Управление рабочей нагрузкой

Содержание:

Введение

Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы!

Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия, и мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в постоянно изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Если раньше считалось, что прогресс и развитие технологий высвободят больше свободного времени, облегчат человеку его труд, то практика показала совершенно иной результат. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны.

Трудясь без перерывов, выходных и отпусков, игнорируя собственную потребность в регулярном отдыхе, они настолько погружались в работу, что даже необходимость заботиться о своем здоровье отходила на второй план.Уже известны случаи смерти совсем молодых людей, когда, не в силах оторваться от захватывающей компьютерной игры или увлекательного путешествия по виртуальным мирам Интернета, они настолько выходили за пределы реальности, что переставали чувствовать даже тревожные сигналы собственного организма. Эта страсть оказывается разрушительной. Любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь ведут к истощению организма. И если не уметь правильно распределять нагрузку и не учитывать свои потребности в отдыхе и восстановлении сил, то длительное пребывание в стрессовой ситуации может привести к печальным последствиям.

Гораздо чаще стрессовые заболевания настигают наемных работников, у которых существует постоянный риск быть уволенными. Более того, владельцы компаний нередко позволяют себе срывать раздражение на подчиненных, что также не способствует укреплению их здоровья.

Стресс, связанный с работой, очень часто возникает в тех случаях, когда к людям предъявляются требования, не соответствующие их уровню знаний и навыков. В 15 странах Европейского союза проводился опрос, в ходе которого были определены факторы, влияющие на повышение уровня стресса на рабочем месте:

• 56 % рабочих и служащих отмечали высокие темпы работы;

• 60 % – жесткие сроки ее выполнения;

• 40 % – ее монотонность;

свыше трети не имели возможности оказать какое-либо влияние на порядок выполнения заданий.

Одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для труда, и для отдыха. Именно грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность, т. е. получать необходимые результаты в единицу времени. Только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких показателей. А это – одна из главных составляющих успеха.

Управление рабочей нагрузкой

Прежде чем перейти к советам и рекомендациям, давайте определимся с управлением рабочей нагрузкой. Управление рабочей нагрузкой – это процесс эффективного распределения и управления рабочими задачами .

При успешной реализации, управление рабочей нагрузкой увеличивает эффективность работы сотрудников и помогает смягчить повседневный хаос, где вы и ваша команда остаетесь удовлетворенными от проделанной работы за день, а не истощенными. Члены команды будут чувствовать уверенность в объеме своей работы и будут быстрее, и качественнее ее выполнять.

Руководство из пяти шагов по управлению рабочей нагрузкой

Если вы не слишком задумывались об управлении рабочей нагрузкой, вы не одиноки. Международный институт директоров и менеджеров (IIDM) сообщает, что мало кто на самом деле обучен этому столь необходимому навыку.

Но в наше время есть инструменты, которые помогают менеджерам эффективно руководить коллективом. Но для того чтобы инструмент действительно помог вам управлять рабочими нагрузками вашей команды, необходимо убедиться, что соблюдаются и некоторые другие условия управления коллективом, которые мы перечислили ниже.

Определите рабочую нагрузку и возможности вашей команды

Поскольку работа вашей команды распределена между несколькими краткими описаниями задач, планами и условиями проектов, трудно понять, что вообще происходит с нагрузкой на каждого сотрудника. Наличие этих знаний является ключом к определению того, сколько каждый член команды делает или что он может взять на себя, что в итоге поможет вам выяснить, какова нагрузка вашей команды на самом деле. Вы это можете сделать в следующем порядке:

Составьте полный список проектов и процессов, за которые отвечает ваша команда. Это могут быть проекты, которыми руководит ваша команда, или межфункциональная работа, часть которой они выполняют.

Определите объем и сроки работы для каждого проекта. Это большие, сложные проекты с несколькими результатами или это маленькие по объему проекты? За какую часть каждого проекта или процесса отвечает ваша команда?

Разбейте проекты на более мелкие задачи и рабочие процессы. Когда у вас будет общее представление о работе вашей команды, разбейте ее на более мелкие группы, чтобы вы могли знать, как выглядят их еженедельные или ежедневные нагрузки.

Расставьте приоритеты в работе исходя из важности и срочности. Таким образом, вы также будете знать, что ваша команда должна решить в первую очередь, и сможете лучше планировать, когда будете работать над каждым проектом.

