Облачные ЕСМ-системы.

Содержание:

Введение

Облачные технологии - технологии удалённого доступа к данным. Облачные технологии дают возможность пользователю хранить файлы, пользоваться программами без необходимости иметь локальные файлы программы. Пользователь работает через Интернет, где и хранится информация, созданная в облачной программе.
Модель облачных вычислений состоит из внешней и внутренней частей. Эти два элемента соединены по сети Интернет. Во внешней части пользователь взаимодействует с системой, внутренняя часть — это само облако. Внешняя часть состоит из клиентского компьютера/сети компьютеров предприятия и приложений, используемых для доступа к облаку. Внутренняя часть предоставляет программы, компьютеры, серверы и хранилища данных, создающие облако сервисов.

Основная часть

ECM (Enterprise Content Management) - это комплекс приложений для управления корпоративным контентом, который предназначен для создания единого информационного пространства предприятия.

Облачный документооборот - это технология документооборота, в которой необходимое ПО для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Данный подход позволяет не покупать программу, а временно использовать её при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования. При этом любой сотрудник компании со своего ПК/ноутбука/планшета, имея доступ в интернет, может работать с электронными документами: редактировать, создавать, согласовывать и утверждать документы в любой момент времени независимо от своего местонахождения.

Примеры облачных ECM:

1. Разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота Directum разместил свое решение DirectumRX на облачной платформе «Техносерв Cloud». Облачная версия подойдет для среднего бизнеса, которому необходима наиболее востребованная функциональность ECM-системы в сочетании с моделью обслуживания SaaS. Ведь для развертывания у себя подобного решения требуются более серьезные вложения, в частности чтобы соблюсти жесткие требования к информационной безопасности. Оказываемая Directum услуга VDC - это комплексное решение, которое позволяет использовать легко конфигурируемый и масштабируемый комплекс элементов ИТ-инфраструктуры с доступом к ним через интернет.
2. Компания КС-Консалтинг запустила облачный сервис, который дает возможность пользоваться системой eDocLib: Актив Бизнес по модели SaaS. Сервис будет интересен заказчикам, не располагающим техническими возможностями для установки системы на своем оборудовании или желающим начать использование ECM-решения с минимальными временными и финансовыми затратами. eDocLib: Актив Бизнес – это комплексное прикладное решение популярно в качестве инструмента автоматизации бизнес-процессов, особенно в сегменте СМБ. Система предназначена для решения сразу нескольких задач, например: электронный документооборот, управление заданиями и поручениями, учет договоров и связанных с договорной работой документов, автоматизация исполнения договорных обязательств, управление взаимоотношениями с клиентами.
3. ТЕЗИС стала доступна пользователям в виде облачного SaaS-сервиса. В типовое облачное решение на базе ТЕЗИС, помимо многого другого, входят следующие возможности: автоматизацию канцелярии, проведения совещаний, работы с договорами, информационно-справочными документами, заданиями и поручениями, обеспечение контроля исполнения и отчетности, маршрутизацию почтовой отправки задач и заданий. Есть возможность создания резервных копий и  шифрования данных с использованием протокола HTTPS и сертификатов.
4. Компания OpenText представила новую 16 версию своего решения для управления корпоративным контентом. Релиз включает Suite 16 и набор облачных сервисов Cloud 16. Ключевыми нововведениями стали возможности для создания гибридных (локально-облачных) решений и мобильных приложений. Также OpenText объявил что основными направлениями развития его продуктов станут внедрение машинного обучения и семантический анализ текста.
5. Directum представил DirectumRX - решение для автоматизации документооборота и бизнес процессов, реализованное по модели SaaS. Система предназначена для средних компаний или отдельных подразделений крупных организаций. Функционал включает в себя управление документами, хранилище файлов, поиск, автоматизацию взаимодействия сотрудников, ведение договорной работы и организацию делопроизводства, функции отправки поручений, возможности ведения переписки в рамках поставленных задач и автоматической настройки замещения отсутствующего сотрудника.
6. Разработчики DocSpace - запустили облачную версию решения на платформе Microsoft Azure. В «облаке» доступна полнофункциональная версия коробочной версии «DocSpace», которая обеспечивает управление всеми видами документов: организационно-распорядительными, внутренними, входящими и исходящими, заявками на оплату и договорами. По сравнению с традиционным методом приобретения, внедрение облачного документооборота в Microsoft Azure на 50 сотрудников позволит снизить совокупную стоимость владения программным обеспечением в течение 2-х лет  на ~40%.

SaaS ECM появился на рынке относительно недавно, но уже становится конкурентоспособной альтернативой традиционным компьютерным приложениям. Преимущества SaaS: относительная простота внедрения, потенциально более низкие эксплуатационные расходы, а также простота управления патчами .Хотя количество поставщиков ECM SaaS остаётся немногочисленным, функциональность их предложений расширяется. Прежде, чем выбрать SaaS ECM, стоит подумать, какие выгоды вы ожидаете получить после его внедрения. Если нужно решение для отдельного департамента для работы с документацией, связанной , к примеру, с договорами по продаже недвижимости или управлением договорами об аренде, то пакет программ SaaS с заданной конфигурацией очень пригодится. Если же нужна базовая платформа, ориентированная на работу с контентом, или создание контент слоя в существующей Сервисно-ориентированной архитектуре, то стоимость опции SaaS приложения не оправданна.

Источники

https://ru.wikipedia.org

http://www.doc-online.ru

https://www.sekretariat.ru