Разработка регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов»(Описание предметной области)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Для успешного развития любого предприятия, независимо от формы собственности и вида выполняемой деятельности, необходимо правильно организовать транспортную доставку заказов, как на предприятие, так и к заказчику. Перевозка более половины всех грузов на территории РФ осуществляется автомобильным транспортом. Автоматизация документооборота этой работы является актуальной задачей курсовой работы, так как составления сопроводительных документов вручную неэффективно и давно устарело.

Цель курсовой работы – разработка регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов»

Для достижения поставленной цели курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

1. Описать предметную область «Транспортная доставка заказов»

2. Выбрать средства для моделирования предметной области

3. Провести автоматизацию бизнес-процесса «Транспортная доставка заказов», т.е. описать модель «как должно быть»

4. Все схемы бизнес-процесса описать в программе BpWin

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Во введении определяются цели и задачи курсовой работы.

1. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ «ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Согласно статистическим данным перевозка более половины всех грузов на территории РФ осуществляется автомобильным транспортом. Поэтому в курсовой работе при описании предметной области «Транспортная доставка заказов» будем опираться на документационный оборот, используемый в автомобильных перевозках.

Правовое регулирование грузового автотранспортного сообщения в России регулируются постановлением Правительство РФ № 272 от 15 апреля 2011 года, которое утвердило новые Правила перевозок грузов автомобильным транспортом. Данное постановление регулирует отношения между перевозчиками, грузоотправителями, грузополучателями и другими участниками процесса транспортировки.

Основными документами этого процесса являются:

1. Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной.

Транспортная накладная (Рисунок 1) – первичный документ, который предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождает груз при его перевозке от грузоотправителя к грузополучателю.

Товарно-транспортная накладная (далее – ТТН) оформляется в двух случаях:

• при перевозке товарно-материальных ценностей силами автотранспортной компании;
• при перевозке товарно-материальных ценностей самим грузоотправителем.

Рисунок 1 – Образец транспортной накладной

Транспортную накладную в обязательном порядке подписывает грузоотправитель и перевозчик. Ее заверяют печатями перевозчик и грузоотправитель.

Использования ТТН в электронном виде не представляется возможным. В соответствии с Приказом ФНС РФ от 29.06.2012 года №ММВ-7-6/465@ транспортные накладные могут быть направлены в налоговый орган только в виде сканированных копий.

2. Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования (Рисунок 2) транспортного средства для перевозки груза (далее - договор фрахтования).

Рисунок 2 – Образец договора фрахтования

В договор фрахтования должны включаться следующие пункты:

• Предмет сделки.
• Пункты выбытия и прибытия.
• Количество мест (объем вместимости) для груза, пассажиров, багажа.
• Условия оплаты.
• Вид (род) груза.
• Кроме этого, обязательно указываются наименования (ФИО) субъектов, оформляющих соглашение, отправителя и получателя груза.

3. При определенных обстоятельствах участники транспортного процесса вынуждены оформлять акты (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Образец акта о повреждении груза

В соответствии с Правилами акты составляются в случаях если (п. 79 Правил):

• груз не вывезен по вине перевозчика;
• транспортное средство и контейнер под погрузку не предоставлены;
• утрата или недостача груза, повреждения (порчи) груза;
• груз для перевозки не предъявлен;
• фрахтователь отказался от пользования транспортным средством;
• доставка груза просрочена;
• транспортные средства задержаны или простаивают

Акт, должен обязательно должен содержать (п. 82 Правил) следующие пункты :

• дату и место составления;
• фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта;
• краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для составления акта;
• описание и фактический размер груза – в случае его утраты, недостачи или повреждения (порчи);
• подписи сторон, участвующих в составлении акта.

Анализирую постановление Правительства РФ № 272, и документы которыми регулируется «Правил перевозок грузов автомобильным транспортом», можно выделить участников процесса «Транспортная доставка заказов»

В «Транспортной доставке заказов» участвуют четыре стороны (Рисунок 4):

• грузоотправитель,
• логист,
• грузоперевозчик
• грузополучатель.

Рисунок 4 – Участники процесса «Транспортная доставка грузов»

Грузоотправитель обязан указать место загрузки и осуществить загрузку груза в транспортное средство грузоперевозчика. В задачи логиста входит: получить заказ, найти грузоперевозчика и оформить заявку. Грузоперевозчику необходимо доставить загруженный груз в место назначения за отведенное время указанное в заявке. Также грузоперевозчик отвечает за сохранность груза во время его транспортировки. Обязанностью грузополучателя является прием груза и документирование факта приема и состояния груза.

Задачей курсовой работы является автоматизация процесса транспортной доставки грузов и уменьшение времени работы по составлению сопроводительных документов всех участников процесса.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В основе описания процессов предприятия лежит моделирование предметной области и создание информационной системы предметной области.