Знание того, сколько работы вам нужно выполнить, это только половина уравнения. Вы также должны будете знать, какую пропускную способность имеет ваша команда и каждый человек. После того как вы учли встречи, отпуска и текущие обязанности, сколько у каждого члена коллектива осталось времени посвятить этим проектам? Оцените рабочую нагрузку каждого члена команды или попросите его сделать это за вас, чтобы понять, что еще он может принять на себя.

Распределите ресурсы и разбейте их на отдельные рабочие процессы

Теперь, когда у вас есть видение всего, что нужно вашей команде, вы можете установить, кто над чем будет работать и когда. И хотя распределение отдельных частей работы может показаться простым, но на самом деле это довольно сложный процесс.

Рассмотрим пять основных действий, которые вы, как руководитель коллектива, можете предпринять, чтобы рабочие нагрузки каждого сотрудника были сбалансированы и более управляемы:

Сначала назначьте работу с наивысшим приоритетом. Определите список задач и проектов вашей команды, с точки зрения приоритета, и в первую очередь работайте над подбором персонала.

Баланс начинается со сроков исполнения. Теперь, когда вы знаете, кто что будет делать, запланируйте выполнение каждого задания или проекта. Используйте временную шкалу или календарь для визуализации ваших рабочих нагрузок, чтобы вы могли сбалансировать рабочую нагрузку каждого человека.

Убедитесь, что вы подбираете нужных людей для каждой задачи или проекта. Принимайте во внимание их доступность, а также их навыки и опыт.

Привлеките вашу команду к обсуждению, задав вопрос, какую дополнительную пропускную способность имеет коллектив.

Всегда сообщайте работнику, почему вы назначаете ему конкретное задание. Это отличный способ повысить заинтересованность и установить четкие ожидания с самого начала.

Отрегулируйте рабочие нагрузки по мере необходимости

Даже самые тщательно продуманные планы и сроки реализации проектов должны периодически корректироваться. Каждый член команды управляет своей рабочей нагрузкой, проявляет активность, обсуждает свой прогресс на встречах 1 на 1. Проверяйте, кто из них может взять на себя дополнительную работу.

Когда вы переназначаете задачи или проекты, обязательно сообщайте своему коллективу об изменениях, чтобы они понимали суть перемен. Подумайте о возможностях коучинга, чтобы помочь им стать более эффективными и организованными, и всегда признавайте тяжелую работу членов вашей команды.

Повысьте эффективность коллектива, во время серьезных рабочих нагрузок

Вы должны это делать, когда сосредоточены в основном на общей картине. Сделайте так, чтобы ваша команда делала правильные вещи.

Предложите методы расстановки приоритетов. Минимизируйте количество встреч. Найдите новые способы общения, которые не занимают столько времени.

Используйте инструменты управления проектами

Представьте себе возможность видеть все, что происходит с каждым проектом и каждым членом команды, в одном месте. Здесь речь идет в первую очередь об экономии времени. Старайтесь использовать такие инструменты управления работой или проектом, как Asana, Trello или Basecamp.

Когда вы используете инструмент управления рабочими задачами, каждый член команды сможет увидеть, как его работа влияет на более масштабные инициативы коллектива и компании. Общение происходит в рамках задач, поэтому поиск необходимой информации занимает пять секунд вместо пяти минут. Такие инструменты позволяют всем следить за сроками и ходом решения задач, потому что проекты можно просматривать по отдельности или вместе.

Правила эффективного отдыха

1.Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. Поэтому, как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите пять минут на передышку.

Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.

2.Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у нас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное. Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелями из параллельного потока? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридору, сходить куда-то перекусить или выпить чашку кофе в соседнем кафе? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.

3.Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если вы весь день проводите на ногах или в разъездах, отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.

Для повышения отдачи от использования правил организации эффективного отдыха рекомендуется иметь в запасе несколько наиболее приемлемых для вас сценариев свободных пятиминуток, которые помогут сделать небольшие перерывы не только максимально приятными, но и полезными.

Заключение

После прочтения данного материала чувствуете ли вы, что можете улучшить свои навыки управления временем и рабочей нагрузкой? Помните, что управление рабочей нагрузкой – это эффективное распределение работы, управление задачами и обмен информацией между участниками разных проектов.

Источники литературы

https://wm-help.net/lib/b/book/3770554702/101

https://hiterbober.ru/psychology-of-success/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem.html https://wm-help.net/lib/b/book/3770554702/104