Функциональные возможности СЭД

Содержание:

Введение

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.  Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Преимущества СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель) и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.
• Проще использовать, искать, восстанавливать документы
• Выше скорость и эффективность коллективной работы
• Поддержка удаленной работы
• Повышенный уровень безопасности
• Экономия бумаги – как фактор сохранности окружающей среды.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Функциональные возможности СЭД

Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:

• Безопасность. Вся информация, имеющаяся в базах обмена данными, должна быть надлежащим образом защищена. Одним из способов защиты и заверения цифровых документов стала электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные сертификационные центры.
• Версионность. Любой цифровой документ может находиться в системе в большом количестве тиражей, причем разных форматов.
• Моментальный поиск. Самые современные СЭД разработчики «заправляют» мощнейшими поисковыми системами, которые способны в считанные секунды найти даже самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть.
• Своевременное предоставление уведомлений. Учитывая, что СЭД обладает огромными объемами информации, которую могут одновременно обрабатывать крупные группы персонала, нужно отметить, что всякая информационная система оснащается множеством вспомогательных программ, которые могут своевременно представить отчеты и уведомления по тем или иным операциям.
• Наличие маршрутизаторов, а также заданий для пользователей.
• Интеграция с электронной почтой. Эта функция важна на всех уровнях управления. Документы движутся не только внутри фирмы. Для функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать к инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить от внутреннего потока к внешнему.
• Рациональное строение имеющихся хранилищ и баз данных. Цифровые архивы или резервные источники информации встроены практически во все СЭД.
• Сканирование и полное распознавание информации. Именно так происходит процедура трансформации бумажного документа в электронный.
• Информационная поддержка на всех уровнях работы. Как видим, весь функционал СЭД направлен исключительно на развитие и совершенствование организационных процессов любых субъектов, которые тем или иным образом столкнулись с работой в цифровом формате.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии.