Тайм-менеджмент делового человека: актуальные проблемы и способы их решения.

Содержание:

Введение

Тайм-менеджмент и его роль в жизни современного человека.
Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени и аврал являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, нужно заняться управлением временем, или тайм-менеджментом. Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность. И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой.

Основная часть

Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры. В переводе с английского языка «тайм-менеджмент» означает управление временем, но следует отметить, что управлять временем невозможно. Ведь каждый человек имеет в своем распоряжении строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. На его количество или на скорость его течения повлиять никак невозможно. «Управление временем» –это всего лишь громкое название того, что, по сути, является управлением самим собой, организацией, людьми с какой-то определенной целью, такой как ускорение решения проблем, осуществление мероприятий, выполнение работ и каких-то действий. Тайм-менеджмент—это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это стиль жизни, который позволяет комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации. Тайм-менеджмент–это совокупность знаний, имеющих большое не только экономическое значение, но и личное. Суть экономического значения состоит в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда и человека отдельно, и в целом всего коллектива. Тайм-менеджмент, как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности, дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. Суть тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить истинным целям человека сначала минуты, а затем постепенно и всю жизнь, а также научиться отделять жизненные ценности оттого, что не требует внимания и не приносит результатов. Можно выделить десять шагов, с помощью которых добиться улучшения своей жизни за счет тайм-менеджмента: Главной идеей тайм-менеджмента является трата времени только на то, что в жизни наиболее значимо. Первым шагом–является принятие этого принципа, взять за основу организации своего времени. В данном случае время измеряется не в минутах или часах, а в событиях, которые с нами происходят за эти минуты и часы. После того, как вы перейдете на такую систему измерения времени, ваша жизнь кардинально изменится. Следовательно, второй шаг—это измерение времени событиями. Поймите, на что уходит ваше время.

Третий шаг–это проведение хронометража. Это один из наиболее важных этапов в системе тайм-менеджмента. Проведение хронометража может показать, на что вы действительно тратите свое время, а также, какие события и в какой пропорции наполняют вашу жизнь. Получение результатов хронометража помогут вам выявить хронофаги и избавиться от них. Хронофаги –то поглотители времени.

В качестве примера можно привести систему рационального расходования времени профессора Александра Александровича Любищева. Он с 1914 года в течение 50 лет записывал затраты времени на научную работу. Рациональное расходование времени по системе Любищева требует деления на три категории: 1 –главное время, посвящённое главному делу; 2 –малопроизводительные виды деятельности (заседания, совещания); 3 –«бросовое» (переезды на транспорте, стояние в очередях и т.д.).Расставление приоритетов. После того, как вы начнете измерять время событиями, вам тут же захочется, чтобы это были полезные, нужные события, а не бессмысленные или случайные. Вам захочется наполнить свою жизнь только важными, яркими, главными событиями, и вы будете притягивать их к себе, а они, в свою очередь, будут притягиваться к вам. Чтобы определить, какие события для вас наиболее важные, нужно расставить жизненные приоритеты. Четкое определение цели. Используйте метод SMART целей для того, чтобы четко знать, к чему вы стремитесь. Размытые цели можно сравнить со светом маяка, пробивающегося сквозь туман. До тех пор, пока вы не избавитесь от тумана, ваш корабль не сможет достигнуть пункта назначения. Планирование. Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. Чтобы достичь поставленных целей, вы должны однозначно знать, что и как нужно делать. И чем подробнее план, тем выше эффективность достижения целей. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач —это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача —дерево, а подзадачи для ее выполнения —ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Приведение дел в порядок. Порядок должен начинаться с рабочего стола и заканчиваться собственными мыслями. Если в ваших делах и мыслях будет порядок, вам легче будет сосредоточиться на целях и быстрее достигнуть желаемого. Хаоса нужно опасаться, чтобы он не затянул вас в своё болото. Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок. Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз. Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее. Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат. Все дела можно разделить на 4 группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и не важные. Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом)Эйзенхауэра. Первостепенные задачи —это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы —за них нужно приниматься самому и немедленно. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка. Займитесь любимым делом. Не нужно бояться начать все с нуля: сменить работу, освоить новую сферу деятельности, получить дополнительное образование. Как бы далеко в неверном направлении вы не ушли, лучше вернуться назад и начать всё заново, чем идти дальше, но не туда. Мотивируйтесь. В настоящее время вполне возможно найти мотиваторы и сделать так, чтобы они всегда были перед глазами во всех смыслах этого слова. Лучшими мотиваторами являются ваши цели. Нужно всегда помнить, ради чего вы что-то делаете, к чему стремитесь. Создайте мотиватор своими руками. Настройтесь на позитив, слушайте хорошую музыку, смотрите мотивирующие фильмы, найдите мотивирующие картинки, возьмите на вооружение разнообразные мотивирующие факторы. Никогда и ни при каких обстоятельствах не унывайте и не сдавайтесь! Используйте современные техники тайм-менеджмента. Освойте ежедневник Архангельского, заведите электронный планировщик, освойте методику ментальных карт (интеллект-карт). Старайтесь улучшить свои взаимоотношения со временем и прожить яркую, насыщенную и интересную, жизнь. Подберите самые удобные для вас инструменты личного тайм-менеджмента. Если после трудового дня вы чувствуете себя уставшими и раздраженными, если вечером у вас нет сил на активный отдых, общение с близкими и любимое увлечение, это означает, только одно –вы неправильно распределяете своё время и свои силы. Вам нужно проанализировать вашу жизнь: как вы отдыхаете, как занимаетесь ведением домашних дел, рационально ли используете свое рабочее время. Проведя такой анализ, вы поймете ошибки, которые допускаете, распоряжаясь своим временем, вы научитесь использовать его более эффективно. Благодаря тайм-менеджменту можно сбалансировать ваши ресурсы времени и сил так, чтобы избежать чрезмерной утомляемости и выполнить все намеченные вами дела в пределах комфорта. Вы поймете, что усталость лечится поминутным планированием всех ваших дел.

Нами было проведено тестирование на предмет эффективного использования своего времени. В тестировании приняло участие 10 человек. Респондентам были предложены вопросы:1. Планируете или нет вы свое время? 2. Определяете ли вы цели?3. Подводите ли итоги за день?4. Ведете ли вы ежедневник? После подведения итогов получились следующие результаты: Вопрос первый: 8да, 2нет; вопрос второй: 10да, 0нет; третий вопрос: 2да, 8нет; четвертый вопрос: 1да, 9нет.Из данных результатов видно, что большинство респондентов планируют свое время и ставят перед собой цели, но не анализируют прожитый день и не подводят итоги, хотя анализ результатов является важной частью «тайм-менеджмента». Возможно, для более быстрого и качественного достижения целей нужно пересмотреть план своих действий и начать анализировать их результаты за день, неделю, месяц. Наглядно увидев такие результаты, можно понять и исправить свои ошибки, следовательно, быстрее добиться желаемого. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что смысл тайм-менеджмента состоит в том, чтобы избавить свой день от ненужных дел и выполнять самые важные и ответственные дела с большим энтузиазмом и более качественно. Наметить цели, определить пути для их достижения, избавиться от ненужного и лишнего, научиться жить, получая от жизни только удовлетворение и радость –это очень просто и под силу каждому. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы. Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха. Рациональное использование времени позволяет не только умело сочетать работу, семью, отдых, но и одновременно с этим реализовывать свои цели и мечты, достичь гармонии между различными областями вашей жизни.