Системы управления контентом ECM-системы

Содержание:

Введение

«ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве системы управления базами данных используется собственная разработка компании, платная СУБД НИКА, либо MS SQL Server 2005/2008. Система может быть настроена для удовлетворения потребностей отдельных пользователей. Для этого реализован скриптовый язык, а также API (интерфейс программирования приложений) для внешних плагинов и приложений. Возможна работа с удалёнными или распределёнными серверами. Система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами (с разграничением прав доступа), даёт возможность поиска информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также отслеживание состояния процессов. Подсистема взаимодействия удалённых серверов создана для обеспечения возможности взаимодействия между филиалами, а внутренняя почта позволяет общаться с использованием почтовых программ.

Глава 1. Система «Е1 Евфрат» общая информация

Система E1 Евфрат - мощный инструмент для автоматизации бизнес-процессов и рабочих процессов для компаний любого типа, и размера. Система эффективно решает проблемы как внутри небольшой структуры, например, в офисе, отделе, отделе или местной организации в целом, так и внутри географически распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. [3] В то же время «Е1 Евфрат» полностью адаптируется в соответствии с требованиями нормативных документов, положений и руководств по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

После внедрения системы Е1 Евфрат вы можете в полной мере воспользоваться этим решением:

• Комплексная автоматизация всего цикла рабочих процессов и бизнес-процессов.

• Интуитивно понятный и удобный интерфейс.

• Работа с различными СУБД (MS SQL, Oracle; скоро - MySQL)

• Простота реализации и модификации без программирования

• Удобный графический редактор маршрутов перемещения документов.

• Создавайте формы любой сложности в графическом редакторе без программирования.

• Высокая скорость работы

• Управление правами доступа на уровне документов и их частей.

• Мобильный клиент

• Гибкая система передачи прав и назначения Участников.

Система построена на платформе Cognitive Nexus нового поколения, которая обеспечивает роботизированное преобразование разнородных потоков документов в системе СУБД и предоставляет расширенные возможности контроля доступа и защиты информации. Платформа обеспечивает роботизированное создание базы данных на основе маршрутов и форм документов, созданных с помощью встроенного графического редактора. Благодаря использованию этой платформы база данных больше не является ограничением для разработки и масштабирования системы, а организация может изменить тип используемой базы данных в любое время. Платформа является одной из самых перспективных инновационных разработок Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. Cognitive Nexus может использоваться для внедрения систем управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый комплекс задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения, от традиционных CRM и систем Helpdesk до конкретных систем сбора информации и требований. Другой важной отличительной чертой Cognitive Nexus является кроссплатформенность, которая позволяет использовать его в решениях для любой организации, независимо от используемых СУБД.

Для менеджеров переход компании на электронный документооборот означает:

• способность более эффективно управлять исполнительской дисциплиной;

• учитывать рабочее время сотрудников;

• Быстро координируйте документы, принимайте решения и инструкции с помощью мобильных устройств, даже когда вы не в офисе.

Эффекты внедрения на примере электронного архива [5]: показатель эффективности

Изменение индикатора после внедрения системы Е1 Евфрат:

Среднее время поиска документа: сокращение в 15 - 30 раз

Среднее время проб подготовки: сократить в 10-20 раз

Количество потерянных документов: снижение на 80-95%

Обращения в службу архива: Уменьшены в 7 - 12 раз

Затраты на обслуживание архива: Сократить в 5-7 раз

Расходы на потребление: уменьшены в 3-4 раза

1.1. Управление договорами

Система Е1 Евфрат поддерживает весь жизненный цикл контрактной работы (подготовка проекта, утверждение, регистрация, исполнение, хранение, контроль версий), что значительно ускоряет бизнес-процессы организации и систематизирует контрактную деятельность. Автоматизация контрактной деятельности с помощью системы электронного документооборота E1 Евфрат может значительно сократить время подготовки контрактов и согласования, минимизировать споры и штрафы, а также создать единый упорядоченный репозиторий контрактов [1].

Возможности и преимущества для бизнеса:

• Сокращение сроков подготовки договоров в 3-4 раза.

• Заключение договоров внутри организации происходит в 4-6 раз быстрее.

• Увеличить количество договоров, согласованных в срок, более чем на 50%.

• Мониторинг выполнения контракта с помощью планировщика задач контракта.

• Сокращение времени на подготовку отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.

• Уменьшите расходы на канцелярские товары (бумага, картриджи, скрепки) более чем в три раза.

• Сократите время, необходимое для выполнения задач (утверждение, ознакомление, размещение заказа и многое другое) в автоматизированных бизнес-процессах.

• Координируйте документы, выдавайте решения и инструкции с помощью мобильных устройств, даже когда вы не в офисе.

1.2. Электронный архив

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями [6].

