Система Directum (\Система Directum)

Содержание:

Введение

Системы электронного документооборота все чаще используются на предприятиях и перед IT отделом часто стоит выбор из большого числа систем, которые имеют свои преимущества и недостатки.

Системы электронного документа оборота это - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Также СЭД классифицируются на:

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
   • стандартный набор функций;
   • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
   • низкие временные затраты на приобретение и установку;
   • относительно низкая стоимость;
   • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
   • максимально персонифицированная система;
   • большие временные затраты;
   • высокая стоимость разработки;
   • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО:
   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
   • полное соответствие нуждам предприятия;
   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
   • передача заказчику прав на продукт;
   • простота освоения и использования;
   • полная локализация;
   • удобный интерфейс;
   • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Целью данной работы является описание возможностей системы Directum, недостатков и преимуществ данной системы.

1. Основная часть

   1. Система Directum

Directum – это система автоматизированного электронного документооборота и управления, созданная для простого и эффективного ведения документа оборота на предприятиях любого уровня, с простым интерфейсом для сотрудников любой квалификации.

Система Directum является ECM-системой, которая позволяет поддерживать и вести весь цикл жизни документа на всем его пути, также Directum позволяет совмещать в себе классический бумажный документооборот с электронным, она позволяет проводить согласование документов, обрабатывать сложные заказы, проводить совещания.

Состав системы Directum:

• Система directum включает в себя модуль управления, хранения, создание хранения и редактирования версий документов, структурированной хранение документов в каталогах и директориях по различным критериям
• Модуль управления и контроля деловых процессов, модуль поддержки и ведения документа на всем пути его жизненного цикла, регистрацию прав доступа к отдельным документам, составление и хранение логов истории работы, модуль поиска по атрибутам документов
• Модуль создания, регистрации и последующего контроля за управлением договоров и документов сопутствующим договорам
• Модуль управления и организации совещаний который позволяет, назначить время место, состав, совета, также вести протокол совещания.
• Модуль канцелярии, который позволяет регистрировать и вести документы по всем правилам ГСДОУ, вести номенклатуру дел с гибкими правилами нумерации, производить рассылку, и контролировать все процессы, связанные с бумажными документами
• Модуль взаимодействия с клиентами и контрагентами, что включает в себя ведение и создание электронной базы данных, хранение журнала переписки, сопровождение процесса продажи, анализ маркетинговых решений, и взаимодействий.

Система directum является одной из самых современных систем ведения электронного документа оборота. Совмещая в себя множество модулей, позволяющих удобно вести работу в разных областях документооборота

Преимущества системы Directum

Основным преимуществом системы directum является ориентированность программы в целом на ведение быстрой и эффективной работы

• Одно из самых современных возможностей работы с контентом, с поддержкой создания и отслеживания жизненного цикла, ввода различных документов, хранение документов в четко разделенном архиве и совмещение разных форматов
• Современные средства, упрощающие поиск, анализ и работу бумажной документации
• Наличие бизнес решений и средств создания ведения и редакции бизнес маршрутов контента
• Современная система организации хранилища документов с удобным поиском по атрибутам.
• Расширенный функционал системы работы с совещаниями
• Расширенная система сертификация электронной цифровой подписи, созданная по стандартам Российской Федерации по всем лекалам криптографии РФ
• Универсальная модульная система работы с ERP-системами (SAP)
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Наличие крупных проектов внедрения федерального и международного уровня
• Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Возможность работать онлайн, и используя мобильное приложение
• Модуль создания и организации электронного обмена документами с сохранением грифов, истории маршрута, истории редактирования с сохранением версий.
• Гибкость и масштабируемость системы позволяющая работать с ней нескольким тысячам пользователям одновременно из разных частей мира
• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Недостатки системы Directum

• Зависимость от платформ Зависимость от платформ Microsoft.
• Использование собственного (проприетарного) языка программирования ISBL.
• Перегруженность интерфейс
• Отсутствие поддержки unix систем

1.4 Функционал

Функциональные особенности системы Directum включают в себя разделенное на подкатегории меню управления входящий документации, например, публичные документы, контракты etc. (рис 1)

Также directum имеет удобную форму регистрации документа, которую можно проводить автоматически полностью или частично, имеется возможность редактирования регистрационных полей (рис 2)

Также Directum имеет внутреннюю почту, позволяющую вести переписку между людьми, работающими над одним документом, а также между людьми, контролирующими документ.

Рисунок 1

Рисунок 2

Рисунок 3

Заключение

Использование систем электронного документа оборота, значительно проще и удобнее для ведения управления контентом в организациях любого уровня.

Система Directum является наилучшим вариантом СЭД для компаний среднего и высокого уровня. Также обладает рядом преимуществ перед другими СЭД.

Система Directum является ведущей СЭД в России, а также обладает лучшим соотношением цена-качество.

Но у данной системы есть два серьезных недостатка это собственная среда для программирования дополнительных модулей, что требует денежных и временных затрат на переподготовку IT специалиста, а также зависимость от платформы Windows, это может стать проблемой если на предприятии используется серверное оборудование под управлением unix систем.

Список источников

• 1. Сайт производителя системы “Directum ”- режим доступа https://www.directum.ru/
  2. Сайт doc-online.ru Directum-отзывы режим доступа www.doc-online.ru/tool/1006/
  3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам ред 2018 – КонсультантПлюс
  4. Сайт Doc player функциональные возможности системы Directum режим доступа - https://docplayer.ru/25808131-Funkcionalnye-vozmozhnosti-sistemy-directum-4-7.html