Под моделью предметной области понимают - систему, имитирующая структуру или функционирование исследуемой предметной области и отвечающая основному требованию – быть адекватной этой области.

Предварительное моделирование предметной области позволяет сократить время и сроки проведения проектировочных работ и получить более эффективный и качественный проект.

К моделям бизнес-процессов предъявляются следующие требования:

• формализация предоставления однозначного описания структуры предметной области;
• ясность для клиентов и разработчиков за счет использования графической модели инструменты отображения;
• технико-экономическое подразумевает существование физической реализации модели в области ИС;
• обеспечение эффективного осуществления оценки модели домена на основе определенных методов и расчетных показателей.

При бизнес-планировании, строится система моделей, которая отражает структурный и оценочный аспекты функционирования предметной области. Существуют несколько классификаций моделей бизнес процессов

1. С точки зрения планирования производства предприятия выделяют следующие модели: (Рисунок 5):

• Функциональная модель предприятия - представляет собой систему элементов, которая качественно и количественно характеризует потенциальные возможности организации и дает упрощенный вид ее реального устройства

Рисунок 5 - Взаимосвязь моделей при бизнес планировании

• Процессная модель предприятия - представляет собой описание предприятия как интегрированной системы со всеми бизнес-процессами, структурными подразделениями, связанными с ним функциями производства и управления
• Количественная модель расчета производственных процессов – решает задачи по поиску максимуму целевой функции, при заданных ограничениях по ресурсам и минимизации ресурсов, необходимых для достижения желаемого значения целевой функции. Данный вид моделей рассматривается в предмете оптимизации.

2. Согласно другой классификации, исходя из моделирования сложных систем, выделяют следующие типы моделей бизнес-процессов:

• функциональная модель - описывает набор функций, выполняемых системой, и их входы и выходы;
• поведенческая модель, показывающее, когда и / или при каких условиях выполняются бизнес-функции, учитывая следующие вещи: состояние системы, событие, переход из одного состояния в другое, условия перехода, последовательность событий;
• структурная модель - характеризуется составом подсистем, и их взаимосвязями;
• информационная модель - отражает структуры данных.

3. С точки зрения релевантности содержания модели делятся на (Рисунок 6) :

• Модель «Как есть» («AS IS»): отражает реальное состояние дел во время описания, фактически существующих бизнес процессов предприятия.
• Модель «Как должно быть» («TO BE»): отражает целевое состояние, которое в будущем предполагается реализовать. Например, модель вновь открытого предприятия или новый (совершенно новый или улучшенный старый) порядок выполнения любой работы.
• Модель «Как должно бы быть» (английский «SHOULD BE»): отражает «идеализированное» положение дел (например, согласно нормативным документам, тогда как фактическая схема работы в действительности может быть несколько иной). На практике необходимость создания таких моделей встречается редко.

Рисунок 6 – Взаимосвязь моделей при реинжиниринге бизнес-процессов

Модели бизнес-процессов используются предприятиями различного назначения, которые определяют тип разрабатываемой модели. Графическая модель бизнес-процесса в виде интуитивно понятной, общепринятой схемы может служить для обучения новых сотрудников их служебным обязанностям, координации действий между структурными подразделениями компании, выбора или разработки компонентов информационной системы и т. д.

Моделирование бизнес-процессов позволяет оценить эффективность процессов протекающих на предприятии и посмотреть, как процесс будет выполняться с входными данными, которые еще не встречались в реальной работе предприятия. Исполняемые модели бизнес-процессов можно запускать на специальном программном обеспечении для автоматизации процесса непосредственно на модели.

Реализация бизнес-процесса подразумевает использование соответствующих инструментов: чертежей, диаграмм, графиков, форм, а также готовых решений, таких как специальное программное обеспечение.

Основной темой курсовой работы является изучение функциональных моделей бизнес-процессов, рассмотрим их более подробно

Методология IDEF0 является графическим языком для описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Цель функциональной методики описания бизнес-процессов предприятия – это построить функциональную диаграмму исследуемой системы, описывая все необходимые процессы с достаточной точностью, чтобы однозначно моделировать работу системы.

Методология основана на четырех основных понятиях: функциональный блок, дуга интерфейса, декомпозиция, глоссарий (Рисунок 8).

Рисунок 7 – Функциональный блок

Функциональный блок описания процессов предприятия (Activity Box) является специфической функцией в рамках рассматриваемой системы. Название каждого функционального блока, описывающего процессы предприятий, должно быть глаголом (например, «производить услуги»). На диаграмме функциональный блок представлен прямоугольником Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое специфическое значение (роль), в то время

• верхняя стрелка, это информация, отвечающая за "Управление" (Control) ;

• левая стрелка, это информация, отвечающая за - "Вход" (Input);

• правая стрелка, это информация, отвечающая за - "Выход" (Output);

• нижняя стрелка, это информация, отвечающая за, - "Механизм" (Mechanism).

