Носители документов, их развитие.

Содержание:

Введение

Очень часто работа с кадровыми документами в организациях находится в плачевном или запущенном состоянии. Как правило, руководство организации вспоминает о том, что необходимо привести в порядок документы тогда, когда в организации произошел несчастный случай или кто-то из сотрудников подал в суд, чтобы восстановить свои права, а также, когда обнаруживается перспектива контрольно-надзорных мероприятий. Тогда уполномоченные сотрудники проводят в организации внутренний аудит и стараются исправить все недочеты и ошибки, причем очень быстро и не всегда грамотно^[1].

Кадровая документация в организации играет далеко не последнюю роль. Ведь на основании этих документов бухгалтерия производит расчета заработной платы, отпускных, работникам – для предоставления в органы ПФР или другие организации, к примеру, для использования каких-либо льгот. Поэтому кадровые документы необходимо вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Довольно редко руководители компаний очень хорошо представляют себе тот объем работы, который выполняют кадры и, к сожалению, частенько руководители и кадровые работники не всегда понимают, насколько велика ответственность за нарушение трудового законодательства и неграмотное оформление документов.

Цель данной работы – изучить носители документов, их развитие.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:

1. Рассмотреть понятие и функции документа;
2. Изучить классификацию документов в кадровом делопроизводстве;
3. Раскрыть понятие и сущность номенклатуры дел;
4. Рассмотреть правила оформления документов.

1. Носители документов, функции документа

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов^[2].

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об Органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Информация, которую содержит документ, предназначена для ее сохранения, передачи, распространения во времени и пространстве и использования в различных целях: образовательных, культурологических, исторических, политических, народнохозяйственных, правоохранительных и т.д.

Своеобразие данного объекта определяется несколькими обстоятельствами. Во-первых, во всех случаях документ — это продукт целенаправленной человеческой деятельности, творение ума, знаний и рук его автора — исполнителя. Во-вторых, данная деятельность направлена на отображение (запечатление, фиксацию) какого-либо элемента, фрагмента окружающего мира (события, человека, действия и т.д.) или определенных сведений о чем-либо, а нередко и того и другого в комплексе. В-третьих, это делается различными способами на основе применения в той или иной мере специальных знаний, навыков, умений, технических средств. В-четвертых, запечатление отображаемого объекта осуществляется на специально подобранном либо изготовленном, пригодном для этого материале (бумаге, дереве, камне и т.д.) ^[3].

2. Классификация документов

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» ^[4].

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

• Заявление о приеме на работу;
• Контракт о назначении на должность;
• Приказ о приеме на работу;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

1. Документация по переводу на другую работу:

• Заявление о переводе на другую работу;
• Представление о переводе на другую работу;
• Приказ о переводе на другую работу.

1. Документация по увольнению с работы:

• Заявление об увольнении;
• Приказ об увольнении;
• Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

1. Документация по оформлению отпусков:
   • График отпусков;
   • Заявление о предоставлении отпуска;
   • Приказ о предоставлении отпуска.
2. Документация по оформлению поощрений:
   • Представление о поощрении;
   • Приказ о поощрении;
   • Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
3. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
   • Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
   • Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
   • Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
   • Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

3. Номенклатура дел

Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Надо иметь в виду, что номенклатура дел службы кадров является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется, оформляется и ведется по общим правилам, как и номенклатуры дел других структурных подразделений организации^[5].

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в службе кадров.

Номенклатура дел службы кадров на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года работником службы кадров. Работник службы кадров готовит проект номенклатуры дел по установленной форме, согласовывает его с архивом организации (при его наличии), подписывает проект у руководителя службы кадров и направляет его в службу делопроизводства организации.

В службе делопроизводства проект номенклатуры дел службы кадров рассматривается, корректируется, если это необходимо, особенно по заголовкам и срокам хранения дел, и включается в сводный проект номенклатуры дел организации. После утверждения сводной номенклатуры дел служба кадров получает из службы делопроизводства выписку номенклатуры дел службы кадров для использования в работе. В течение делопроизводственного года служба кадров ведет номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года работник службы кадров в конце номенклатуры на основе графы 5 дел заполняет итоговую запись о категориях и количестве дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, заведенных в данном году в службе кадров, подписывает итоговую запись и передает в службу делопроизводства организации сведения о заведенных делах.

Если служба кадров в течение года не претерпевает существенных изменений по структуре, составу и выполняемым функциям, то номенклатура дел службы кадров ежегодно перепечатывается, пересогласовывается и переутверждается.

Номенклатура дел службы кадров составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности службы.

При составлении номенклатуры дел службы кадров следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел службы кадров за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

4. Правила оформления документов

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-2003, по которому работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт стал составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Введенный стандарт установил единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• • государственное это или негосударственное предприятие;
  • каким видом деятельности занимается предприятие;
  • как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое главное содержится в его введении - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные - не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж - утверждено приказ).

Косметическим изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т. к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

Все остальные реквизиты существенно не изменились.

К достоинствам нового стандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверке копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Основные правила составления документов.

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р. 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно - распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р. 6.30 - 2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т.д.

Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит - текст документа.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;

1.1. Подраздел;

1.1.1. Пункт;

1.1.1.1. Подпункт

Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом.

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами - 1,5 - 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Формат бумаги А4 и А5; допускается - А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое -20; правое - 10; верхнее - 15; нижнее - 20.

Заключение

Управление предприятием можно представить, как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Список использованной литературы

• • 1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2017.
    2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: Маркетинг, 2013.
    3. Басаковская Е.Н., Быков Т.А. и др. Делопроизводство. – М.: Академия, 2012.
    4. Кабашов С.Ю. Делопроизводство кадровой службы. Учебно-методический комплекс. - Уфа: БАГСУ, 2018.
    5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-интез», 2017.
    6. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь. 2014. №4.
    7. Организация работы с документами / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – М.: Инфра-М., 2014.
    8. Пусторезова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2015.
    9. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса. - М.: Юридический колледж МГУ, 2014.
    10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2018.

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2017. ↑

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2017. ↑

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2018. ↑

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2018. ↑

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2018. ↑