Носители документов, их развитие. (Понятие «информация», «документ»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы обусловлена значением роли накопления знаний - основы основ любой цивилизации. Но человеческая память несовершенна и неспособна вместить все знания и опыт, которые переходят из поколения в поколение. Поэтому с древнейших времен люди использовали самые разнообразные носители информации. При этом, несмотря на совершенствование типов носителей, сам принцип записи и структура данных за несколько тысячелетий практически не изменились.

Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы представления. В зависимости от ценности, полноты, достоверности предоставления информация имеет большое значение.

Материальный носитель - документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Берестяные грамоты, клинописные таблички, папирус, пергамент- вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то для хранения документов.

В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека. Функции, которые выполняет документ: информационная, организационная, коммуникативная, воспитательная. Важнейшей из названных функций является информационная.

Цель работы - изучить историю появления и развития первых документов.

Задачи: рассмотреть виды древнейших материальных носителей информации, дать им характеристику, определить значение документов, полученных на различных материальных носителях.

Предметом исследования стали свойства, признаки различных древних материальных носителей, их роль и значение в жизни общества.

Понятия «информация», «документ»

Информация - важнейшая сущность нашего мира. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества.

В бытовом смысле под информацией обычно понимают те сведения, которые человек получает из окружающей природы и общества с помощью органов чувств. Информация - совокупность сведений, циркулирующих в природе, обществе, а также в созданных человеком системах. Информацию собирают, хранят, передают, обрабатывают и используют. Для этих целей используются разработанные информационные технологии (системы методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации).

С понятием «информация» теснейшим образом связано понятие «документ». Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. В качестве такого носителя может служить бумага, фото-, кинопленка и т.д.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

Отличительными признаками документа являются:

• наличие смыслового семантического содержания;
• стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;
• завершенность сообщения;
• предназначенность использования в социальной коммуникации.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Однако, и термин "документ", также как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Позже, в 1950 - 1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

История развития документов

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э.

Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны.

Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали «кипу» - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» - писаный красками, греч. - «графо» - пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Таким образом, все системы письменности делятся на три типа:

1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.
2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).
3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).

С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими. И сегодня часть документов не расшифрована (например, не прочитан текст ни одной из пятнадцати деревянных дощечек, найденных на острове Пасхи).

Все ранние документы, дошедшие до нашего времени, представляют огромную научно-историческую ценность как культурное наследие. С их помощью становится возможным больше узнать о жизни древних народов и цивилизаций.

Материальные носители

Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов. Древнейшие надписи выдалбливали и вырезали на каменных плитах, деревянных и глиняных дощечках, на кости. Позже документы стали чеканить на металле, наносить краской на кожу, на глиняные дощечки и посуду.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус - прообраз современной бумаги. Его изобретение относят к 30 веку до н. э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус. Стебли разделялись на тонкие полоски, отбивались молотками, проклеивались хлебным отваром, прессовались, сушились и отглаживались. Папирусные документы обычно свертывали в свиток.

Примерно в III веке до н. э. был изобретен пергамент - особо обработанная кожа молодых животных (в основном телячья). Название этого материала произошло от названия малоазиатского города Пергама, где его впервые стали изготовлять.

Стоимость пергамента была очень велика из-за трудоемкости работ по специальной выделке кожи. Пергаментные листы были плотными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металлическими застежками. Благодаря своей прочности этот материал использовался для письма в течение почти 18 веков.

У шумеров самыми обычными были глиняные книги. Знаки клинописи наносились тонкой палочкой на сырую глину, а затем она высушивалась или обжигалась. На каменных плитах и металле (в том числе золоте) высекали тексты этруски (VIII в. до н. э.), а иногда и финикийцы.

Книги и кодексы греков и римлян написаны на деревянных и костяных дощечках, покрытых воском.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растертые в воде растения затем пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века. За это время в процесс производства вводились новшества: использование наполнителей для уменьшения прозрачности бумаги, замена животного клея канифольным, отбелка хлорной известью цветного тряпья. В XVIII веке изготовление тряпичной бумаги перешло на машинное производство с использование химической обработки бумажной массы.

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными. А развитие технического прогресса в области производства бумаги, книгопечатания и копирования текста сделало бумажные документы дешевыми и общедоступными. И сейчас под словом «документ» большинство людей традиционно подразумевают текст или изображение на бумаге.

Однако с появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

К кинодокументам относят диафильмы (немые, тематически подобранные кадры на рулонной кинопленке), кинофильмы (динамичные фотоизображения на кинопленке) и видеофильмы (динамичные изображения на магнитной пленке или оптическом диске). Обычно кинодокументы делят на статичные (при неподвижном изображении) и динамичные (при подвижном изображении).

К фотодокументам относят диапозитивы (слайды) и фотографии. Фотография - это светозапись, снимок, полученный фотографическим способом на светочувствительной пластине, пленке или бумаге. Фотография может быть черно-белой или цветной, на различных основах - гибкой полимерной (фотопленка), жесткой (металл, стекло, пластмасса) и бумажной (фотобумага). Диапозитив -это позитивное фотографическое или рисованное изображение на прозрачном материале (пленке или стекле). Диапозитив проецируют на экран с помощью диапроектора или диаскопа. Изображения на фотодокументах являются статичными.

Фонодокументы - это аудиодокумент. К фонодокументам относят грампластинки и магнитные фонограммы. Фонограмма - документ с записью звуков (речи или музыки). Материальным носителем фонограммы может быть магнитная лента, кассета с магнитной видеофонограммой, оптический диск.

