Наиболее распространенные ошибки при создании презентаций

Содержание:

Введение

В настоящее время презентация, созданная с помощью программного обеспечения Microsoft PowerPoint, стала ценным маркетинговым инструментом для бизнеса. С помощью нее возможно продемонстрировать свою последнюю кампанию в социальных сетях, представить свежие идеи контент-маркетинга или показать, как ваши цифровые маркетинговые результаты складываются с отличной маркетинговой презентацией PP.

К сожалению, большинство людей, которые используют Powerpoint для создания презентаций, полностью злоупотребляют этой технологией. Вместо того чтобы использовать эту программу для улучшения своих презентаций, они в конечном итоге дают расслабиться своей аудитории, а точнее, теряет ее внимание. Они ссылаются на то, что слайды PowerPoint слишком скучные, слишком устаревшие.

Правда в том, используете ли вы PowerPoint или другую любую программу, вы не можете винить программное обеспечение для презентации. PowerPoint — это инструмент, а не контент. Microsoft word не рассказывает интересных историй, это делает автор. И так же обстоит дело с презентациями PowerPoint: если вы заполняете их плохим контентом и дизайном, ваша презентация вылетает прямо в окно.

В связи с этим большинство из нас пережили скучные, неуместные или сбивающие с толку презентации. Но вспомните, вы в любом случае могли встречать действительно отличные презентации, которые были информативные, мотивирующие и вдохновляющие.

Какие ошибки допускают при создании презентации те люди, которые не способны увлечь и воодушевить аудиторию? Давайте рассмотрим некоторые из них, чтобы понять, как делать не надо. Это очень важный этап, ведь многие люди даже не осознают, что делают что-то неправильно. А как известно осознание проблемы - первый шаг на пути ее решения. Существует несколько самых распространенных ошибок, которые делают большинство пользователей Powerpoint. Избегая их, вы можете сделать свои презентации выдающимися.

Распространенные ошибки при создании презентаций.

Ошибка 1: «Недостаточная подготовленность».

Стив Джобс (сооснователь компании Apple.inc) был знаменитым вдохновляющим оратором. Его речи, возможно, и выглядели непринужденными, но на самом деле каждая из них требовала нескольких дней или недель подготовки. Казалось бы, разве оно того стоит, тратить столько времени на подготовку к одному выступлению? Определенно стоит. Выступления Стива Джобса считаются поистине фантастическими, он вдохновлял миллионы, а записи его речей до сих пор хранятся на видео сервисе YouTube и все еще собирают миллионы просмотров от пользователей с разных уголков этого мира.

Очень важна тщательная подготовка. Количество времени, которое тратится на планирование, зависит от ситуации, но хорошая идея начать как можно раньше, не откладывая в дальний ящик. Но нужно учесть, что невозможно быть полностью подготовленным.

Правильная подготовка также помогает вам управлять собой во время выступления презентации. Когда вы знаете свой материал изнутри и снаружи, вы гораздо менее склонны нервничать. А, зачастую, когда выступающий нервничает, это видит публика, которая слушает его. Люди могут перенять волнение оратора, могут принять это за недостаточную подготовку человека. Реакция может быть очень разной, но она точно не будет положительной и точно не той, ради которой выступающий готовил свое выступление

Важно иметь как можно больше предварительной информации о месте, где вы человек собирается выступать. Это может быть полезно, чтобы организовать, чтобы увидеть место проведения до начала мероприятия. Это очень помогает подавить страх, если вы можете визуализировать это место, пока готовите свой доклад. Однако, даже если нет возможности посетить это место, то вероятно возможно добыть такую информацию как размер помещения, расположение сидений, сведения об оборудовании, положение выключателей света, вероятность внешних отвлекающих факторов, например шума из другой комнаты.

Ошибка 2: «Не структурированность».

Эта ошибка обычно случается, когда люди плохо готовятся. Ведущий просто начнет говорить без четкой цели в уме и вдруг понимает, что время, выделенное для выступления - закончилось, или что аудитория скучает, потому что они не следят за тем, что говорится.

Для исправления данной ошибки, можно разделить свою презентацию на три части. Аудитория обычно не может сосредоточиться более чем на трех пунктах. Так же рассказать с самого начала, какие моменты будут обсуждаться. Зрители любят знать, чего ожидать. Стоит рассказать им об основных целях презентации непосредственно во введении. Использование соединителей таких как - представление основных моментов: «во-первых, во-вторых», внесение дополнений: «более того, кроме того», прояснение целей: «для того, чтобы ...», представление последствий: «следовательно, в результате» и подобных выражений для перехода из одной части презентации поможет аудитории правильно структурировать полученную информацию.

