Система электронного документооборота «DocsVision» (Документационное обеспечение управления)
Содержание:
Введение
Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Деятельность любого предприятия сопряжена с обработкой большого количества разнообразных документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они необходимы практически на каждом рабочем месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам – критически важные факторы деятельности предприятия.
«Бумажные технологии» документооборота уже не отвечают требованиям современного динамичного бизнеса. Использование электронных файлов, папок файловой системы и электронной почты ускоряют доступ и движение документов, но не обеспечивают нужной достоверности и защищенности. В случае большого количества документов и их интенсивной совместной обработки сотрудниками наступает хаос.
Предприятия неизбежно приходят к необходимости использования специализированных систем для работы с электронными документами. Они позволяют упорядочить работу с документами в электронном виде, обеспечивая и достоверность, и защищенность, и скорость. Существует возможность придания юридической значимости электронным документам наравне с бумажными. Но даже если по тем или иным причинам используются бумажные оригиналы, то работа с электронными версиями на этапах подготовки, при ознакомлении, исполнении или справочно-информационном использовании дает значительный эффект.
Документы и бизнес-процессы предприятия тесно взаимосвязаны. Любой документ участвует в каком-либо бизнес-процессе, и практически любой бизнес-процесс, включает обработку документов. Однако «бизнес-процесс обработки документа» – это лишь частный случай. Поэтому полноценная система управления бизнес-процессами, интегрированная с системой управления документами – это естественное решение.
Бизнес-процессы охватывают взаимодействие людей, документов и различных автоматизированных систем. Поэтому важно также, чтобы это решение было интегрировано с существующими учетными системами и другими компонентами корпоративной информационной системы предприятия.
Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник, вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ. Оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящееся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.
Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:
- Электронные архивы документов — для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;
- Делопроизводство — для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;
- Автоматизация бизнес-процессов — широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.
Успешное внедрение решений по управлению документами и бизнес-процессами на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:
- упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь;
- сокращение сроков выполнения бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;
- уменьшение количества несоответствий, повышение качества;
- повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;
- снижение простоев и непроизводительных расходов;
- рост производительности труда;
- улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников;
- повышение прозрачности и управляемости предприятия;
- усиление конкурентных позиций на рынке.
Назначение системы DocsVision
Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для управления документами и бизнес-процессами. Платформа DocsVision является основой, на которой организация может построить свою систему; на базе платформы DocsVision можно создать собственные приложения или использовать уже готовые решения, такие как:
· приложение «Делопроизводство», предназначенное для автоматизации делопроизводства в организации, в том числе перехода от обработки бумажных документов к работе с их электронными версиями;
приложение «Управление процессами», предназначенное для автоматизации бизнес-процессов, таких как согласование договоров, ознакомление с документом определенного круга лиц и т. д.
Основным инструментом работы пользователя с системой DocsVision является Навигатор, принцип работы которого аналогичен принципу работы Проводника. В Навигаторе отражается дерево папок, в общем случае — сложной структуры, которое по назначению и принципу работы также аналогично дереву папок, которое можно видеть в Проводнике, однако в отличие от Проводника папки Навигатора содержат не файлы, а карточки. Каждая карточка представляет собой максимально подробное описание отдельного документа — тип; дата создания; фамилия лица, зарегистрировавшего документ; сведения о содержании; ссылки на другие документы, — а также может включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного документа и файл, содержащий распознанный текст документа. Каждый из указанных выше элементов содержится в отдельном поле карточки.
Карточки размещаются в папках в соответствии с установленными в организации принципами, однако чаще всего дерево папок строится в соответствии со структурой организации, наглядно отображая иерархическую подчиненность ее подразделений, а также принадлежность каждого сотрудника к определенной структурной единице. Так, например, личные папки сотрудников какого-либо отдела обычно находятся в папке с названием отдела.
Помимо карточек документов платформа позволяет организовать упорядоченное хранение файлов любого формата, содержащих информацию в текстовой, графической, табличной или другой форме; для этого в механизме платформы предусмотрен особый вид карточки — карточка файла. В зависимости от предполагаемого использования файла в дальнейшем (однократное, постоянное внесение изменений в один и тот же документ — актуализация, использование текста документа в качестве стандартной основы для создания новых документов и пр.) можно выбрать соответствующий способ его хранения.
Для всех типов карточек платформа предусматривает механизм поиска, который может осуществляться по записям карточек, тексту прикрепленных к ним файлов и совокупности условий в любом сочетании.
В зависимости от назначения документации, а также выполняемых сотрудниками обязанностей платформой DocsVision предусмотрена система безопасности, позволяющая разрешать или запрещать сотруднику (группе сотрудников) доступ к любому виду данных в целях ограничения доступа к хранящимся сведениям и гарантии сохранности всей используемой информации. К дополнительным средствам, обеспечивающим безопасность данных, относятся возможности шифрования и/или добавления к документам электронной подписи (при наличии соответствующих сертификатов).
