Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Облачные ЕСМ-системы

Содержание:

Введение

В документоведении не редко сопоставляют термины ECM и СЭД. Но их понятия не равны. Современные ECM-системы отличаются от традиционных СЭД по функционалу и объектам.

Центр «обычной» СЭД - это документ, содержащий структурированную информацию и набор обязательных реквизитов. Т.е. классические СЭД автоматизируют процессы, которые происходят при обязательном участии документов. ECM-системы шире по функционалу и более гибкие в плане настройки под нужды заказчика.

Платформа Microsoft SharePoint – одна из самых популярных ECM-систем, она представляет собой набор программ и элементов для создания и организации единого информационного пространства компании. Главный недостаток таких систем - отсутствие базового функционала, который имеют СЭД – его нужно запрограммировать.

Учитывая пожелания пользователей, компания EOS создала на базе платформы Microsoft SharePoint решение EOS for SharePoint. Решение разработано с учётом специфики и практики делопроизводства в России. Оно совмещает функционал, необходимый отечественным заказчикам, с гибкостью и масштабируемостью ECM-cистем на лучшей платформе Microsoft.

Системы управления информационными ресурсами предприятия - это инфраструктура и техническая архитектура, предназначенная для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации разных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, использоваться и продаваться самостоятельно.

Облачные технологии

Облачные технологии - технологии удалённого доступа к данным. Облачные технологии позволяют пользователю хранить файлы на удалённом сервере и пользоваться программами без необходимости иметь локальные файлы программы. Пользователь работает через Интернет, где и хранится информация, созданная в облачной программе.

Модель облачных технологий состоит из двух частей: внешней и внутренней. Два элемента соединены по сети Интернет. Во внешней части пользователь взаимодействует с системой, внутренней частью является само облако. В состав внешней части входит клиентский компьютер/сеть компьютеров предприятия и приложений, используемых для доступа к облаку. Внутренняя часть предоставляет программы, серверы и хранилища данных, которые создают облако сервисов.

С конца первого десятилетия 21-го века мир IT переживает глобальные изменения, связанные с расширением использования облачных технологий. Всем уже вполне очевидно, что внедрение облачных технологий - это тенденция развития ИТ. При этом понятно, что процесс движения в сторону облака - это процесс эволюционный, долгосрочный и с плохо предсказуемыми результатами.

Облачные модели и соответствующие технологии постепенно вводятся в корпоративную IT-среду. В то же время эксперты оценивают уровень их зрелости и темпы внедрения по-разному. Кто-то считает, что использование облачных сервисов в России - уже обычное дело, рынок сложился и заказчикам остается лишь выбрать наиболее подходящие варианты и сервисы. А кто-то считает, что рынок находится в ранней стадии формирования и испытания облачных технологий.

В любом случае, внедрение облачных моделей и сегодня связано с определенными проблемами и трудностями как локального, так и принципиального вида. Одновременно появляются новые преимущества облачных технологий, на первый взгляд неочевидные, развиваются технологии, меняется конкуренция на рынке.

Облачные ECM

Сочетание ECM и облака объединяет в себе функциональность «обычной» ECM-системы и преимущества облачной модели. Кроме преимуществ, которые дает сочетание функциональности ECM и облака, главное преимущество установки ECM в облаке - это возможность работать совместно. Облачные решения малозатратны, к ним всегда есть доступ (кроме ситуаций «падения» сервера) и они удобны в эксплуатации - это ключевые преимущества для современного бизнеса. Ещё одно из ключевых преимуществ облачных решений - возможность использования мобильных устройств и планшетов для работы с корпоративным контентом. Это то, чего обычно не хватает традиционным ECM. Традиционные ECM-системы требуют длительного внедрения и значительных вкладов в оборудование и сервера. Облачная ECM-система позволяет исключить оба пункта. Велика вероятность того, что синхронизация файлов и предоставление к ним совместного доступа станет тем, что компании будут использовать повсеместно – как, например, email. Ключевые компоненты настоящей облачной ECM-системы сочетают в себе гибкость FSS с мощностью локальной ECM.

SaaS ECM появился на рынке не так давно, но уже становится конкурентоспособной альтернативой обычным компьютерным приложениям. Преимущества SaaS: относительная простота внедрения, потенциально более низкие эксплуатационные расходы, а также простота управления патчами .Хоть количество поставщиков ECM SaaS и остаётся немногочисленным, функционал их предложений расширяется. Прежде, чем выбрать SaaS ECM, будет не лишним подумать, что вы ожидаете получить после его внедрения. Если необходимо решение для отдельного департамента для работы с документацией, связанной , к примеру, с договорами по продаже недвижимости или управлением договорами об аренде, то пакет программ с заданной конфигурацией сильно пригодится. Если же нужна базовая платформа, которая ориентирована на работу с контентом, или создание слоя контента в существующей архитектуре, то стоимость опции SaaS приложения не оправданна.