Ошибка 3: «Говорить на публику», а не «перед ними».

Слайды должны использоваться для дополнения презентации, а не служить опорой каждого сказанного слова. Не стоит предполагать, что наличие всего контента на слайдах означает, что нет необходимости что-то добавлять своими словами.

Одна из самых раздражающих, непрофессиональных и откровенных демонстраций презентационного безделья — это смотреть на экран, читая свой контент своей аудитории, проецируемый на экран. Даже если у презентатора нет большого количества текста, нужно избегать ловушки разговора с экраном (это происходит чаще, чем думают большинство выступающих). С точки зрения навыков презентации, это плохо, потому что ведущий теряет зрительный контакт с аудиторией.

Если презентатор застенчив и не может находиться перед людьми, можно практиковать вариант перемещения своего взгляда в разные части комнаты, смотря на руки, волосы, элементы внешности зрителей, но делать это всё в непосредственной близости от того, где находится аудитория. Это работает не так хорошо, как зрительный контакт, но это намного лучше, чем стоять к аудитории спиной и говорить, читая текст с экрана.

Ошибка 4: «Страх перед вопросами»

Некоторые ведущие боятся вопросов. Но есть и другие более распространенные проблемы, о которых важно подумать. Например, о людях, прерывающие презентацию, задающие свои вопросы в неподходящий момент во время презентации, или имеющие слишком много вопросов по окончанию презентации и выходящие за рамки данного временного периода. Если имеется достаточная подготовка, проведено собственное исследование и хорошее знание своей темы, то вероятность отсутствия ответа на заданный вопрос станет очень мала.

В начале своей презентации необходимо указать людям, на то, что в конце будет время вопросов. Это поможет избежать прерываний. Однако, если выступающий находится в большом конференц-зале и имеется стандартный формат, аудитория в курсе, что необходимо дождаться завершения, чтобы задать вопрос, поэтому в этом случае не нужно говорить аудитории о времени вопросов.

Люди, как правило, не задают трудных вопросов, чтобы озадачить спикера в ответе на них. Они обычно задают вопросы, чтобы увидеть интерпретацию ситуации или получить дополнительную информацию. В конце концов, выступающий сам исследовал эту тему, и вероятно единственный человек в этой комнате, который знает об этом больше всего.

Также можно следовать нижеуказанному плану, чтобы хорошо справится с вопросами. Если так случилось что выступающий не знает ответа на вопрос, можно сказать человеку, что уточнит эту информацию позже и вернётся к этому вопросу позднее. Оправдание не обязательно, никто не должен знать совсем все, и люди ценят честность. Как вариант можно попросить их визитную карточку или связаться любым другим способом после завершения презентации, чтобы вы заняться этим вопросом позже.

Во время вопросов важно следить за временем. Обычно не выделяется много времени на вопросы. Необходимо сообщить людям, что есть возможность задать только пару вопросов, так как осталось немного времени. Можно предложить ответить на любые оставшиеся вопросы по электронной почте, но придется следить за почтой, если дано такое обещание.

Ошибка 5: «Использование нестандартных шрифтов в PowerPoint».

В презентациях PowerPoint не место для использования замысловатых шрифтов, независимо от того, насколько привлекательным они кажутся. Когда хотят показать текст, он должен быть сразу же разборчивым.

Нужно придерживаться шрифтов, которые являются общими для большинства компьютеров Windows. Arial, Times New Roman, Tahoma и Verdana, - вот некоторые примеры шрифтов, которые загружены на большинстве компьютеров. Не использовать шрифты Chiller, Curlz MT или Rage Italic, так как они тяжело читаемы и презентатор покажется непрофессиональным использовав их.

Однако, создавая презентацию, вы всегда должны учитывать сообщение, которое вы хотите доставить, а также потребности и индивидуальность вашей аудитории. Например, Comic Sans не подходит для деловой презентации, но он довольно игрив, когда используется в презентации, созданной для учащихся начальной школы.