Приложение «Делопроизводство» в системе DocsVision
Приложение «Делопроизводство» является частью системы DocsVision — программного продукта, предназначенного для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Эти функции системы DocsVision обеспечиваются совместной работой трех ее основных частей: платформы DocsVision и приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».
Приложение DocsVision «Делопроизводство» предназначено для автоматизации электронного документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
Целью внедрения приложения является переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами, что обеспечивает:
- повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
- повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
- сокращение времени поиска документов и другой информации;
- сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.
Приложение позволяет реализовать автоматизацию следующих процессов:
- регистрация документов;
- управление процессами обработки документов;
- исполнение и контроль исполнения документов;
- создание электронных архивов документов;
- управление сопутствующей справочной информацией.
Приложение «Делопроизводство» позволяет организации автоматизировать работу с документами, двумя основными задачами которой является регистрация и последующая обработка документов. При этом приложение обеспечивает совместное хранение учетной информации документа, справочных данных, изображения бумажного документа и его текстовой версии в стандартных карточках документов, а также берет на себя организацию движения документов, например, автоматически пересылая задания исполнителям и напоминая им о сроках исполнения. Кроме того, приложение обеспечивает необходимую конфиденциальность или невозможность изменения определенной информации.
Обработка документов заключается в выполнении одного из сценариев работы с документами:
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- визирование документа;
- назначение резолюций;
- согласование резолюций;
- исполнение резолюций;
- назначение поручений по резолюции;
- контроль исполнения резолюций и поручений;
- массовое ознакомление исполнителей с документом;
- назначение отдельных контрольных вех (создание заданий по обработке документов, объединение их в процессы) и их контроль; создание отчетов по состоянию исполнения документов;
- свободная маршрутизация (рассылка) документа;
- отслеживание местоположения документа;
- сдача документа в архив (впоследствии выемка из архива);
- поиск документа в системе.
Общий случай процесса внедрения
№ |
Этап |
Описание |
1 |
ЭКСПЕРТИЗА |
Предварительный анализ предметной области, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета проекта. |
2 |
АНАЛИЗ |
Детальный анализ процессов, подлежащих автоматизации, требований к системе, формирование технического задания на внедрение, уточнение графика и бюджета проекта. |
3 |
ПРОЕКТИРОВАНИЕ |
Разработка и документирование проектных решений по системе, описывающих вид и поведение каждой составляющей решения и решения в целом, прототипирование. |
4 |
РАЗРАБОТКА |
Настройка системы DocsVision, разработка дополнительных компонент, тестирование, разработка эксплуатационной документации. |
5 |
ВВОД В ДЕЙСТВИЕ |
Развертывание системы в рабочей среде, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в постоянную эксплуатацию. |
6 |
СОПРОВОЖДЕНИЕ |
Разрешение инцидентов, консультирование по эксплуатации, анализ параметров функционирования, планирование развития. |
Заключение.
Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам в максимально короткие сроки.
И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.
Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.
Система DocsVision может использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов и выполнением бизнес-процессов на предприятии. Поскольку система является не узкоспециализированным приложением, а включает платформу для создания решений определенного класса, сценарии и предметные области её использования в конкретных организациях могут быть весьма разнообразны. Ниже приведен далеко не исчерпывающий список сценариев возможного использования DocsVision.
Общее делопроизводство:
- Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения.
- Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания.
- Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией.
- Работа с внутренними служебными записками, формирование связей «в ответ на», назначение заданий и контроль их исполнения.
- Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения.
- Управление нормативной документацией. Включает коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию и отмену.
- Оформление командировок, включая подачу и визирование заявки, издание приказа, выпуск необходимых документов, заказ билетов и бронирование гостиницы, регистрацию отчета по завершении командировки.
- Ведение архива нормативной и организационно-распорядительной документации с контролем прав доступа и управлением жизненным циклом документации.
- Процессы обслуживания запросов клиентов:
- Управление процессом выполнения заявки на обслуживание, включая регистрацию, назначение исполнителей, производство работ, формирование необходимых документов, контроль исполнения этапов по срокам и качеству. Такими запросами могут быть:
- В телекоммуникациях — запрос на подключение или изменение параметров услуги;
- В электроэнергетике — запрос на подключение или выделение дополнительной мощности;
- В сертифицирующих и лицензирующих органах — запрос на выдачу сертификата, лицензии, разрешения.
- В ремонте и обслуживании сложной техники и оборудования — запрос на производство регламентных или ремонтных работ.
