Логистические информационные системы на примере компании «Happy Cake»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Реферат написан на примере логистической информационной системы (ЛИС) компании «Happy Cake».

С позиции изучаемого курса «Логистика» логистический подход, а в особенности создание, внедрение, развитие ЛИС – это важнейшая задача любого бизнеса, так как стоимость производства товара минимум в десять раз меньше стоимости распределения.

С позиции современных социально-экономических тенденций – оптимизация, цифровизация процессов – веление времени.

Именно поэтому автор выбрал данную тему, в которой постарался разобраться в том, что такое ЛИС, какие функции и задачи она имеет, насколько необходимы подобные системы.

Для наглядности, понятности и обоснованности приводимых теоретических данных автором в качестве успешного примера приведены различные аспекты внедрения ЛИС в компании «Happy Cake».

«Happy Cake» - это небольшие, стандартизированные цехи для производства тортов по уникальным рецептам, с точками продаж и службой доставки.

Цехи компании функционируют в различных городах Казахстана: Нур-Султан, Алматы, Актобе и др.

В 2019 году компания начала проект по реализации франшиз и уже имеются проекты, как в Казахстане, так и в других странах (Россия, Киргизия).

Надеемся, что результаты данной работы позволят читателю получить базовые знания о ЛИС, а также на примере опыта конкретной компании понять суть, преимущества и возможности таких систем.

ЛИС: понятие, функции, задачи

По мнению Зубина С.И.^[1] ЛИС призваны обеспечивать интеграцию всех видов логистической деятельности. Интеграция опирается на четыре уровня информационного обеспечения: обслуживание сделок, управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование.

Информационная логистическая система или ЛИС^[2] – это гибкая структура, coстоящая из персонала, производственных объектов, средств вычислительной техники, необходимых справочников, компьютерных прогpамм, различных интерфейсов и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой в управлении oрганизацией для планирования, контроля, анализа и регyлирования логистической системы.

ЛИС, как правило, представляют собой автоматизированные системы управления логистическими процессами.

С технической точки зрения ЛИС предназначена для выполнения двух главных функций: обработки данных и передачи данных.

С логистической точки зрения набор функций и задач ЛИС очень разнообразен.

Функции ЛИС

1. Планирование логистических процессов в различных аспектах и на разных временных горизонтах, в том числе прогнозирование спроса и планирование потребностей в материалах.
2. Координация логистических событий, операций и процессов по всей цепи продвижения материальных ценностей и услуг.
3. Мониторинг и контроль протекания логистических операций. Эта функция закладывает основы системы учета запасов, поставок, продаж, затрат и т.п. Текущий мониторинг призван создавать основы для регулирования процессов с целью повышения их бесперебой-ности.
4. Оперативное управление логистическими процессами, особенно поставками, транспортировкой, хранением, физической дистрибуцией и т.д.

В этом контексте С.И. Зубиным приведена наглядная архитектура логистических операций, интеграцию которых призвана обеспечивать ЛИС:

Исходя из изложенного, основные задачи ЛИС:

• непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа;
• непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;
• реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);
• обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;
• предоставление информации для стратегического планирования;
• предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;
• обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;
• обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;
• обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;
• обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов и др.

Выделяют три группы ЛИС.

Плановые ЛИС создаются на административном уровне управления для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях:

• создание и оптимизация звеньев логистической цепи;
• планирование производства;
• общее управление запасами;
• управление резервами и др.

Диспозитивные (диспетчерские) ЛИС создаются на уровне управления складом или цехом:

• распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом;
• отбор грузов по заказам и их комплектование;
• учет отправляемых грузов;
• детальное управление запасами (на местах складирования).

Оперативные (исполнительные) ЛИС создаются на уровне административного или оперативного управления для исполнения повседневных дел в режиме реального времени:

• управление складами и учет запасов;
• подготовка отправки;
• оперативное управление производством и его обслужива-нием;
• контроль МП и управление перемещениями и т.п.

В идеале, ЛИС, относящиеся к различным группам, должны быть интегрированы в единую систему.

При этом, вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в плановых, диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

В целом преимущества интегрированных ЛИС заключаются в следующем:

• возрастает скорость обмена информацией;
• уменьшается количество ошибок в учете;
• уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» работы;
• совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

В целом, ЛИС является необходимым условием согласованной работы всех звеньев логистической деятельности, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент.

ЛИС на примере компании «Happy Cake»

«Happy Cake» - сеть кондитерских, который превратился в успешный бизнес из простого хобби супруги основателя бренда.

