Система Е1-Евфрат

Содержание:

Система Е1-Евфрат

ЕВФРАТ – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

ЕВФРАТ разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе ЕВФРАТ используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

• встроенный модуль просмотра и печати;

• технология Drag and Recog (распознавание «на лету»);

• встроенный генератор отчетов;

• технология морфологического анализа текста;

• механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

• встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.

Работа в локальном офисе системы ЕВФРАТ

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;

• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

• осуществлять мгновенный поиск информации;

• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

• организовать долговременное хранение документов организации;

• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа Евфрат в территориально-распределённой организации

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Основными функциями системы ЕВФРАТ являются:

• регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

- регистрация нового документа на основе существующего;

- автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

• присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

• связывание документов перекрёстными ссылками;

• ведение номенклатуры дел;

• сканирование и распознавание документов:

- поддержка потокового сканирования;

- распознавание «на лету» (Drag and Recog);

• работа со словарями и справочниками:

- поддержка иерархических словарей и справочников;

• постановка документов на контроль:

- назначение контролера и ответственного по документу;

• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

- настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

- автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

• поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:

- сохранение поисковых запросов;

- использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;

• подготовка и печать журналов и отчетов:

- формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

- возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

- возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;

- экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

• автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

Система ЕВФРАТ позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

• создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

• проектирование типовых маршрутов движения документов.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

• разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

• криптографического шифрования и применения ЭЦП;

• протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

• прием и регистрацию писем из электронной почты в системе ЕВФРАТ;

• рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;

• отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

• создание единого пространства управления распределенной структурой;

• сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

Развитые средства адаптации системы ЕВФРАТ позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

• «Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;

• «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;

• «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Гибкие возможности администрирования системы ЕВФРАТ обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

• организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

• работа Сервер ЕВФРАТ как сервиса;

• экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

• администрирование хранилища форм документов.

Для создания дополнительных модулей, организации экспорта/импорта информации и интеграции с другими программными продуктами в системе ЕВФРАТ предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят:

• автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);

• открытый API (Application Program Interface) с документацией.

Преимущества системы ЕВФРАТ

Система ЕВФРАТ позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

• Для установки и эксплуатации системы ЕВФРАТ не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

• Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

• Система ЕВФРАТ обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

• Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

• В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

• Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag and Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

• Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

• Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

• Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

• Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

• Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

• Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

• Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».

• Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы ЕВФРАТ.

Список источников:

1. Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС

2. Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер – Пресс