Также стоит обратить внимание на то, шрифты какого семейства используются на слайдах. необходимо помнить, что разные семейства по-разному воспринимаются на экране. Так, например, шрифты без засечек лучше воспринимаются в мелком тексте. А шрифты с засечками, напротив, могут смешать маленький текст в кашу. Нужно обязательно учитывать эти факторы при разработке своей презентации.

Именно от вас зависит, какой шрифт вы выберете, но будьте осторожны и выбирайте шрифты, которые просты, чисты, резки и удобны для чтения. И всегда используйте один и тот же шрифт для всех слайдов презентации.

Ошибка 6: «Размер шрифт».

Довольно часто текст, используемый на слайдах, слишком мал, чтобы прочитать его, сразу после проецирования на экран.

Как подобрать хороший размер текста для использования? Если перейти в заднюю часть комнаты, где будет сидеть самый дальний член аудитории, использовав на слайде маленький размер шрифта, если вы не сможете легко разобрать текст, то и любой член аудитории, сидящий в задней части аудитории, также не сможет этого сделать. Необходимо использовать размер увеличенный размер текста, чтобы он читался без затруднений из любой точки. Кроме того, хорошая идея использовать шрифты без засечек, такие как Arial (а не шрифты с засечками, подобные Times Roman) на слайдах, так как они легче читаются на экране.

Ошибка 7: «Переполненность контента».

Еще одна серьезная ошибка, которую делают многие люди — это попытка вписать слишком много текста на одном слайде. Зачастую переполненность текста происходит из-за представления не относящейся к основной теме информации. Когда презентатор выкладывает все текста на свои слайды, он не дает своей аудитории никакого стимула продолжать слушать его. Они просто будут читать слайд и отвлекаться на свои гаджеты во время ожидания, когда выступающий перейдёт к следующему слайду. Они просто будут повторять этот процесс до конца вашей презентации.

Также стоит помнить, что в презентациях важен элемент неожиданности и неизвестности. Нужно держать интерес аудитории, не разделяя все на слайдах. Вызвать их любопытство, давая подсказки словесно и подсказки на слайдах. Затем устно обсудить, что означают эти намеки.

Не стоит пытаться вставить слишком много информации в слайды. Хорошим правилом для умеренного количества текста будет не более четырех-пяти предложений на слайд и не более пяти слов в предложении. Если у есть больше предложений, лучше разделить их на отдельные слайды. Также для сокращения количества текста не стоит использовать большое количество аббревиатур, сокращений и жаргонов. Большинство людей в большинстве компаний имеют в своих презентациях множество акронимов, которые они регулярно используют. Экономия времени-это хорошо, верно? Но вот в чем проблема: аббревиатуры работают только тогда, когда всем промыли мозги, чтобы запомнить их. Если человек не запомнил термин, то его мозг тратит дополнительное время и энергию, выясняя, что это означает. Это приводит к отвлечению внимания. Средняя скорость речи составляет около 130 слов в минуту. Пять секунд, чтобы расшифровать аббревиатуру, а это означает, что человек пропустил десять слов, в основном целое предложение. Каждый раз, когда ведущий использовал аббревиатуру, это было равносильно тому, что слушающий надевал наушники на следующие пять секунд. Лучше делать этого со своей аудиторией.

Перенося предложения на новые слайды, не стоит считать, что при подготовке можно растягивать свой контент на десятки слайдов. Лучше ограничить себя 10 слайдами или менее для 30-минутной презентации. Больше внимания на каждый слайд, историю или график. Спросить себя, что он добавляет к презентации или удалить его, если этот контент не важен.

Ошибка 8: «Непрофессиональный дизайн».

Весь смысл презентации заключается в том, чтобы убедиться, что сообщение является как можно более ясным и точным. Одним из больших упущений является использование шрифта, который невозможно прочитать или цвета, которые делают данное сообщение практически невидимым.

Предпочтительно использовать цветовые схемы праздника: зеленый и красный, оранжевый и черный. Кроме того, избегать неоновых и желтых цветов. Нельзя использовать синий текст на красном фоне или наоборот. Исследования показали, что эти два цвета поверх друг друга на цифровом экране на самом деле сталкиваются и что многим людям кажется, что цвета вибрируют. Теперь это серьезная головная боль в процессе создания!

Не следует использовать темный цветной текст на темном фоне или наоборот. Чем больше визуального контраста, тем более приятными будут слайды. Если презентатор делает белый на черном, то нужно будет немного увеличить размер шрифта.

