Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Особенности использования техник тайм-менеджмента в своей профессиональной деятельности

Содержание:

Введение

У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего то на работу, то с работы, часто возникают проблемы со временем. «Цейтнот, дел полно, сделать не успеваю», «Постоянно на работе, на семью и на себя времени нет совсем», «Что-то вроде делал целый день, а куда время ушло -- непонятно».

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время - это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно - его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

Для этой цели был придуман тайм-менеджмент -- искусство эффективной организации времени. Задачи тайм-менеджмента -- помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Соответственно, основная цель данной курсовой работы - разобраться, чем тайм-менеджмент является и чем не является, обосновать его необходимость для современного руководителя и подсказать, с чего начать свой собственный путь в организации своего времени.

Предметом исследования данной курсовой работы будет являться менеджер (руководитель) предприятия. Объектом исследования - его рабочее и личное время.

В работе для раскрытия темы будут использованы разные методы: сравнение, анализ, обобщение, группировка, наблюдение и другие.

Данная курсовая работа опирается в первую очередь на работы Глеба Архангельского и Брайана Трейси. В белорусской литературе данному вопросу на сегодняшний день уделяется недостаточное количество внимания.

1. Причины дефицита времени

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.

Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи;

2. отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач;

3. постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье;

4. большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени;

5. «пожиратели времени» - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

К «пожирателям времени» также можно отнести:

чаепития и распивания кофе в «комплекте» с задушевными разговорами;

навязчивые переживания вроде: "Боже, как могло получиться, что я не справился с этой работой. Что обо мне подумает...", "Как они меня вчера критиковали! Но за что? Ведь я же..." Подобные внутренние монологи порой отнимают целый день. Кстати, они вредят не только работе, но и здоровью;

затянувшиеся совещания, которые захватывают от одного до четырех (а то и больше!) часов - в зависимости от того, насколько четким и ясным был план их проведения. Но самое неприятное заключается в том, что после многочасовых заседаний человек чувствует себя настолько измочаленным, что о продуктивной работе в этот день не может быть и речи;

непредвиденные ситуации: компьютер может «зависнуть», и нужная информация пропадет; партнер может застрять в лифте, и заседание не состоится - подобные ситуации способны поглотить целых 20 процентов полезного времени;

дела, не оконченные вчера. То, что не было сделано вчера, сегодня может перекочевать в разряд не просто срочных, а «горящих» дел. А значит, они потребуют дополнительных усилий и, опять же, времени;

6. суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека;

7. слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени;

8. табакокурение. Помимо безусловного вреда для физического здоровья, испорченных легких и возможно предстоящей каждому заядлому курильщику операции по удалению злокачественной опухоли, табакокурение - самый страшный пожиратель времени человечества. Жизнь курильщика измеряется не в часах и минутах, а в сигаретах! Точнее - в еще не выкуренных сигаретах. Жизнь курильщика очень четко поделена не на перекуры, а на интервалы между ними. Курильщик живет в настоящем времени, пока происходит курение. Все остальное время заядлый курильщик живет в будущем, в будущем перекуре. Жизнь курильщика течет значительно быстрее некурильщика. Курильщик всегда бежит впереди своего времени: «Вот выйду из метро покурю...», «Вот кончится совещание, покурю...», «Осталось мало сигарет, нужно бы сходить в ларек, купить...»;

9. неинтересная работа. Справиться с неинтересной работой очень просто - или сделать ее интересной в своей голове, или найти интересную работу.

2. Анализ использования рабочего времени

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Для этого можно использовать программу-органайзер Microsoft Outlook либо стандартные электронные таблицы типа Excel.

Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей. При этом можно пользоваться электронными таблицами Excel для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Таблица для оценки одного дня может выглядеть примерно так:

Таблица 1. Оценка одного рабочего дня.


Начало		Длитель-ность	Вид работы	Мог бы делегировать? (Д)	На эти дела трачу мало/много времени? (+/-)
15:05	0:20		встреча А.			+	проект заброшен!
15:30	0:50		совещание	Д	Иванову?	-	болтовня
16:25	0:15		тлф. Н.П.	Д	Секретарь!!!	-	научить отсеивать
…	…		…	…	…	…	…
11:30	9:55		итого:		1:05		4:20 / 5:35
КПД:	86%		итого в %:		11%		44% / 56%

Анализируя ход дня, напротив каждого дела можно отмечать буквами, галочками или закрашиванием квадратиков принадлежность дела к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. В этом случае, каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения потерь времени.

Для такого анализа эффективности использования времени могут использоваться следующие показатели:

1. показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа. Для этого необходимо определить, какие параметры работ необходимо отследить, и ввести соответствующую классификацию.

Cамую древнюю классификацию такого рода предложил древнеримский философ Луций Сенека, в своих «Письмах к Луцилию» советовавший ему делить время на хорошо потраченное, дурно потраченное и потраченное на безделье.

Тризовец С.В.Козловский предлагает деление работ на основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить), навязанные (затраты хотелось бы уменьшить) и нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными).

Подобный подход можно применить к совершенно различным вопросам, ответы на которые вы хотели бы получить с помощью аналитики. Например, вы необходимо отследить расходы времени на приоритетный проект А. Тогда классификация будет выглядеть так: «работа относится / не относится к проекту А». Другой пример такого показателя: «работа относится / не относится к поглотителю «телефонный треп».

3. Организация отдыха

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому необходимо анализировать, как организован отдых у работника, восстановление энергетического ресурса.

Как правило, отдых складывается стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый -- поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь -- он неритмичен, а человек -- существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, который можно порекомендовать придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, -- ритмичность. Использовать небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим -- примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно -- 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора -- наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы.

Как бы ни был загружен рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе -- все равно необходимо выделить эти 5 минут в час.

Можно оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии отдыха, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект -- почитать что-то не по работе в Интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Сменили местоположение, возможно -- сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше человек отдохнет и восстановит силы.

Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:

«Товарищ, запомни правило простое:

Работаешь -- сидя, Отдыхай -- стоя!».

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень -- это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

-- переутомление, объективная вымотанность организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов;

-- несоответствие «должен» «хочу»;

-- интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи;

-- возможна и четвертая причина. Подсознание дает сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

Правила творческой лени просты:

-- если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень -- это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания;

-- сознательно принимать решение: «Хочу лениться -- и буду это делать», без колебаний и угрызений совести;

-- перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме, но не думать о проблеме во время самой лени.

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также -- прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

Заключение

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.

Список источников

1.Шлей Н.В., Пирогов В.И., Брежнев О.В. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ - УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ/ статья из журнала ЭКО/ Издательство: АНО "Редакция журнала "ЭКО" (Новосибирск)/ Номер: 5 (383) Год: 2006 Страницы: 135-159/ https://elibrary.ru/item.asp?id=9187899

2.Архангельский Г. КОРПОРАТИВНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: "БАЦИЛЛА ЭФФЕКТИВНОСТИ" В УПРАВЛЕНИИ ФИРМОЙ/ статья из журнала МЕНЕДЖМЕНТ СЕГОДНЯ/ : Издательский дом "Гребенников" (Москва)/ Номер: 3 Год: 2004 Страницы: 24-29 / https://elibrary.ru/item.asp?id=9271332

3. Бехтерев С.В. КОМАНДНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ И МОТИВАЦИЯ/ статья из журнала МОТИВАЦИЯ И ОПЛАТА ТРУДА/ Издательство: Издательский дом "Гребенников" (Москва)/ номер: 4 Год: 2007 Страницы: 296-299

/ https://elibrary.ru/item.asp?id=9588887