Dashboard, индикаторные панели

Содержание:

Введение

Во многих видах бизнеса разного уровня существует явный запрос на качественную систематизацию данных. Постепенно появляется множество инструментов для оптимизации этого непростого процесса.

Каждый руководитель мечтает не просто о финансовом отчете, а о «панели управления» бизнесом. Это называется дашборд — наглядный интерактивный отчет с ключевыми показателями бизнеса.

Зачем визуализировать данные? Информация в графическом виде привлекает больше внимания, легче воспринимается и помогает быстрее донести до аудитории ваше сообщение. С помощью наглядных графиков и дашбордов можно сделать понятными даже сложные наборы данных. Грамотная визуализация данных принесет бизнесу ряд преимуществ: скорость принятия решений увеличится, увеличится объем привлеченной аудитории, увеличится эффективность понимания данных и т.д. Все это обосновывает актуальность выбранной темы работы.

Объектом исследования является информационная технология, предметом – индикаторные панели (дашборды, dashboard).

Цель работы: изучить понятие дашборда и его основных характеристик.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

- рассмотреть определение дашборда;

- изучить историю развития дашбордов;

- дать характеристику структуре дашборда;

- описать процесс составления техзадания на создание дашборда;

- дать понятие ключевых показателей;

- рассмотреть пример конкретного дашборда.

Понятие дашборда

«Слово «дашборд» происходит от английского dashboard – «приборная панель». Сразу возникают ассоциации с панелью автомобиля, на которой есть спидометры, индикаторы уровня бензина и другие приборы. Если возникают проблемы, то загораются лампочки. Они напоминают, что необходимо долить масло или проверить двигатель. Получая информацию с дашборда, можно управлять бизнесом, словно автомобилем: следить за состоянием приборов и вовремя реагировать на сигналы о неполадках.

Дашборд – визуальное представление информации, которая сгруппирована по наиболее важным для пользователя критериям. Это один из оптимальных инструментов для аудитора при анализе данных в реальном времени.

В исходном виде анализировать множество таблиц и ресурсов не очень удобно. Дашборды могут стать инструментом, который позволяет более оперативно обрабатывать имеющуюся информацию благодаря наглядному представлению уже подобранных параметров и определять приоритетные направления аудиторской проверки.

Дашборд – это инструмент мониторинга, управления и аналитики. Главное отличие от отчетов и других материалов – отображение данных в реальном времени, возможность самостоятельно подбирать материалы для анализа.

Например, если взять за основу отчеты по ранее выявленным нарушениям, в результате можно получить наглядную информацию об основных видах нарушений за любой выбранный период, динамику их роста и подразделение с наибольшим количеством нарушений.

С помощью дашборда можно осуществлять онлайн контроль выполнения аудиторских рекомендаций и планов минимизации рисков.

Каждый из нас пользовался дашбордами с детства, например, расписание занятий, календарь. Мы принимали решение, воспринимая и анализируя наглядную информацию.

Интерактивные дашборды могут быть полезны не только финансовым организациям, но и каждому человеку.

Для создания дашбордов существует множество программных продуктов и сервисов, которые содержат различные элементы визуализации, шаблоны и инструменты (самым распространенным инструментом является Excel).

Например, в Excel визуализация данных достигается с помощью таблиц, диаграмм. Рынок предоставляет огромный ассортимент инструментов, которые позволяют визуализировать данные вплоть до анимации, видео или произвольной инфографики. Группировка, агрегация, сортировка, фильтрация – основные методы, используемые для достижения наглядности.

Дашборды позволяют подключаться к обширному списку источников данных, начиная от Excel и заканчивая BigData (больших объемов данных) или веб-сервисами социальных сетей.

Правильно представленная и своевременная информация – залог правильных решений.

История развития дашбордов

Первые дашборды появились в конце 90-х годов в США благодаря развитию корпоративных информационных систем. Существовал даже сегмент в IT – EIS (Executive Information System). Это программа, в которую из разных баз собирали данные и представляли их высшему менеджменту. По стилю оформления это напоминало приборную панель автомобиля (рис. 1).