Грампластинка - это пластмассовый штампованный или литой диск, запись на который производится с помощью прорезания канавок определенной глубины и профиля, которые соответствуют колебаниям звуковых частот. Грампластинка - самый старый вид аудиодокумента, однако именно грампластинки со старыми записями пользуются огромным спросом у меломанов. И, несмотря на широкое использование аудио CD -дисков, стоимость пластинки может в десятки раз превышать стоимость записей на новых аудионосителях.

Новейшими материальными носителями условно считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические документы (CD -диск, DVD -диск, магнитооптический диск).

Микрографические документы выполняются на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске в виде микрокопии документа или оригинала микродокумента. Они имеют малый вес и размеры и широко используются в фондохранилищах для хранения больших объемов копий документов. Кадры в микрофильме располагаются в линию, один за другим, на полосе прозрачной пленки, в микрофише микроизображения расположены в виде сетки на листе пленки. Микрокарта аналогична микрофише, но изготовлена на непрозрачной основе (на фото- и обычной бумаге), иногда с двух сторон.

Средства письма

И в древности, и в наше время используются различные средства для нанесения текста. В древности для продавливания знаков использовали острые палочки, трубочки. Затем, при письме с нанесением красящих веществ, стали пользоваться перьями (сначала птичьими, преимущественно гусиными, позже металлическими) и карандашами. В начале XX века появились авторучки, шариковые ручки.

Природные красители получали из плодов, коры, листьев, стеблей разных растений. Были красители животного происхождения. Некоторые красители были баснословно дороги (например, пурпур, индиго).

Тексты на таких носителях, как папирус, пергамент и бумага, писались обычно черными чернилами - сажевыми и железо-галловыми.

Сажевые чернила (тушь) получали, растирая мелкодисперсную сажу с водой и клеем. В качестве клея в разных рецептурах использовали растительные камеди (вишневые, сливовые и т.п.); рыбий клей; рисовые, ячменные, другие отвары. Позднее в тушь стали вводить вещества (казеин, шеллак), придающие тушевому тексту водостойкость. Однако тушь была неудобна в употреблении, плохо проникала в бумагу, часто давала нестойкий к истиранию текст.

Железо-галловые чернила получали, добавляя в отвар галловых орешков раствор железного купороса. Получались бесцветные чернила, которые на пергаменте или бумаге быстро темнели, давая густой черный текст. Темнели чернила и при стоянии в растворе, образуя нерастворимый осадок. Чтобы избежать этого, чернила подкисляли кислотой (уксусной, карболовой и т.п.). Лучшие образцы железо-галловых текстов выдержали многовековое хранение: они нерастворимы в воде, устойчивы к выцветанию, износостойки.

В XIX веке получили первый синтетический краситель из анилина (продукта нефтепереработки), и спустя 10-20 лет на основе анилиновых красителей стали изготовлять все средства письма: чернила, цветную тушь, цветные и копировальные карандаши, штемпельные краски, цветные копировальные материалы, а после появления машинописи - и машинописные материалы. По долговечности анилиновые красители значительно уступают старинному железо-галловому тексту.

С появлением современных ручек (фломастеров, капиллярно-шариковых) для приготовления средств письма используются не чернила, а вязкие органические пасты.

Тексты, написанные жидкими красками, условно называют чернильными, а твердыми красками - карандашными.

Новгородские русичи (X - XIII вв. н. э.) продавливали текст документов на бересте - верхнем слое березовой коры.

После эторо практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершка, т.е. 15-17 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова.

После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал использовали снова для записи информации. Таким образом, носитель мог использоваться несколько раз. И это относилось не только к пергаменту. Повторно использовались медали и печати, на которых перебивались изображения.

В XV - XVI веках из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины XVII века - изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры.

Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Инструментами письма служили гусиные перья, которые применялись вплоть до второй половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга и не склеивались.

Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым «уставным» письмом - буквами с прямыми очертаниями. В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. К XIV веку стала использоваться точка в конце предложения. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

Документы в делопроизводстве хранились в виде свитков-столбцов - из подклеенных листов бумаги («поставов»). Размеры таких столбцов могли быть очень большими. Например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает в длину 309 метров. Текст в столбцах писался с одной стороны, что было неэкономно при тогдашней дороговизне бумаги.

В 1700 г. Петр I ввел тетрадную форму документов из листов бумаги, сложенных вдвое (тетрадей), которые были переплетены в книги. На листах тетрадей писали с обеих сторон. Тогда же для особо важных документов Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, чуть позже разрабатывает «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять текст документов, и вводит иностранные названия видов документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и т.д.). При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были выделены реквизиты документа и определены их места на формулярах.

В XIX веке стали использовать бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Форма и местоположение реквизитов приобрели устойчивый вид.

Свойства документов

Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям - механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов.

Функции документов делят на общие и специальные.

Основными общими функциями документов являются:

• информационная (фиксация, хранение и передача информации);
• коммуникативная (передача, обмен информацией);
• социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальными функциями документов являются:

• правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);
• организационная (установка правовых отношений);
• управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);
• обучающая (передача знаний между людьми и поколениями);
• познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);
• мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Определение понятия документа основано на двуединстве информации и материального носителя. Материальные носители оказывают существенное влияние на процессы создания, передачи, хранения и использования документированной информации. Согласно "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", носитель документированной информации - это "материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде".

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. 2000. N 1. С.10-17.
2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 1998.
3. Василевский Ю.А. Носители магнитной записи. М.: Искусство, 1989.
4. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. 1998. N 1. С.120-122.
5. Истрин В.А. История письма. М., 1965.

Н.С.Ларьков «Документоведение», учебное пособие

1. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. 1999. N 2. С.12-16.
2. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. М.: Высшая школа, 1986.
3. Сквернюков П.Ф. Слово о бумаге. М.: Московский рабочий, 1980.
4. Татиев Д.П. Бумага и переплётные материалы. М., 1972.