средой на действия руководителя и членов проектной команды.

Необходимо разрабатывать методику формирования проектной команды, которая должна:

позволять проводить отбор кандидатов по профессиональным компетенциям;
позволять осуществлять подбор членов команды в соответствии с ролями в команде;
давать возможность проводить оценку взаимоотношений между будущими членами проектной команды.

Любые проекты, независимо от цели, содержания, срочности и объекта проектирования, можно разделить на этапы:

Формирование макета инновационного проекта/
Технико-экономическое обоснование.
Создание команды для выполнения проекта.
Разработка проекта.
Принятие решения о целесообразности исполнения инновационного проекта.
Материальное воплощение проекта.

На этапах 1, 2 появляются требования к команде: к ее составу, количеству и квалификации будущих ее членов. Все этапы проекта контролируют руководитель и куратор проекта. Руководитель — представитель команды, который отвечает за успешное выполнение проекта, защищает проектные решения и отчетность перед заказчиком и куратором. Куратор — представитель высшего руководства, который оказывает информационную поддержку и занимается финансированием проекта.

Для реализации проекта нужна группа исполнителей (рабочая группа). Требования к ней разрабатываются на этапах формирования макета инновационного проекта и составления технико-экономического обоснования. На этапе создания проектной команды формируется группа исполнителей, которая должна соответствовать выявленным на предыдущих этапах требованиям.

Независимо от описанных выше профессиональных требований (состав, количество, квалификация), группа исполнителей должна:

ориентироваться на общие цели и задачи проекта;
нести общую ответственность за конечный результат;
осуществлять большое количество коммуникаций между участниками;
иметь ограниченное число членов (от трех до девяти человек).

Основные подходы и проблемы формирования проектной команды

Проектные команды (ПК), как и сами проекты, имеют свои жизненные циклы. Жизненный цикл ПК состоит из нескольких этапов: создание команды, развитие командных отношений или формирование команды, зрелость, расформирование. Самыми проблемными считаются этапы, направленные на создание эффективной ПК, — создание команды и формирование отношений внутри нее.

Анализ литературы по проектному управлению показывает, что существуют три подхода к формированию ПК: профессиональный; ролевой; по социотипу личности.

Главными критериями для подбора работников будут знания и навыки в той отрасли, в которой работает предприятие. Для подбора персонала существует профессиональный подход. Критериями отбора в ПК могут быть:

направление или специальность;
полученная в высшем учебном заведении;
знания, полученные при обучении и опыте работы;
навыки, полученные при обучении и опыте работы;
опыт участия в подобных проектах;
опыт работы в ПК.

Не всегда при наборе персонала в ПК рассматривают все перечисленные выше критерии. Например, могут учитываться только ключевые знания или навыки, требуемые от работника в связи с содержанием работ по проекту. Так, для проекта в химической промышленности критериями подбора работников могут стать: образование в сфере точных наук, опыт, приобретенный на предыдущих местах работы, и навыки, приобретенные во время дополнительного образования.

Проблема при использовании профессионального подхода в том, что перечисленным критериям может соответствовать сотрудник, на самом деле не подходящий для работы в ПК.

Принцип распределения ролей в проектной команде может быть разным. Например, можно использовать подход на основе командных ролей в менеджменте (Р.М. Белбин): председатель, оформитель, генератор идей, аналитик или критик, исполнитель, опора, исследователь, завершитель.

Еще одна проблема при создании ПК — формирование командных отношений. Подбирая персонал в ПК, учитываются личные качества, навыки и умения соискателя для определенной должности. Но идеально подходящий работник может совершенно не ладить с коллективом. Проблема носит психологический характер и может быть решена при использовании соционики.

При создании ПК рекомендуется учитывать социотип личности. Соционический анализ (соционика) позволяет определить тип личности человека, например:

открыт для общения или скрытен;
усидчивый для выполнения скрупулезной работы, такой как расчеты;
активный, хорошо рекламирующий товар и способный его продать.

При определении социотипа используют специальные тесты, вопросы которых нацелены на определение черт характера. Классическое распределение К.Г. Юнга показывает, что существуют всего 16 социотипов, противопоставленных по четырем парам характеристик: экстраверсия — интроверсия; сенсорика — интуиция; этика — логика; рациональность — иррациональность.

Любой социотип — это комбинация четырех характеристик, которые соответствуют различным должностям (или ролям в команде). При наборе сотрудников предприятия в ПК на определенные роли может производиться дополнительный подбор кандидата по соответствующему набору параметров социотипа. Например, при подборе конструктора в ПК к рассматриваемым характеристикам можно отнести логику и интуицию. Логика — точное восприятие материального мира. Интуиция — умение мыслить абстрактными образами. Конструктор создает проекты различных инновационных предметов или изделий, участвует практически во всех стадиях НИОКР. Умение мыслить абстрактными образами совместно с точным восприятием материального мира предоставляет человеку преимущества для работы конструктором.