Использование цветов в заголовках слайда и изображений. Нейтральные, светлые фоны лучше сочетаются с темным шрифтом. Но когда используется цвет, важно сохранить свою цветовую схему примерно до трех или четырех цветов, и два из них могут быть даже лучше. Кроме того, удерживать его простым и избегать столкновения цветов.

Если человек не хорош с выбором цвета, лучше просто использовать черно-белый. В этом нет ничего постыдного. Лучший контраст — это черный на белом или белый на черном. В конце концов, довольно каждая книга, которую когда-либо читали, использует белую бумагу и черные чернила. В этом случае PowerPoint ничем не должен отличаться.

Людям требуется всего лишь около 50 миллисекунд, чтобы сформировать первое впечатление, и невероятно около 94% из этого сводится к дизайну. В презентации это означает, что подготовленная колода слайдов является очевидной отправной точкой.

Инвесторы или смекалистые участники конференции уже видели, скорее всего, тот же шаблон PowerPoint по умолчанию сотни раз за последние несколько лет в бизнес-презентации. Используя профессионально сделанный шаблон PowerPoint, является отличным способом, чтобы убедиться, что вы избегаете некоторых из самых распространенных ошибок презентации. Например, почти все шаблоны на профессиональных ресурсах используют лучшие методы презентации и имеют привлекательный дизайн, а также гарантируют, что ни один слайд не переполнен текстом или использует конфликтующие цвета.

Ошибка 9: «Неэффективное использование изображений».

Слишком большое количество изображений может ошеломить аудиторию, не говоря уже о том, что отвлечет от выступления. Это правда, что изображение стоит тысячи слов и изображения, безусловно, могут улучшить презентацию. В то время, как недостаточное количество изображений может привести к недопониманию и общей потере внимания среди аудитории.

Изображения используют для того, чтобы проиллюстрировать основные моменты, которые хочет показать выступающий. Как правило, используют одно изображение на слайд. Следует выбирать изображения достаточно хорошего качества, и проверить отображение, протестировав его через проектор, если он имеется, или на экране. Иногда изображения, которые хорошо смотрятся на мониторе компьютера, могут выглядеть плохо, когда они будут растянуты на стене.

Кроме того, нужно убедиться, что все изображения, которые планирует использовать презентатор - соответствуют пунктам, на слайде презентации. Важно не просто выставлять изображения ради того, чтобы оно было и занимало какое-либо место. Должна быть какая-то очевидная связь между используемым изображениями, и пунктам, о которых идёт речь.

То же самое относится и к добавленным видео. Вы должны учитывать язык своей аудитории, а также то, включает ли видео субтитры или нет, чтобы его можно было легко понять. Кроме того, звук должен быть достаточно четким, без отвлекающих шумов.

Ещё существует распространенная ошибка, которая занимает всего несколько секунд, чтобы исправить. Например, часто в слайдах лекции колледжа и тому подобное, многие люди, как правило, копировали и вставляли изображения из поиска Google в свои слайды. Проблема в том, что большинство этих изображений включают белую границу вокруг них, которая выглядит непрофессионально.

Правильный баланс картинок или графиков может быть более эффективным, чем просто слова. Существуют исследования, которые показывают, насколько улучшается понимание с помощью отображения хороших визуальных элементов.

Ошибка 10: «Использование неуместных/отвлекающих звуков».

Еще один показатель неопытного пользователя PowerPoint является то, что слишком много причудливых функций из программы используются в презентации, а именно использование слишком много различных звуковых эффектов. Презентатор выступает не для того, чтобы произвести впечатление на аудиторию с его обширным знанием различных колоколов и свистков, которыми обладает Powerpoint.

Добавление звуков на фоне презентации просто отвлекает внимание аудитории от основной сути выступления. Звуки следует избегать, чтобы показать презентацию более интересной, показав все подготовленные детали. Использование различных дополнительных, а точнее лишних звуковых эффектов могут довольно сильно даже утомить аудиторию. Не стоит усложнять слайды и нагружать их, и помнить, что они существуют для повышения качества словесной презентации спикера, а не наоборот.

Ошибка 11: «Анимационный материал».

Подвергать свою аудиторию презентацией с непрерывной и сложной анимацией и переходами можно приравнять к пытке.

Анимации следует использовать в меру и там где это необходимо, тогда это может заметно улучшить презентацию. Перемещения и переходы делают вашу презентацию более интересной. Текстовые поля или фигуры появляются на слайде постепенно, изображения появляются из ниоткуда и переходы между слайдами происходят интересным образом.