Облачные технологии стремительно развиваются. Сегодня есть промышленные технологии для работы с документами, построенные на этих принципах. Однако заказчики очень настороженно относятся к облачным решениям, разумно опасаясь за сохранность своей информации при передаче ее на хранение и обработку третьему лицу. Они расположены скорее ориентироваться на «личное облако», т.е. на собственный центр обработки данных. В таком облаке нет ничего принципиально нового, в этом контексте понятие «облако» – это просто маркетинговый термин.

Безопасность облачных технологий – одна из главных причин, по которой компании раньше опасались переносить свой корпоративный контент в облако. Более привлекательно теперь выгладят гибридные решения, позволяющие конечному пользователю полностью контролировать передачу данных.

Примеры облачных ECM:

Компания Directum разместила свое решение DirectumRX на облачной платформе «Техносерв Cloud». Облачная версия подходит для среднего бизнеса, которому необходима наиболее востребованная функциональность ECM-системы вместе с моделью обслуживания SaaS. Ведь для установки у себя подобного решения требуются серьезные вложения, в частности чтобы соблюсти жесткие требования к информационной безопасности. Оказываемая Directum услуга VDC - это комплексное решение, которое позволяет использовать легко настраиваемый комплекс элементов ИТ-инфраструктуры с доступом к ним через интернет.
Компания КС-Консалтинг запустила облачный сервис, который дает возможность пользоваться системой eDocLib: Актив Бизнес по модели SaaS. Он будет интересен заказчикам которые не располагают техническими возможностями для развёртывания системы на своем оборудовании или тем, кто желает начать использование ECM-решения с минимальными затратами. eDocLib: Актив Бизнес – это комплексное прикладное решение популярно в качестве инструмента автоматизации бизнес-процессов. Система предназначена для решения нескольких задач, например: учет договоров и связанных с договорной работой документов, электронный документооборот, управление заданиями и поручениями, управление взаимоотношениями с клиентами, автоматизация исполнения договорных обязательств.
ТЕЗИС стала доступна пользователям как облачный SaaS-сервис. В облачное решение на базе ТЕЗИС входят следующие возможности: проведения совещаний, автоматизацию канцелярии, работы с договорами, заданиями и поручениями, информационно-справочными документами, обеспечение контроля исполнения и отчетности, маршрутизацию почтовой отправки задач и заданий. Имеется возможность создания резервных копий и шифрования данных с использованием протокола HTTPS и сертификатов.
Компания OpenText представила новую 16-ю версию своего решения для управления корпоративным контентом. Ключевыми нововведениями стали возможности для создания гибридных (локально-облачных) решений и мобильных приложений. Также OpenText объявил, что основными направлениями развития его продуктов в бедующем станут внедрение машинного обучения и семантический анализ текста.
Directum представил DirectumRX - решение для автоматизации документооборота и бизнес процессов, реализованное по модели SaaS. Система создана для средних компаний и подразделений крупных организаций. Функционал включает в себя управление документами, автоматизацию взаимодействия сотрудников, хранилище файлов, поиск, ведение договорной работы и организацию делопроизводства, функции отправки поручений, возможности ведения переписки в пределах поставленных задач и автоматическая настройка замены сотрудника, который в данный момент отсутствует.
Компания DocSpace запустила облачный сервис на платформе Microsoft Azure. В решении доступна полная версия коробочного варианта «DocSpace», которая позволяет управлять всеми видами документов: внутренними, входящими и исходящими, заявками на оплату и договорами. В сравнении с традиционным методом приобретения, внедрение облачной системы в Microsoft Azure на 50 сотрудников позволит снизить общую стоимость владения программным обеспечением в течение 2-х лет на ~40%, что весьма привлекательно для средних и малых компаний.

Вывод

В целом, облачный ECM более удобны и привлекательны чем традиционные решения, за счёт удобства установки, использования и экономичности решения. Главным преимуществом таких систем является, вероятно, возможность работать с ними удалённо (например из дома или кафе), что позволяет сотрудникам работать с корпоративным контентом даже если у них нет возможности в данный момент присутствовать в офисе компании.

Источники

Источники:

https://ru.wikipedia.org

http://www.doc-online.ru

https://www.sekretariat.ru

Анти плагиат:

$C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\Безымянный.png$