Компании, не использующие проектную форму управления, реализуют только профессиональный подход. В компаниях, использующих процессно-проектную форму управления, часто используются совместно два подхода (как правило, профессиональный и ролевой). Соционика многими работниками HR-служб не используется или используется редко, так как руководители проектов при формировании проектных команд соционику не жалуют. Хотя профессионалы в области психологии утверждают, что соционика дает достаточно точные результаты и позволяет сформировать эффективную команду.

Результаты взаимоотношений условно можно разделить на три группы:

хорошие отношения;
нейтральные отношения;
плохие отношения.

Наличие плохих взаимоотношений в ПК будет приводить к межличностным конфликтам, ухудшающим коммуникации.

Формирование хороших и нейтральных отношений в ПК при ограниченном наборе сотрудников (только сотрудники компании) и необходимость учета профессиональных и ролевых качеств сотрудников (претендентов в ПК) возможно с использованием механизма формирования ПК.

Механизм формирования проектной команды

В зависимости от распределения взаимоотношений между сотрудниками с различными социотипами, можно выстроить эффективные и бесконфликтные взаимоотношения между членами проектной команды.

Каждый тип личности представляет собой набор качеств с определенными особенностями. Идентификация качеств каждого члена команды позволяет определить сильные и слабые стороны работника. Группировка по критерию типа личности всех членов команды показывает типы взаимоотношений между ними. На основе полученных данных о взаимоотношениях руководство проекта принимает решение об утверждении или замене некоторых членов ПК. Представим схематично механизм взаимоотношений членов проектной команды на рис. 1.

рис. 1. Механизм взаимоотношений членов проектной команды

Методика формирования проектной команды

При разработке методики формирования ПК авторами статьи была использована следующая гипотеза: при множественности факторов, влияющих на ПК, существует ограниченное количество факторов, которые необходимо учитывать при формировании эффективной ПК.

Основные факторы, влияющие на формирование ПК:

внешние факторы, такие как профессиональные требования к членам команды и соответствие ролевому составу, определяемые на этапе инновационного макета проекта;
внутренние факторы, такие как социотипы личности претендентов в ПК из ограниченного числа сотрудников компании, которые определяют взаимоотношения членов ПК.

На каждом этапе проекта происходит идентификация требований к составу ПК (к ролевому распределению внутри ПК). Каждый член ПК выполняет свою работу в соответствии с профессиональными знаниями и навыками и играет свою роль в проекте в соответствии с распределением (официальным или неофициальным) полномочий в проекте.

На основании выдвинутой гипотезы можно описать методику, по которой возможно формирование проектной команды:

Определение первоначального состава проектной команды (описание профессиональных требований и ролей) на этапах формирования инновационного проекта и технико-экономического обоснования.

Отбор кандидатов по профессиональным качествам и навыкам. Распределение кандидатов по ролям в соответствии с определенным в первом пункте первоначальным составом команды. Построение матрицы взаимоотношений между всеми членами ПК на основе разработанного механизма взаимоотношений. Проверка соответствия отобранных кандидатов по критерию хорошие/нейтральные взаимоотношения ролевому составу команды посредством матрицы взаимоотношений.

Первоначально рассматриваются только хорошие взаимоотношения. При полном несоответствии допускается рассматривать нейтральные взаимоотношения. При попадании отношений в диапазон «хорошие — нейтральные», можно считать, что эффективная команда собрана. В противном случае — возвращение на 2-й и 3-й этапы до тех пор, пока не будет установлено соответствие всем этапам. Социотипы личности претендентов в ПК должны проходить проверку на совместимость попарно.

В процессе формирования проектной команды профессиональный и ролевой подходы желательно дополнить подходом, связанным с описанием социотипов личностей.

Заключение

Проект – это временная и одноразовая задача, имеющая различную продолжительность. Он выполняется для удовлетворения определенной потребности организации, которая может быть созданием нового продукта или услуги или изменением бизнес-процесса. Однако несмотря на то, что задача является одноразовой, необходимо правильно ее реализовать. Правильная реализация поставленной задачи во многом зависит от сотрудников, которые занимаются проектом, а также от организации их работы.

Команда проекта должна быть назначена как можно раньше. Таким образом члены команды могут принять участие в процессе планирования, поскольку многие из них будут иметь специфические знания, которые могут помочь сделать первоначальные оценки более точными.

Раннее вовлечение участников в проект также укрепляет нацеленность команды на достижение результатов. Это один из жизненно важных факторов успеха, который часто упускается из виду.

Матричное управление и связанная с ним среда все чаще используются при реализации проектов.

Формирование команды проекта из сотрудников компании и внешних специалистов – наиболее эффективный способ соответствия требованиям навыков и экспертизы.

Составление плана коммуникаций и выбор методов управления командой проекта – важный шаг для успешного управления человеческими ресурсами проекта.

Список используемой литературы

Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами. М.: РОЭЛ, 1997.
Томсетт М.С. Библия управления проектами. Пер. с англ., 2001.
https://www.eg-online.ru/article/410797/
https://www.advanta-group.ru/blog/upravlenie-komandoj-proekta/
https://econ.wikireading.ru/44166