Унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов

Содержание:

Определение унификации

Это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокра­щение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и рекви­зитов). Унификация обязательно приводит к установ­лению рационального единообразия в любой области дея­тельности, в том числе и в документировании. При унификации сокращение кол-ва видов и форм документов достигается за счет изъятия из доку­ментных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содер­жание унифицированной формы включает оптималь­ное кол-во сопоставимых показателей, необходи­мых реквизитов. Такая форма рациональна по распо­ложению реквизитов, предусматривает удобные спосо­бы заполнения и составления. Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в органи­зации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его кач-во, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необх-мой и достаточной информации.

Определение стандартизации

Это деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добро­вольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспо­собности продукции, работ или услуг. Стандарт — до­кумент, в кот. в целях многократного добровольно­го использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, пе­ревозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать тре­бования к терминологии, символике, упаковке, марки­ровке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации — это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стан­дарты в РФ затрагивают не только бумажные док-ты, но и создание, и эксплуатацию компьютерных сис­тем и технологий. Установлены след. категории стандартов: ГОСТ, отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты предприятия (СТП).

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде. Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

Проблемы совершенствования документов

Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х-1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Изменение системы управленческой документации

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности.