Развитие ECM-систем

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Стремительное развитие информационных систем и технологий приводит к тому, что появляется необходимость во внедрении специальных программ для ведения документооборота в организации. Благодаря таким программам сотрудники могут вести автоматизированную работу по всем документам предприятия (договора, отчёты, сметы, накладные и др.).

В настоящее время продолжается развитие систем для управления всей неструктурированной информацией организации. Так до появления систем управления контентом на предприятиях приходилось вести всю документацию вручную. Это могло приводить к потере документов, а также к незапланированным задержкам передачи этих документов и к трудностям отслеживания работы над документом.

С появлением автоматизированных систем ведения документации значительно облегчилась работа с созданием, редактированием, оформлением (регистрацией) документов.

Предметом исследования является изучение развития ECM-систем.

Объектом являются ECM-системы.

Цель работы – проанализировать развитие ECM-систем.

Задачи исследования:

• рассмотреть понятие и основные функции ECM-систем
• определить функциональные возможности ECM-систем
• выявить вид корпоративного контента и способы ввода его в ECM-систему
• описать развитие ECM-систем

Актуальность выбранной темы заключается в возрастающей потребности организаций переходить на ведение документации в электронном виде (для более удобного и менее затратного использования рабочего времени). С связи с этим появляются специальные автоматизированные программы для облегчения работы с документами.

1. Понятие и основные функции ECM-систем

В переводе с английского ECM означает управление контентом предприятия, следовательно, ECM-системы – это комплекс программ для управления содержимым организации.

Основными функциями ECM-систем являются:

• ввод данных в систему;
• хранение содержимого и создание резервных копий;
• совместная работа над контентом;
• контроль версий;
• управление бизнес-процессами и др.

1. Функциональные возможности ECM-систем

Функциональные возможности ECM-систем включают в себя:

• Управление документами (Document Management, DM) – регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов;
• Работа с образами документов (Document Imaging, DI) – полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку;
• Управление записями (Records Management, RM) – долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями;
• Управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями.

1. Вид корпоративного контента и способы ввода его в ECM-систему

Самым распространённым видом корпоративного контента являются офисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчёты, накладные, коммерческие предложения, презентации, электронные таблицы). Документ может представлять собой электронный файл, бумажная форма файла или форма, заполненная данными.

Существует несколько способов ввода документов в автоматизированную систему:

• 1. сканирование документа;
  2. печать документа в текстовом редакторе и отправка его в систему.

1. Развитие ECM-систем

Развитие ECM-систем шло и продолжает идти.

Объёмы неструктурированной информации растут и, следовательно, появляются новые требования к хранению и поиску документов.

Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчётов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей – система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002-2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространённые за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны её участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстаёт от западных рынков по ощущениям на 2-3 года.

В перспективе ожидается дальнейший рост объёмов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть от состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более лёгким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. Больший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создаёт новые возможности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении реферата можно сделать краткие выводы по результатам изучения проблемы:

• рассмотрено понятие и основные функции ECM-систем
• определены функциональные возможности ECM-систем
• выявлен вид корпоративного контента и способы ввода его в ECM-систему
• описано развитие ECM-систем
• проанализировано развитие ECM-систем

СПИСОК ИНТЕРНЕТ-ИСТОЧНИКОВ

1. Что такое ECM? Системы управления контентом – обзор http://www.doc-online.ru/tags/ECM/
2. ECM-системы – АйТи http://www.it.ru/services/detail.php?ID=366
3. Российский рынок СЭД/ECM: история, современность, перспективы. Интервью Истомина К.Ю. https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=6418811

ПРИЛОЖЕНИЕ