Рис. 1. Пример дашборда (книга Стивена Фью «Information Dashboard Design», 2003)

Объем данных увеличивался, и программы для автоматизации отчетов, обработки больших объемов данных стали еще нужнее. Этот класс программного обеспечения стал называться BI (Business Intelligence), а в русской адаптации – системы бизнес-аналитики. Появилось много программ, которые позволяли создавать дашборды, красивые и не очень. Вот, например, как выглядел дашборд в начале 2010-х, созданный в системе Qlikview, находившейся в то время на пике популярности (рис. 2).

Рис. 2. Дашборд системы Qlikview (начало 2010-ых)

Те же датчики-спидометры, характерную черту дашбордов того времени. BI-системы были дорогим удовольствием, и их обладатели стремились показать, что у них не просто база данных, а хай-тек. А в это же время специалисты, у которых не было лишних денег на BI, делали дашборды в обычном Excel. И внешне получалось ничуть не хуже, только требовало больше ручного труда.

В современных дашбордах можно увидеть сходство с «предками», только они стали технологичнее и удобнее. Сегодня дашборд – это интерактивный экран, на котором визуально представлены ключевые показатели компании, а данные динамически обновляются. Пользователь с первого взгляда видит важные для него показатели.

Структура дашборда

Дашборд состоит из трех уровней (рис. 3.):

1. КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ (KPI). Это самые важные итоговые цифры.

2. АНАЛИТИКА. На этом уровне показатели представлены визуально на диаграммах, графиках, картах.

3. ДЕТАЛИЗАЦИЯ. Это справочные данные, обычно в виде таблиц с условным форматированием.

Рис. 3. Составные части дашборда

Дашборд не всегда содержит таблицы. В нем могут быть только ключевые показатели и диаграммы. Бывает и наоборот, ключевые показатели и одна большая таблица. Но всегда лучше соблюдать правило очередности уровней: сначала KPI, потом диаграммы и после них таблицы, если они есть. Иногда я на своих курсах объясняю это так: у дашборда всегда есть «шапка» с самой важной информацией и рабочая область с основным содержанием.

Иногда бывают исключения, талантливый дизайнер может расположить блоки в другом порядке, и все равно будет смотреться красиво и понятно. Но так получится не у каждого, так что рекомендуется все же использовать простое правило – «сверху вниз, 1-2-3».

Техзадание на создание дашборда

Автоматизация корпоративной отчетности, как и большинство ИТ-проектов, предполагает составление технического задания.

Опытные эксперты говорят, что невозможно написать на 100% четкую постановку задачи, либо ее согласование займет пару месяцев. Алексей Колоколов, автор книги «Дашборд для директора» своей работе использует короткую форму брифа из 6 пунктов (рис. 4).

Рис. 4. Форма от Алексея Колоколова

В левой половине – логика, факты по существу: в каком формате будет представлен отчет, с какой периодичностью будут обновляться данные, какие ключевые количественные показатели и в каких разрезах (фильтрах, категориях) будут отображены. Справа – творческое полушарие, ассоциативное мышление. Эти пункты находятся за рамками самого отчета: заказчик, его выводы и решения. Рассмотрим таблицу подробнее.

ФОРМАТ И ПЕРИОД

Каким образом заказчик будет смотреть в отчет: на слайды с экрана проектора, на экране планшета в BI-приложении, в Excel на своем ноутбуке или бумажные распечатки? Это все разные форматы конечного носителя информации, и важно заранее определить реальный сценарий использования.

Период – это как часто отчетом будут пользоваться: раз в день, в неделю, в месяц, в квартал. Если совещание по этим показателям проходит раз в месяц, то не стоит тратить огромные ресурсы на обновление в режиме реального времени.

КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ

Самые важные количественные показатели: прибыль, выручка, продажи, численность, ФОТ и другие (в зависимости от цели отчета). Они могут складываться из множества составляющих, но эти детали можно проработать потом. Сначала надо сфокусироваться на тех показателях, что в первую очередь важны заказчику для принятия решения.