«Начали мы в 2013 году. Сауле начала печь торты как хобби. Через 5 лет совместной жизни и только потому, что друзья настаивали, мы начали. Когда идем в гости она испечет что-то новое, мы несем, и они говорят, давай мы у тебя купим. Первый раз продали, второй раз продали. В сентябре 2013 года придумали название, открыли инстаграм аккаунт. Так и пошла история «Happy cake»», - говорит бизнесмен Асхат Солтанов.

Бизнес быстро и сильно вырос: за первые 5 лет продано 466 115 тортов. 

Сегодня Happy Cake — это быстрорастущая компания, со сложившейся репутацией, с крепкой командой очень неравнодушных людей и с огромной армией поклонников.

Компания имеет очень амбициозные цели развить систему франшиз: к 2022 году быть в 22 городах, к 2025 году – в 25 странах.

При указанных масштабах бизнеса и роста его объемов уже давно не работают такие логистические подходы, как «жена печет, муж развозит».  

Поэтому пару лет назад компания всерьез занялась разработкой собственной ЛИС.

Цель – создание удобной, гибкой, современной информационной системы для автоматизации таких сложных модулей как производство, сервис, прием заказов, доставка и др.

Результатом стала ЛИС «HAPPY TECH APP».

В рамках данной работы проведена оценка конкурентных преимуществ компании по 10-балльной шкале на момент внедрения ЛИС.

	Оценка	Значение	p.s.
Оценка рынка и потребителей
1.Уровень рыночного спроса	8	Спрос превышает предложение
2.Структура рынка	8	На рынке сложилась раздельная конкуренция
3.Уровень годового роста рынка	7	Рынок растет на 10% в год
4.Регулирующая среда	5	Правительственный контроль, нестрогое регулирование
5.Потенциальный лидер рынка	7	Лидер рынка (доля менее 1%) от общего рынка Казахстана
6.Потребительская тенденция	8	Четко выраженная тенденция на рынке
7.Каналы распространения	9	Доступные для клиентов, существует сеть
8.Преимущества для клиентов	8	Скорость и время доставки, график работы, логистика
Средняя оценка рынка и клиентов	6,66
Оценка конкурентных преимуществ
1.Ценообразование	8	Цены на уровне рыночных
2.Обслуживание клиентов	8	Обслуживание клиентов на средневысоком уровне, бонусы, премирование
3.Качество	10	Надежное
4.Интеллектуальная собственность	10	Собственное производство
5.Преимущество первопроходца	7	На рынке уже существовала незначительная конкуренция при выходе на рынок Казахстана компании
6.Договоры с клиентами	10	Все контракты долгосрочные и эксклюзивные
7.Договоры с поставщиками	10	Все контракты с поставщиками долгосрочные
Средняя оценка конкурентного преимущества	9

Ситуация на сегодня свидетельствует, что внедрение ЛИС способствовало эффективной реализации всех имевшихся конкурентных преимуществ компании.

Залогом успеха послужило то, что ЛИС «HAPPY TECH APP». обеспечила интеграцию всех видов логистических операций: обслуживание сделок, управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование.

ЛИС предоставляет следующие возможности:

• автоматизированная работа приемки заказов через call-center;
• максимально быстрый ввод первичной документации;
• распределение клиентов по менеджерам, работа в рамках рабочих смен;
• учет кассы;
• полный контроль работы сотрудников менеджером;
• отслеживание состояния доставки до места назначения, статусов заказов покупателя;
• персонификация ответственности работников, работа в рамках производственных смен;
• учет количества произведенных кондитерских изделий и многое другое.

Самое главное, ЛИС позволяет делать срезы информации по всем модулям по множеству параметров, как в онлайн режиме, так и на основании архивных данных.

Полученная статистика и аналитика позволяют осуществлять полноценный управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование.

ЛИС «HappyTech App» состоит из следующих модулей и компонентов:

• Call-center
• Cash box
• Manager
• Confectionary
• Delivery
• Adm

Компонент Call-center

Компонент «Call-center» представляет собой веб-приложение, которое позволяет улучшить скорость и качество обработки вызовов и, соответственно, повысить лояльность клиентов компании. Хорошая обратная связь с клиентами, которую обеспечивает контакт-центр, дает компании несомненные преимущества на рынке.

Данный компонент включает в себя такие функции и возможности как:

• история звонков
• заказы
• архив заказов
• отчеты
• клиентская база
• обратную связь

Компонент Cash box

Модуль Cash box представляет собой веб-приложение, которое позволяет вести полный отчет денежной наличности предприятия, осуществляющиеся операции наличными и безналичными деньгами. Cash box состоит таких функционалов и возможностей как:

• заказы
• счет-фактура
• отчет по деньгам
• онлайн заказы

Компонент Manager

Компонент Manager представляет собой веб-приложение, которое предоставляет менеджерам предприятия управлять и контролировать полным его функционалом.

