Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЕВФРАТ»

Содержание:

Что такое е1?

Система «Е1 Евфрат» — мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат« полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS (Distribution Management System)-, BPM (Business Performance/Proccess Management - управление эффективностью бизнеса)-, и EMC (Energy management system)-систем. ЕВФРАТ разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000.

2. Разработчик системы «Евфрат

Разработчик системы «Евфрат» - ведущая компания в области реализации проектов по разработке и внедрению интеллектуального программного обеспечения в России Cognitive Technologies. Коллектив разработчиков компании Cognitive Technologies был создан в 1968 году под руководством известного советского ученого В.Л.Арлазарова (Владимир Львович Арлазаров – член-корреспондент РАН, профессор, доктор технич. наук (1987)).

Коллективом под руководством В.Л.Арлазарова были реализованы более 3000 проектов по созданию и внедрению информационных комплексов, автоматизированных систем управления и операционных систем в органах государственной власти и на крупных промышленных предприятиях СССР, создана программа «КАИССА» (первый чемпион мира по шахматам среди компьютеров) и «советский Microsoft» - СУБД ИНЕС (система управления базами данных «Информационная единая система») - (более 2500 инсталляций в стране и в мире).

В 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института Системного Анализа РАН (бывший ВНИИСИ АН СССР) О.Усковой (Ольга Анатольевна Ускова - известный российский предприниматель, Президент группы компаний Cognitive Technologies. Президент Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий (НАИРИТ). Председатель комитета Торгово-промыш. палаты РФ по информационно-коммуникационным технологиям и трансферту технологий. Член Совета директоров ОАО «Росинфокоминвест». Член Экспертного совета Минэкономразвития РФ)и В.Арлазаровым была создана компания Cognitive Technologies.

Сегодня у компании более 1 000 000 пользователей и 10 000 проектов. В компании работают 683 сотрудника, в том числе пять докторов наук и сорок кандидатов наук.

3.Платформа, на которой сделана СЭД «Евфрат»

В основе системы «Е1 Евфрат» лежит уникальная программная платформа нового поколения Сognitive Nexus, являющаяся одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеющая аналогов на российском рынке. Платформа Cognitive Nexus является посредником между прикладными системами и реляционными СУБД. (реляционная модель данных – это логическая модель в виде изменяющихся во времени наборов отношений. Использование реляционных баз данных было предложено доктором Коддом из компании IBM в 1970 году). Данная платформа применяется для трансформации объектов и запросов и позволяет переводить данные из терминов системы документооборота (составные части документов: поля, связки, приложенные файлы и т.д.) в термины применяемой в данной системе СУБД.

Сognitive Nexus использует стандартные возможности SQL (Structured Query Language — «язык структурированных запросов») — универсальный компьютерный язык, применяемый для создания, модификации и управления данными в реляционных базах данных), без привязки к особенностям систем от различных вендоров. Управление сложными объектами (документами) в Cognitive Nexus реализовано на базе XML-технологий. Платформа позволяет использовать преимущества объектно-ориентированных и реляционных СУБД при работе с объектами, имеющими сложную структуру.На базе Сognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Сognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения. Еще одной важной отличительной особенностью Сognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД. В настоящее время «Е1 Евфрат» совместима с MS SQL Server 2005/2008 (СУБД, разработанная Microsoft), Oracle 10/11g (Oracle Corporation - одна из крупнейших американских компаний, разработчик систем управления базами данных, ПО для организаций) и MySQL ( Разработку и поддержку MySQL осуществляет корпорация Oracle, получившая права на торговую марку вместе с поглощённой Sun Microsystems, которая ранее приобрела шведскую компанию MySQL AB).

Одним из преимуществ системы является то, что связь между клиентом и сервером реализована посредством протоколов HTTP/HTTPS. Это позволяет работать с системой из любого места, где доступен интернет.

В схеме архитектуры – IIS – патентованный набор серверов для нескольких служб (сервисов) Интернета от компании Майкрософт.

4. Возможности системы «е1 Евфрат»

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов (специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов), автоимпорт и поддержка версионности документов (обзор всех версий(видов) этого типа документа), полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/Proccess Management - управление эффективностью бизнеса). В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Электронный документооборот

На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
договоры;
служебные записки.

«Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников).

В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.

Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Управление договорами

Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.

Работа с финансовыми документами

Благодаря системе «Е1 Евфрат» вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату, а также реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента (контрагент – одна из сторон договора) закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Работа с первичными бухгалтерскими документами.
Автоматизация процессов согласование оплат.
Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов.
Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0.
Интеграция справочников контрагентов для 1С.
Вызов документов, зарегистрированных в «Е1 Евфрат» непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
Открытый API для интеграции с учетными системами.

Электронный архив

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Возможности

Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;
Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);
Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;
Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;
Создание отчетов и аналитических справок;
Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Работа с клиентами

Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами.

Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.
Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных.
Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;
Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;
Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;
Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;
Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);
Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;
Удобная система обработки новых обращений.

Генератор отчетов

Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.

Возможности

Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;
Импорт и экспорт отчетных форм;
Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;
Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;
Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;
Возможность использования графических объектов и диаграмм;
Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

Автообработка документов

С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать не требующие вмешательства человека операции.

Регистрация документа в указанном потоке;
Автоматическая постановка документа на маршрут;
Автоматическая постановка на контроль исполнения;
«Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;
Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;
Отправка письма по внутренней почте;
Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;
Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;
Создание связи между документами (указание связанных документов);
Создание подпоручений и дочерних согласований;
Присоединение файлов к любому документу комплекса;
Автоматическое снятие документов с контроля.

Встроенный модуль просмотра и печати

Работая в «Е1 Евфрат», пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

5.Документооборот для электронных торгов

Система позволяет государственным заказчикам реализовать принципы электронного документооборота при проведении аукционов в соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». При разработке «Е1 Евфрат» были учтены требования национальных операторов электронных торгов, отобранных правительством РФ.

Информационная безопасность и отказоустойчивость е1

Система «Е1 Евфрат» имеет в своем составе ряд средств для обеспечения конфиденциальности и информационной безопасности.

В настоящее время вопросам обеспечения информационной безопасности стали предъявляться повышенные требования. Это связано как с ростом промышленного шпионажа, так и с резким увеличением случаев компьютерного вандализма. Особенно жесткие требования по обеспечению защиты данных предъявляются со стороны государственных структур, поскольку это касается вопросов национальной безопасности.

Встроенный в систему Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных и может использоваться для обеспечения информационной безопасности как по дискретной, так и по мандатной модели безопасности. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий.

В системе «Е1Евфрат» ведутся списки пользователей, имеющих права на регистрацию, контроль прохождения документов, создание шаблонов отчетов и журналов, доступ к любым документам на чтение и изменение, а также администрирование системы.

Система информационной безопасности контролирует права доступа каждого пользователя на всех этапах работы с документом и предоставляет ему только те документы или их фрагменты, которые ему определены в соответствии с назначенной ролью.

Благодаря использованию внешних межсетевых экранов (брандмауэров) в системе «Е1 Евфрат» обеспечивается защита данных от внешний воздействий и проникновений ― компьютерных вирусов, «червей» и т.д. При этом с целью повышения эффективности информационной безопасности используется принцип глубоко эшелонированной защиты, когда система разделяется на функциональные блоки с защитой каждого блока отдельным брандмауэром.

Серверы Е1 обладают четвертым уровнем отказоустойчивости и надежности ― Tier4, стандарта TIA-942 (TIA-942 стандарт разработанный Telecommunications Industry Association (TIA) как руководство по планированиюи построению дата-центров, включая руководство по структуре сети и разводке кабеля). Основными качествами данного стандарта являются наличие возможности проведения любых работ без остановки оборудования и двукратная резервация инженерных систем.

Возможности несанкционированного доступа и нарушения конфиденциальности документооборота практически исключены, так как:

весь сетевой трафик между сервером и клиентской программой может проходить по защищенному каналу по открытым сетям (HTTPS) с использованием SSL (Secure Sockets Layer — уровень защищённых сокетов (программных интерфейсов)— криптографический протокол (в основе него лежит шифровальный алгоритм), который обеспечивает установление безопасного соединения между клиентом и сервером);
«Е1 Евфрат» использует сертифицированную систему авторизации и аутентификации пользователей. Хранение и управление паролями осуществляется средствами ОС, пароли никогда не передаются по сети в открытом виде;
проверка прав доступа к любым защищаемым объектам и операциям системы осуществляется исключительно через выделенный диспетчер доступа, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним с помощью специально написанных посторонних программ;
для обеспечения юридической значимости, целостности и достоверности данных используются сертифицированные механизмы электронной подписи, применяемые в системе в соответствии с Федеральным законом №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

6. Недостатки СЭД «Евфрат»

«Евфрат» не дает возможности отслеживать получение
и возврат документов (check-out, check-in), что
может усложнить коллективную работу с документами;
Достаточно сильно загруженный интерфейс;
Отсутствует «тонкий» клиент (чтобы человек мог войти, используя Internet. "Тонкий клиент" зачастую иллюзия, так как для того чтобы работать с ЭЦП, необходимо что-то установить на компьютер. Поэтому у нас сейчас есть web-доступ вместо старого "тонкого клиента". Реализуется с помощью модуля "Web-сервер".);
Отсутствует система кодирования при передаче данных через протокол TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol — протокол управления передачей)).

Список использованных ресурсов(литературы)

http://www.evfrat.ru/;

http://www.docva.ru/docflow/sys_review/15.php (ИТ-решения для Вашего бизнеса);

http://www.cognitive.ru/ (Cognitive Technologies)

http://www.youtube.com/watch?v=Nif-eZdtkdw