КАТЕГОРИИ, ФИЛЬТРЫ

Этот пункт описывает, как будут детализироваться ключевые показатели: по филиалам, брендам, статьям бюджета. Это тоже нужно заранее узнать. Например, директору важно фильтровать сделки по типу клиента, а такого признака в базе нет. И необходимо либо заполнить это поле в источнике данных, либо сделать агрегированный промежуточный расчет.

ЗАКАЗЧИК

Не бывает универсальных дашбордов, «для всех». Менеджер по продажам, начальник отдела и коммерческий директор принимают разные решения в рамках своих полномочий. Поэтому выводы и наборы показателей у них разные, а следовательно, и отчеты должны быть персонализированы.

Исполнитель может думать, что готовит отчет для генерального директора, а на самом деле – для заместителя, который действительно анализирует, принимает решение и уже несет «на подпись» директору. Важно не запутаться, кто реальный адресат, а кто «стоит в копии».

ВЫВОДЫ

Вывод логически исходит из показателей и категорий в отчете, правильно представленных на диаграммах. Например, помесячный график выручки растет вверх, а рентабельность падает. А рядом можно видеть список убыточных проектов.

Здесь следует говорить о том, что можно понять, глядя в отчет: где отклонения, проблемы, задержки сроков, или же все хорошо идет по плану. Это преобразование данных в информацию, но еще не принятие решения.

РЕШЕНИЯ

Дашборд в явном виде не напишет решение. Оно всегда принимается в голове заказчика, причем на основе дополнительной внешней информации или просто опыта. Но решения должны логически стыковаться с выводами, например:

– падают продажи в сегменте – увеличить рекламный бюджет;

– офис не выполняет план уже третий квартал подряд – уволить руководителя;

– низкая конверсия агентских продаж – увеличить комиссионные ставки.

Чтобы принимать такие решения обоснованно, нужно сравнить и офисы, и каналы, и разные периоды. Для этого и нужен интерактивный дашборд.

Поначалу легко перепутать решения и выводы. Часто аналитики боятся спрашивать свое руководство: «А зачем вам этот отчет? Какие решения вы будете принимать?» Может показаться, что вы лезете не в свое дело. Но хороший директор не сочтет такой вопрос за наглость, а наоборот, оценит вашу инициативу и старание сделать отчет полезнее.

Невозможно предугадать и описать все варианты решений. Но обсудить один-два варианта, связать обе колонки таблицы в один сценарий – вполне реальная задача.

Ключевые показатели

Рассмотрим процесс выделения и графического представления ключевых показателей. Они позволяют оценить достижение компанией, отделом, сотрудником поставленных целей. С английского эта аббревиатура переводится как ключевой показатель эффективности (Key Performance Indicator).

В менеджменте часто под KPI понимают план, влияющий на премию сотрудника. Например, если у менеджера по продажам установлен KPI по дебиторской задолженности, это означает, что часть его премии напрямую зависит от суммы дебиторки за месяц. Но это в теории, а в реальном бизнесе почти невозможно достоверно вычислить вклад каждого фактора в премию менеджера. Например, отток клиентов может происходить из-за усиления конкурентов, политической ситуации и другого.

Поэтому под KPI обычно понимают любой показатель, который важен для принятия решения. По нему не обязательно должен быть план. Но если плана нет, тогда нужен другой индикатор, например сравнение со средним значением, прошлым периодом или рынком.

Сложность в том, чтобы из десятков и сотен количественных показателей выбрать те самые ключевые и наглядно представить на дашборде. Тут многие начинают путаться в терминологии, например, выручка и прибыль – это метрики, показатели или данные? Рассмотрим на примере.

Продажи в 20 млн рублей за месяц – это просто данные, которые еще ни о чем не говорят. Если выручка составила 80% от плана в 25 млн или выросла на 10% к прошлому месяцу – это уже показатель, на основе которого можно сделать выводы, хорошо или плохо идут дела. Метрика и показатель часто являются синонимами. Смысл понятия «метрика» в том, что ее регулярно и осознанно измеряют. Она вычисляется из первичных данных.

