Унифицированные документы на предприятии

Содержание:

Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление доку­ментацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Основным направлением совершенствования документации является унификация форм документов.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что управленче­ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизвод­ства, способствует их оперативной обработке и исполнению, со­кращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированные документы на предприятии

- это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации.

Указанный порядок был утвержден Постановлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н. В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД);

- Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, ис­пользуемых в автоматизированных системах управления;

- Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие документы Госстандарта РФ;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.

Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.

Цели создания УСД:

1. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.

2. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых форм документов, а также нормативные и методические материалы по работе с документами.

Создание УСД основано на унификации и стандартизации форм документов и схем их документооборот. Стандартизацию документов проводят национальные организации по стандартизации (Госстандарт), а также международные организации по стандартизации ISO, технические комитеты (ТК): ТК 46 «Документация», ТК 68 «Банковские процедуры», ТК 95 «Канцелярские машины», ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации», ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» и др.

Унифицированные формы документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А по ГОСТ 9327-60.

2. Однократная регистрация (запись) информации в документе.

3. Документы должны иметь структуру расположения реквизитов в соответствии с формуляром-образцом.

5. Построение форм документов должно обеспечить выполнение необходимых операций машинной обработки информации, в том числе:

•  использование кодов в соответствии с классификаторами ТЭИ (ОК или др. уровня);
•  применение унифицированные терминов и единиц измерения;
•  учет размерности реквизитов (ширины граф), необходимой точности значений;
•  учет требований технической эстетики (удаление графических излишеств, применение стилей шрифтов, сочетание размеров линий и т.д.) и др.

Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно-распорядительные документы (УС ОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:

1.  состав реквизитов документов;
2.  требования к оформлению реквизитов документов;
3.  требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов ОРД:

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.

Заключение

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.