При помощи анимации можно эффектно, а что более полезно, эффективно доносить информацию для слушателей. Аккуратное использование анимационных эффектов может повысить общее качество презентации и улучшить уровень восприятия контента аудиторией. Также с помощью анимаций можно заставить людей переключить их внимание на выступающего. Правильное движение текста, изображения или перехода слайда может подчеркнуть важные моменты в презентации. Но применение разного типа анимационных эффектов к каждому отдельному элементу на слайдах — это просто перебор. Слишком много движений в вашей презентации может раздражать вашу аудиторию, или они будут с большим энтузиазмом относиться к эффектам, а не к тем точкам, которые вы хотите сделать. В обоих случаях вы отдаляетесь от своей цели.

Часто бывает, что используются перегруженные анимации подобные “выскакываниям” и “вращениям” элементов, или трехмерными и слишком динамическими переходами слайдов, которые к тому же еще длятся довольно длительное время. Также следует избегать циклических анимаций элементов, которые на протяжении всей вашей речи об этом слайде, отвлекают внимание зрителей, а порой даже раздражают их.

Для достижения наилучших результатов, стоит придерживаться простых коротких анимаций появления или исчезновения элементов. Наиболее часто используемый эффект перехода слайда — это простая анимация затухания. Для анимации объектов, существует много вариантов которые можно выбрать в PowerPoint, прежде чем применить анимационный эффект, сначала необходимо спросить себя, добавляет ли он какую-либо ценность к вашей презентации.

Ошибка 12: «Демонстрация отсутствия динамичности».

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что выступающий замирает на одном месте на протяжении всей презентации.

Некоторые ведущие чувствуют себя наиболее комфортно за трибуной. Можно попробовать подражать великим ораторам, таким как Стив Джобс, который целенаправленно двигался по сцене во время своих презентаций. Помимо работы на сцене, он использовал жесты и язык тела, чтобы передать свое волнение и страсть к своему предмету. Нужно обратить внимание на то, что делают руки – они важны для передачи эмоций. Но только используя жесты, если они кажутся естественными, необходимо избегать излишней импульсивность в действиях с руками.

Ошибка 13: Призыв к действию является запутанным или расплывчатым

Удивительно, как много презентаций, даже хороших, заканчиваются, не сказав аудитории, что они должны теперь делать. Или они действительно дают направление, но это неопределенно (например, “мне нужна ваша поддержка”, которая, в зависимости от того, как вы ее слышите, может просить денег, похлопывать по спине или вдохновляющий плакат с кошкой). Чтобы исправить это, нужно представить себе, что слушающая аудитория любит представленную презентацию. Теперь, когда они куплены, какие конкретные действия нужны, чтобы они приняли, когда они вернутся к своему столу?

Заключение

Каждая презентация несёт в себе цель. Теперь, когда были выявлены наиболее распространенные ошибки, обнаруженные в презентациях PowerPoint, можно отметить, что создание презентации не является простой задачей. Если цель презентации большая, то создание хорошей презентации требует много практики, усилий и достаточного внимания, чтобы быть эффективным. Если знать, как избежать ошибок, то результаты презентации помогут достигнуть той поставленной цели.

Распространенные ошибки в презентации включают в себя неправильную подготовку, предоставление неподходящего контента и плохую речь. Время, потраченное на тщательное планирование, всегда приносит успех, а также, может и дивиденды.

Проблема в том, что распространенные ошибки, такие как чтение непрофессионально оформленной презентации в скучном монотонном стиле, полностью подрывают авторитет спикера. Легко потерять аудиторию в тот момент, когда выступающий начал говорить.

Сделать публичную презентацию никогда не бывает легко для большинства из нас, но избегание вышеуказанных проблем поможет сделать вашу презентацию гораздо более успешной и безошибочной, а также выделить вас как хорошего докладчика.

Список литературы:

• Абэль Эндрю. Расширенные презентации по дизайну

• Гарр Рейнольдс. Презентация в стиле Дзен

• https://pedsovet.su/power_point/5920

• https://hbr.org/2012/12/avoid-these-five-mistakes-in-y

• Кармин Галло. Презентации в стиле TED: 9 приемов лучших в мире выступлений

• Малкольм Кушнер. Презентации для "чайников"