Возможности:

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому типу приложений. Результатом поиска является список документов, соответствующих запросу, со списком значений атрибутов найденных документов. Результаты поиска вместе с правилами выбора могут быть сохранены в виде личной папки, в которой пользователь затем увидит обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для облегчения работы с архивом документов система позволяет представить хранимые запросы в виде иерархической структуры папок для общего и личного использования с учетом прав доступа.

Для документов с текстовым выражением в системе предусмотрена возможность поиска слов и фраз, содержащихся в документе - контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Сводка», вы можете выполнить контекстный поиск на основе слов и фраз, записанных в этом поле. Вы также можете одновременно организовать поиск по деталям документа и контексту. Поиск ведется с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска - это поиск по управленческим документам и заказам. Этот вид поиска позволяет получать оперативную информацию о состоянии конкретной задачи [7].

Создание единой базы данных электронных документов любого формата (* .doc, * .xls, * .pdf, * .tif, * .jpeg, * .wav и др.) В соответствии с принятыми в организации регламентами и классификациями.

Подача бумаги (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов даже в автоматическом режиме (функция «Автоматический импорт документов»).

Поддержка коллективной работы с документами: версии, назначение задач и др.

Онлайн-доступ к документам, в том числе использование полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка. Создание отчетов и аналитических справок.

Обеспечение информационной безопасности за счет разграничения прав доступа, регистрации действий пользователя, использования ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

1.3 Организация работы в системе

Программа «EVFRAT-Document Management» своим пользовательским интерфейсом напоминает программу для работы с электронной почтой. Слева находятся ваши личные папки: заказы, чек, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, заказов и согласований в текущей выбранной папке. Ниже текст выбранного сообщения. Папки «Входящие», «Отправленные» и «Отправленные» получают внутренние сообщения электронной почты. Документы, найденные пользователями, появятся в «результатах поиска». Документы, согласно которым получатель назначается исполнителем, попадают в папку «заказы» и в папку «контроль» - администратор [2].

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, сгруппированы в одну группу. В «корзине» находятся документы и задачи, возникшие в результате оперативной работы. Однако это не означает, что после добавления в корзину они удаляются из системы - все документы в системе «EVFRAT-Document Management» хранятся на сервере, и сотрудники могут «забрать их» в любой момент и узнать, кто и как над ними работал.

Для авторизации в системе используется пароль и логин, которые администратор прописывает индивидуально для каждого пользователя.

Организация электронного документооборота представлена ​​в системе в виде «потоков» - разделения документов по типам. Коробочная версия системы имеет три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. Каждый поток имеет собственную автоматическую нумерацию документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

1.4 Окно просмотра документа

Документ в системе представляет собой набор регистрационной карточки, вложенных файлов и контрольной карточки документа, которая содержит список инструкций и разрешений на выполнение документа. Все эти компоненты представлены в браузере документов одновременно.

Каждый поток имеет свою регистрационную карточку (РК) с определенным набором обязательных полей. Используя внутренние инструменты, система может быть легко адаптирована к специфике рабочего процесса и бизнес-процессов конкретной организации: поля в агентстве можно переименовывать, добавлять или удалять дополнительные детали [2]. В РК есть функция, с помощью которой можно указать: было ли письмо доставлено по факсу, курьером или по почте. Система автоматически проверяет дублирование документов: если реквизиты документа, полученного по факсу, были сначала введены в агентство, а затем пришел оригинал и пользователь заполнил новое агентство, система уведомляет, что такой документ уже существует.

Словари, которые можно добавлять, используются для удобства заполнения агентства. Поиск документов осуществляется по любым требованиям Агентства с учетом морфологии русского языка. Например, если вы ввели в поиск слово «люди», система может найти документ со словом «человек». Это одно из технологических достижений специалистов Cognitive Technologies. В РК вы можете переходить по ссылкам на другие документы из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, обработали его, то вы можете зарегистрировать исходящий документ на его основе.

Заключение

Я исследовал рынок программ автоматизации рабочих процессов и изучил возможности аналогичных программных продуктов с точки зрения их пригодности для реальных потребностей нашей компании в рабочих процессах.

Система «EVFRAT-Document Management» зарекомендовала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в работе. Для реализации мы выбрали коробочную версию системы.


















 

Список литературы

1. Леонтьев В.П., Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.
2. Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер — Пресс, 2001, №10, с. 58-62.

Интернет-источники

1. https://ru.wikipedia.org/wiki/ЕВФРАТ
2. http://www.evfrat.ru/;
3. http://www.docva.ru/docflow/sys_review/15.php (ИТ-решения для Вашего бизнеса);
4. http://www.cognitive.ru/ (Cognitive Technologies)
5. https://www.doc-online.ru/tool/2783/