Развитие ECM-систем (понятие и основные функции)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Стремительное развитие информационных систем и технологий приводит к тому, что появляется необходимость во внедрении специальных программ для ведения документооборота в организации. Благодаря таким программам сотрудники могут вести автоматизированную работу по всем документам предприятия (договора, отчёты, сметы, накладные и др.).

В настоящее время продолжается развитие систем для управления всей неструктурированной информацией организации. Так до появления систем управления контентом на предприятиях приходилось вести всю документацию вручную. Это могло приводить к потере документов, а также к незапланированным задержкам передачи этих документов и к трудностям отслеживания работы над документом.

С появлением автоматизированных систем ведения документации значительно облегчилась работа с созданием, редактированием, оформлением (регистрацией) документов.

Предметом исследования является изучение развития ECM-систем.

Объектом являются ECM-системы.

Цель работы – проанализировать развитие ECM-систем.

Задачи исследования:

• рассмотреть понятие и основные функции ECM-систем
• определить функциональные возможности ECM-систем
• выявить вид корпоративного контента и способы ввода его в ECM-систему
• описать развитие ECM-систем

Актуальность выбранной темы заключается в возрастающей потребности организаций переходить на ведение документации в электронном виде (для более удобного и менее затратного использования рабочего времени). С связи с этим появляются специальные автоматизированные программы для облегчения работы с документами.

1. Понятие и основные функции ECM-систем

В переводе с английского ECM означает управление контентом предприятия, следовательно, ECM-системы – это комплекс программ для управления содержимым организации.

Основными функциями ECM-систем являются:

• ввод данных в систему;
• хранение содержимого и создание резервных копий;
• совместная работа над контентом;
• контроль версий;
• управление бизнес-процессами и др.

1. Функциональные возможности ECM-систем

Функциональные возможности ECM-систем включают в себя:

• Управление документами (Document Management, DM) – регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов;
• Работа с образами документов (Document Imaging, DI) – полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку;
• Управление записями (Records Management, RM) – долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями;
• Управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями.

1. Вид корпоративного контента и способы ввода его в ECM-систему

Самым распространённым видом корпоративного контента являются офисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчёты, накладные, коммерческие предложения, презентации, электронные таблицы). Документ может представлять собой электронный файл, бумажную форму файла или форму, заполненную данными.

Существует несколько способов ввода документов в автоматизированную систему:

• 1. сканирование документа;

Сканирование документа происходить следующим образом: оригинал документа кладётся на стеклянную поверхность сканера, затем нажимается кнопка сканирования, далее происходит сам процесс сканирования.

• 1. печать документа в текстовом редакторе и отправка его в систему.

Сначала документ набирается на компьютере в текстовом редакторе, потом проверяется орфография и сохраняется документ, после этого сохранённый документ можно открыть в системе электронного документооборота.

1. Развитие ECM-систем

Развитие ECM-систем шло и продолжает идти. Объёмы неструктурированной информации растут и, следовательно, появляются новые требования к хранению и поиску документов.

Началом формирования сегмента можно считать 1995 год, когда стали появляться первые системы, ориентированные на делопроизводство, которые выпускались в небольшом количестве. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчётов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей – система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило в связи со специфической традицией ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы (системы рабочего процесса), они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002-2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространённые за рубежом Jukebox-ы (автоматы), мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны её участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

2006 год можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере IT, явно выделилось направление, ориентированное на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов, т.е. все элементы системы выстроены по принципам элементарной логики; кнопкам присвоены понятные обозначения; наличие помощи пользователям, если они не могут найти то, что им нужно. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не направлением развития такого рода систем, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Получают развитие облачные продукты, рынок сигнализирует о готовности клиентов к решениям программного обеспечения как услуги и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстаёт от западных рынков на 2-3 года.

В будущем ожидается дальнейший рост объёмов рынка СЭД/ECM заметно больше IT-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть от состояния экономики. Следовательно, увеличение роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более лёгким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгоду получают облачные технологии. Большой спад в росте рынка ECM-систем ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создаёт новые возможности.

Таким образом развитие ECM-систем преодолело и продолжает преодолевать трудности и препятствия своего развития становясь более информационно оснащёнными системами по ведению электронного документооборота. Следовательно, для разработки и внедрения таких систем могут потребоваться немалые денежные средства, а также может возникнуть потребность в обучении сотрудников предприятия.

С новыми более усовершенствованными разработками систем управления контентом появляется гораздо больше новых возможностей в работе с документами от их создания, регистрации до отправки другим сотрудникам и передачи на согласование руководству организации.

Для внедрения систем электронного документооборота необходимы высококвалифицированные специалисты в области информационных систем и технологий. Также требуются специалисты для установки и настройки программного обеспечения и опытная эксплуатация таких систем.

С внедрением таких систем документы могут храниться в специальных электронных архивах. Такие виды архивов наиболее удобны для хранения документов. Также повышается эффективность ведения документооборота и контроль за исполнением документов. Появляется возможность коллективной работы над документом. Значительно ускоряется поиск и отбор документов по различным критериям для работы в данный момент. У каждого сотрудника организации есть свои данные для входа в систему электронного документооборота.

Благодаря распространению систем документооборота на предприятии улучшается работа сотрудников, облегчается доступ к необходимой информации для принятия важных производственных решений, а также уменьшаются затраты на подготовку документов.

В таких программах может быть несколько вкладок. Вот некоторые из них: входящие документы, документооборот и др. Также в системе можно создавать документы из шаблонов (договора, счета, отчёты и др.)

Автоматизация документооборота позволяет навести порядок в работе с документами, сократить сроки принятия организационных решений, а также позволяет повысить эффективность работы всего предприятия.

После того, когда в организацию внедрена система электронного документооборота предприятие получает эффективный инструмент для управления всеми видами документов.

Эффективность выражается в правильности выбора системы и в проведении внедрения, а также в обучении сотрудников. Эффективность с экономической стороны будет зависеть от увеличения количества документов, которые находятся в электронном архиве и от количества сотрудников, которые будут иметь доступ к системе электронного документооборота.

При выборе системы нужно учитывать несколько критериев: наличие понятных любому пользователю модулей и функций в программе; использование технологий, которые позволяют повысить пропускную способность и надёжность системы; аппаратная и программная совместимость так чтобы программа подходила под операционную систему.

При совместной работе сотрудники могут наблюдать за работой друг друга. А также каждый из сотрудников может редактировать только свой фрагмент документа и не затрагивая другие части документа.

Внедрение продукта на предприятие имеет очень важное и порой необходимое решение для более успешного ведения дел.

Не нужно разделять ответственность за проект между несколькими людьми; нужно хорошо оценить бюджет и сроки; не следует внедрять систему самостоятельно, если нет необходимых навыков; также не следует выбирать специалистов широкого профиля; не нужно пытаться воспроизводить старую систему электронного документооборота на базе новой; не ограничивать использование системы одним таким-то отделом; не внедрять систему отдельно от других систем; стараться не экономить на обучении пользователей, для более эффективной работы сотрудников в дальнейшем; не допускать неразберихи в системе, в связи с переходом системы из тестового режима в производственный; не забывать вовремя обновлять систему; если возникают какие-либо вопросы не забывать обращаться в техническую поддержку.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно отметить то, что цель данного реферата достигнута; изучено развитие ECM-систем с конца прошлого века по настоящее время.

Для достижения цели были поставлены и решены следующие основные задачи, которые необходимо было решить в ходе работы: раскрыто понятие ECM-систем, рассмотрены основные функции ECM-систем, определены функциональные возможности ECM-систем, выявлен вид корпоративного контента, обозначены способы ввода контента в ECM-систему, описано развитие ECM-систем.

Ведение электронного документооборота помогает решать проблемы ведения документации на предприятии. ECM-системы могут изменить привычные схемы обработки документов. Такие системы разрабатываются для того, чтобы облегчить работу с деловыми и прочими бумагами.

Написав этот реферат, я узнала историю развития ECM-систем с 90-х годов 20 века по настоящее время. Проанализировала появления ECM-систем.

Теперь я знаю, как появились ECM-системы и как они пришли в организации. Узнала, что системы управления корпоративным контентом появились два с небольшим десятилетия назад. Вначале это были простенькие незамысловатые программки, которые могли помогать осуществлять часть функций по обработке документов. С течением времени в начале 2000-х стали появляться более усовершенствованные программы, которые развиваются и по сей день.

Также я узнала, что у нас в стране чуть больше 10 лет назад произошло становление ECM-систем. До этого момента как таковых систем не существовало. За рубежом такие системы по ведению документооборота появились гораздо раньше.

В ходе исследования выявлено то, что развитие этих систем продолжает идти небольшими, но уверенными и перспективными темпами. Так по прошествии нескольких лет электронный документооборот в нашей стране может выйти на более высокий уровень развития.

СПИСОК ИНТЕРНЕТ-ИСТОЧНИКОВ

1. Что такое ECM? Системы управления контентом – обзор http://www.doc-online.ru/tags/ECM/
2. ECM-системы – АйТи http://www.it.ru/services/detail.php?ID=366
3. Российский рынок СЭД/ECM: история, современность, перспективы. Интервью Истомина К.Ю. https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=6418811

ПРИЛОЖЕНИЕ