Технология обработки внутренних и исходящих документов

Содержание:

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Изучение организации работы со служебными документами предприятия целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до завершения исполнения (их отправки, сдачи на хранение).

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в архив и созданных им в течение определенного периода времени, как правило, года (а также количество изготовленных копий документов). Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета оптимальной численности сотрудников документационной службы, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных сотрудников, определения потребности в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее рациональной и эффективной системы движения документов.

С учетом назначения и среды обращения документов можно условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия) (к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование). От организации работы с каждой из перечисленных групп документов в конечном итоге зависит эффективность документооборота госархива в целом.

1. Порядок работы с исходящими документами

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Работа с исходящими документами включает следующие этапы:

- составление проекта документа исполнителем;

- согласование проекта документа;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Документы, поступающие в службу ДОУ архива для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:

- проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

- вложение документов в конверты (упаковки);

- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ госархива предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине).

После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов - до передачи их в архив или на уничтожение - должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

Виды исходящих документов:

• Справка (с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт)
• Письма (сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-ответы и т.д)
• Докладная записка

2. Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах облгосархива в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

1) составление проекта;

2) согласование;

3) проверка правильности оформления;

4) подписание;

5) регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

1) передачу документа исполнителям;

2) исполнение документа;

3) контроль исполнения документа;

4) подшивку исполненного документа в дело.

Внутренние документы архива создаются по такой же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри госархива передаются исполнителям под расписку.

Служба ДОУ систематически ведет учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывает объем документооборота. Сведения о количестве документов вносит в соответствующую учетную форму.

Не существует четкого распределения, что относиться к внешним и внутренним документам. Внутренние документы - это документы, которые создаются внутри организации и используются там. Внутренние документы можно разделить на:

1. Организационные документы.

2. Распорядительные документы.

3. Информационно-справочные документы.

4. Документы по личному составу.

Виды внутренних документов:

• Организационные документы (положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры)
• Распорядительные документы (постановление, приказ, указание, решение, распоряжение)
• Информационно-справочные документы (докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, справки, акты)
• Документацией по личному составу (Трудовой договор (контракт)