Типы документов и процедуры их обработки
Содержание:
1.Виды обработки документов. |
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:
- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию
- предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
- регистрация
- рациональной движение документов внутри организации
- обработка исполненных и отправленных документов.
Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.
2. Обработка поступивших и отправляемых документов
В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:
- не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;
- убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
- предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;
- исключить возможность Ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;
- исключить возможность ознакомления любых работников фирмы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лично»;
- не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
- убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.
2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам
Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя.
Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:
- фиксирование факта поступления или издания документа;
- фиксирование местонахождения документа;
- обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;
- обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
- предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.
Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:
- учет входящих (поступивших, входных) документов;
- учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;
- инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.
- ввод в систему исходных сведений о документах и формирование машинного (электронного) журнала (картотеки);
- контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;
- распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);
- распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.
В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации.
Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функцию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:
- описью конфиденциальных документов;
- страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.
Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль контрольного журнала. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.
3. Формирование и хранение конфиденциальных дел
на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.
В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио- и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т. п.
Перечень заголовков дел оформляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиденциальные документы не должны попадать в государственный архив до истечения срока конфиденциальности их содержания, поэтому при их комплектовании в дела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия — срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем, и другим понятиями.
Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.
Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или в виде приложения к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов.
Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руководителя службы КД.
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:
- проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
- проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;
- заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
- проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;
- включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
- переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в следующем календарном году;
-
распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.
Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел. -
Список использованной литературы
- Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В. М. Чаплыгина. — М.,Аналитик-Пресс, 1991.
- Крысин А. В. Безопасность предпринимательской деятельности. — М., Финансы и статистика, 1996.
- Халявин Д. Б., Юрочкин В. И. Основы защиты информации. Учебное пособие. — М., ИПКИР, 1994.
- Халявин Д. Б., Юрочкин В. И. Основы защиты промышленной и коммерческой информации. Термины и определения. — М., ИПКИР, 1992.
- Как настроиться на рабочий лад. Обзор эффективных техник самомотивации
- Инструменты и приемы операционного менеджмента в сфере предоставления услуг
- Современные системы электронного документооборота
- Guest Information Management
- Обзор графических редакторов, необходимых дизайнеру
- Что такое web-браузер и как устроен его движок (Основные браузерные движки)
- Труд и виды трудовой деятельности
- Договор мены
- Разработка KPI
- Разрабока анкеты опросов потребитетлей
- Договор мены. (Особенности договора мены:)
- Модели жизненного цикла проекта