Но выполнение плана по продажам будет нести разный смысл для разных руководителей. Коммерческий директор отвечает за выручку, и для него это ключевой показатель, а для финансового директора – это будет, скорее, вспомогательной метрикой для расчета операционной, чистой и других вариаций прибыли.

Рис. 5. Схема взаимосвязи KPI с метрикой и данными.

Смысл этой схемы в том, что ключевые показатели выбираются из числа метрик или рассчитываются на ее основе, и точно такие же метрики строятся на основе первичных данных. Это в корне неправильно, когда топ-менеджмент сочиняет инновационные KPI, не задумываясь о процессах оперативного сбора данных. Таким образом, является ли показатель ключевым или же просто метрикой, зависит от целевой аудитории.

KPI расположены в верхней части дашборда. Каждый показатель оформляется в виде карточки с цифрой и подписью.

Дашборд от FixPoint

Рассмотрим пример конкретного дашборда. Данная компания позиционирует свой продукт как способ визуализировать весь бизнес на одном экране (рис. 6): все ключевые показатели бизнеса собраны на одном экране и показаны так, чтобы работать с ними было максимально комфортно. Всегда актуальная информация структурирована и понятна. Она –помощник руководителя, который никогда не ошибается.

Рис. 6. Dashboard от FixPoint

Все показатели бизнеса собраны в одном месте и представлены в максимально комфортном виде: все главное и ничего лишнего (рис. 7). Благодаря схемам и графикам менеджер может мгновенно видеть, какая метрика растет, а какая падает. Ведение бизнеса в режиме реального времени позволяет управлять им намного более тонко и достигать гораздо более высоких результатов.

Рис. 7. Показатели

Хорошо настроенный дашборд делает все процессы наглядными и экономит время для принятия ключевых решений. Раньше для принятия того или иного решения нужно было потратить десятки часов, запросить отчеты, выявить взаимосвязи и понять тенденции. Теперь чтобы получить всю необходимую информацию, достаточно одного взгляда на экран.

Все интерфейсы дашбордов интуитивно понятны, графики и кнопки находятся именно там, где их ожидает увидеть пользователь системы.

Заключение

На один показатель может влиять множество других показателей. И чтобы понять куда смотреть, важно все метрики собирать в одном месте и видеть тенденции роста и падения. Выигрывает не тот, у кого больше ресурсов, а тот, кто управляет ими эффективнее. Комфортная среда для эффективной работы создается очень просто: достаточно грамотно настроить дашборд.

В результате работы было рассмотрено понятие дашборда, изучена история развития дашбордов, дана характеристика структуре дашборда, описа процесс составления техзадания на создание дашборда, дано понятие ключевых показателей, рассмотрен пример конкретного дашборда от FixPoint. Таким образом, все задачи выполнены и цель работы достигнута.

В дальнейшем для более глубокого изучения темы целесообразно рассмотреть использование дашбордов в бизнес-процессах конкретной компании.

Список источников и литературы

1. Колоколов А. Дашборд для директора.  /  А. Колоколов —  «Издательские решения», 2019. – 100 с.
2. Дашборд. FixPoint. Официальный сайт. [Электронный ресурс]. URL: https://fixpoint.cloud/dashboard (дата обращения: 10.12.2019)
3. Дашборд – что это и почему он полезен аудиту. / Епифановская О. Статья от 14.11.2019. [Электронный ресурс]. URL: https://newtechaudit.ru/dashbord-polezen-auditu/ (дата обращения: 10.12.2019)
4. Что такое дашборд и как их использовать в аналитике. / REKLAMAPLANET. [Электронный ресурс]. URL: https://reklamaplanet.ru/biznes/dasbord (дата обращения: 10.12.2019)
5. Визуализация данных: основные правила, полезные приемы и инструменты. / OWOX. [Электронный ресурс]. URL: https://www.owox.ru/blog/articles/data-visualization/ (дата обращения: 10.12.2019)