Менеджер, используя этот компонент, может совершать множество управленческих, контрольных, аналитических операций по разделам:

• Call-center
• Заказы
• Клиенты
• Состояние заказов
• Статистика заказов
• Курьеры
• Приход-расход
• Лимиты
• Отчеты
• Деньги
• Банки
• Склад
• Продукты
• Поставщики и многие другие

Например, менеджер через раздел «Статистика заказов» может просматривать ежедневную, еженедельную, ежемесячную статистику заказов, как в онлайне, так и в архиве:

Или же через раздел «Лимиты» менеджер, например, может устанавливать лимиты на пред заказы на каждый вид торта для call-center, чтобы количество заказов не превышало количества произведенных тортов.

Компонент Confectionary

Компонент Confectionary представляет собой управление цехом по изготовлению кондитерских изделий с управлением количества готовой кондитерской продукции. Данный компонент включает в себя такие возможности, как:

• организация контроля качества сырья и готовой продукции;
• отслеживание количества готовой продукции;
• группировка стандартных и не стандартных заказов;
• регулировка остатков сырья для готовки продукции;
• оперативное планирование закупок для обеспечения бесперебойной работы производства;
• планирование ежедневных заданий на изготовление продукции.

Компонент Delivery

Компонент Delivery представляет собой мобильное приложение для курьеров, которое позволяет отслеживать все заказы на текущий день с указанием времени, адресом, количеством, наименованием кондитерского продукта. В данном приложении всем курьерам дается возможность регулировки статусов заказа, таких как, не доставлен, ожидается, доставлен заказ.

Компонент Adm

Компонент Adm представляет собой глобальное управление кондитерским предприятием, включая в себя полный контроль действий начиная с создания кондитерского предприятия.

В целом, как уже видно по возможностям модулей и разделов, ЛИС «HAPPY TECH APP» отвечает всем основным требованиям к таким системам.

В результате внедрения ЛИС в компании «Happy Cake»:

• увеличилась скорость обмена информацией;
• уменьшилось количество ошибок в учете;
• уменьшился объем непроизводительной, «бумажной» работы;
• совмещены ранее разрозненные информационные блоки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе автор постарался изучить сам и донести до читателей реферата вопросы: что такое ЛИС? Для чего она нужна? В чем ее преимущества и недостатки?

Резюмирующие ответы таковы:

1. ЛИС – информационная система, в которой скоординированно решаются все или большинство логистических задач;
2. ЛИС нужна, чтобы при решении логистических задач быстро и экономно доводить нужную информацию до нужной точки в нужное время;
3. ЛИС абсолютно качественно и эффективно решает задачу логистики доставлять ТМЗ в нужное время и в нужное место при наименьших общих издержках, а также при существенном упрощении множества логистических операций. Хорошая ЛИС однозначно предоставляет ее пользователю безусловные конкурентные преимущества. Однако, создание действительно эффективной ЛИС является сложным и затратным. Также такая ЛИС может оказаться сложной в администрировании и сопровождении.

ЛИС «HAPPY TECH APP» является одним из успешных примеров решения логистических задач и внедрения подобных систем.

«HappyTech App» позволяет работать производственным подразделениям компании в единой информационной среде, что дает возможность вести полный контроль работы начиная с заказов покупателей, поступления и хранения сырья, производства и выпуска готовой продукции до реализации и доставки.

Внедрение указанной ЛИС позволило компании решить не только операционные задачи путем объединения на одной платформе всех логистических операций.

ЛИС «HAPPY TECH APP» способствовала усилению и эффективной реализации конкурентных преимуществ компании.

Это обеспечило достижение поставленных стратегических целей: в текущем году компанией реализовано несколько франшиз, как в нескольких городах Казахстана, так и в Россию, Киргизию.

А это (франчайзинг), в свою очередь, является примером логистического подхода к сквозному управлению материальными потоками.

Резюмируя хотелось бы сказать, что опыт внедрения ЛИС «HAPPY TECH APP» мог бы быть примером для многих компаний, как с точки зрения решения логистических задач, так и прорывного развития бизнеса.

Список использованных источников информации

1. Зубин С.И., курс по дисциплине «Логистика»
2. Алесинская Т.В., Основы логистики. Функциональные области логистического управления
3. Сайт http://logistic-info.ru
4. Материалы компании «Happy Cake»

1. Зубин С.И., Учебный курс «Логистика» ↑

2. Алесинская Т.В., Основы логистики. Функциональные области логистического управления ↑