- В позаказном производстве — запрос на производство продукции по стандартным циклам.
- В поставках сложных комплектов продукции и оборудования — запрос на поставку, подразумевающий закупки под заказ, комплектование, предпродажную подготовку, доставку, монтаж и пусконаладку, оформление разрешений.
- Работа с претензиями заказчиков (жалобами и обращениями граждан), включая регистрацию, направление на рассмотрение, назначение и контроль исполнения поручений, уведомление заявителя об итогах.
- Продажи, закупки, договорная деятельность:
- Процесс прохождения сделки продажи и контролем этапов, от регистрации потенциальной возможности, далее по стандартным этапам цикла продажи, с формированием всех сопутствующих документов, до заключения договора.
- Подготовка и согласование договоров продажи и закупки, включая формирование проекта по шаблону, визирование, сбор замечаний, формирование протокола разногласий, выпуск консолидированной версии, согласование и подписание, с контролем этапов по срокам, результатам, текущему исполнителю.
- Процесс сопровождения договора, включая контроль исполнения обязательств по этапам договора.
- Ведение архива договоров и исполнения обязательств по ним с возможностью поиска, сортировки, фильтрации по различным атрибутам договора.
- Процессы и информация жизненного цикла промышленных изделий:
- Процессы выпуска и обновления конструкторской документации, включая первичное согласование, утверждение и ввод в действие, а также управление изменениями: инициирование, рассмотрение, внесение изменений и ввод их в действие с одновременным аннулированием устаревших версий.
- Процессы технологической подготовки производства, включая выпуск и обновление технологической документации, маршрутных карт, нормативов времени и расхода материалов и т. д.
- Процессы производства экземпляров изделий, включая управление последовательностью выполнения работ, контроль прохождения этапов производства и контроля, предоставление доступа к необходимой конструкторской и технологической документации и фиксацию информации о качестве изделий.
- Процессы выпуска и обновления документации по эксплуатации и обслуживанию изделий, а также фиксации информации о проведенных в процессе эксплуатации регламентных и ремонтных работах.
- Ведение архивов конструкторской, технологической, производственной и эксплуатационной документации с контролем прав доступа, истории версий и изменений и управлением жизненным циклом документации.
- Финансово-кредитная и страховая деятельность:
- Процесс разработки нового продукта (услуги) и вывод его на рынок, включая контроль этапов работ и формирование необходимой документации.
- Процесс заключения договора страхования, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора и оформление полиса.
- Процесс рассмотрения страхового случая, включая формирование пакета документов, получение необходимых согласований и выплату возмещения.
- Процесс выдачи кредита, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора.
- Хранение документов по выданным кредитам, документации кредитных историй заемщиков.
- Управление ИТ-услугами:
- Процесс выполнения заявок на обслуживание информационной системы (служба HelpDesk, ServiceDesk), включая регистрацию обращений пользователей, инцидентов, проблем, известных ошибок, классификация запросов и назначение исполнителей, организацию доступа к необходимой документации (соглашение об уровне обслуживания, техническая документация) контроль этапов выполнения работ по срокам и результатам.
- Процесс управления изменениями в информационной системе: регистрация запросов на изменение, классификация, согласование, принятие и исполнение решений по запросам с контролем этапов.
Заключение
Этими примерами возможных сценариев использования DocsVision не ограничивается сфера его применения в деятельности конкретных предприятий. Они дают представление о классе задач, которые могут решаться с помощью DocsVision. Поскольку этот тип систем является относительно новым в корпоративной IT-инфраструктуре, многие предприятия найдут новые, актуальные именно для них варианты использования DocsVision.
Список использованных источников:
- www.docsvision.com - Официальный сайт компании "ДоксВижн".
- www.docflow.ru - Форум по вопросам электронного документооборота.
- http://stud24.ru/ - Курсовая работа "Система электронного документооборота «Dosc Vision»".
- https://ru.wikipedia.org/ - DocsVision — Википедия
- Оценка стоимости бизнеса
- Основные положения затратного подхода к оценке стоимости
- Заключение коммерческих договоров
- Управление многоквартирным домом, осуществляемое управляющей организацией
- Принципы оценки стоимости бизнеса (Менеджмент)
- Электронная цифровая подпись (Использование ЭЦП)
- Современные переплетные материалы в книжной многополосной продукции
- Один из основных видов печати. Его становление и развитие в полиграфическом производстве.Основы стандартизации
- Один из основных видов печати. Его становление и развитие в полиграфическом производстве
- Система электронного документооборота «DocsVision» (Приложение «Делопроизводство» в системе DocsVision)
- Ключевые показатели эффективности для директора ресторана (Характеристика показателей эффективности для ресторана)
- Стили руководства, используемые в ресторане