Интерфейсная дуга (Arrow) отображает элемент системы. Интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсными дугами могут быть элементы реального мира или потоки данных и информации.

В зависимости от того, к какой из сторон функционального блока подходит интерфейсная дуга, может быть[5]:

• "входящей",
• "исходящей",
• "управляющей".

Разложение одного функционального блока на составляющие является основой концепции стандарта IDEF0. Принцип декомпозиции применяется, когда сложный процесс делится на его компоненты.

Модель IDEF0 всегда начинается с представления всей системы в целом - интерфейса функционального блока с дугами, выходящими за пределы обрабатываемой области. Такая диаграмма с одной функциональной единицей называется контекстуальной схемой.

Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень детализации. Правильный выбор точки зрения значительно сокращает время, затрачиваемое на построение окончательной модели.

Рекомендуется использовать от трех до шести функциональных блоков для использования в схеме, количество соответствующих функциональных блоков в одном (на основе одного функционального блока) должно быть лучше четырех.

Интуитивный графический язык IDEF0 делает модель вполне читаемой и для тех, кто не участвовал в проекте ее создания, а также эффективно для дисплеев и презентаций. Впоследствии на основе построенной модели могут быть организованы новые проекты, направленные на создание модельных изменений.

Одной из известных методик используемый на концептуальном уровне является методология IDF0. Методология IDEF0 является следующим этапом в разработке графического языка для описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). [7]

Цель функциональной методики описания бизнес-процессов предприятия на концептуальном уровне является необходимость - построить функциональную диаграмму исследуемой системы, описывая все необходимые процессы с достаточной точностью, чтобы однозначно моделировать работу системы.

Методология основана на четырех основных понятиях: функциональный блок, дуга интерфейса, декомпозиция, глоссарий.

Функциональный блок описания процессов предприятия (Activity Box) является специфической функцией в рамках рассматриваемой системы. Название каждого функционального блока, описывающего процессы предприятий, должно быть глаголом (например, «производить услуги»). На диаграмме функциональный блок представлен прямоугольником (Рисунок 8). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое специфическое значение (роль), в то время

Рисунок 8 – Функциональный блок

• верхняя стрелка, это информация, отвечающая за "Управление" (Control) [6];

• левая стрелка, это информация, отвечающая за - "Вход" (Input);

• правая стрелка, это информация, отвечающая за - "Выход" (Output);

• нижняя стрелка, это информация, отвечающая за, - "Механизм" (Mechanism).

Интерфейсная дуга (Arrow) отображает элемент системы. Интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсными дугами могут быть элементы реального мира или потоки данных и информации.

В зависимости от того, к какой из сторон функционального блока подходит интерфейсная дуга, может быть[5]:

• "входящей",
• "исходящей",
• "управляющей".

Разложение одного функционального блока на составляющие является основой концепции стандарта IDEF0. Принцип декомпозиции применяется, когда сложный процесс делится на его компоненты.

На рынке существуют множество программных продуктов, которые помогают построить бизнес-процессы, такие программы относят к CASE-средствам проектирования и разработки. CASE-технология - это совокупность методов, нотаций и инструментов, которые позволяют визуализировать модели в проблемной области, проанализировать модель системы на всех этапах разработки и сопровождения системы и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей.[

Основная цель использования CASE-технологий заключается в максимизации автоматизации этапов анализа и проектирования системы для того, чтобы построить формальную и последовательную модель системы (Рисунок 9).

Рисунок 9 – Современные CASE-средства

К популярным CASE-средствам относят :

• BPwin,
• Rational Rose
• MS Visio [24].

BPwin представляет собой программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки создания информационных систем. Она относится к категории CASE-инструменты верхнего уровня. BPwin в его первой версии был выпущен в 1995 году в сочетании с другим инструментом CASE - ERwin, предназначенный для моделирования данных. (Рисунок 10)

Рисунок 10 -– Логотип BPwin

BPwin поддерживает функциональное моделирование, моделирование бизнес процессов и потоков данных. Соответствующие схемы реализованы на основе стандарта IDEF0, IDEF3 и DFD.

Microsoft Visio — векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 (Рисунок 11).

Рисунок 11 - Логотип Microsoft Visio

Visio предоставляет множество различных объектов, с которыми можно взаимодействовать.

В курсовой работе разработку моделей будем проводить в программе BPwin, так как данная программа установлена на компьютере и имеется бесплатная пробная версия для работы.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. Бизнес–процессы делят на основные, производящие основные выходы, получаемые партнерами компании, и вспомогательные, выход которых используется другими подразделениями компании.

Концептуальное проектирование начинают с диаграммы верхнего уровня, где рассматривается связь службы доставки со внешней средой (Рисунок 12)

Рисунок 12 – Транспортная доставка заказов, модель 0 уровня

Входной информацией служат:

• • Груз для доставки.
  • Товарно-транспортная накладная.

Выходной информацией является:

• • Акт повреждения заказа
  • Доставленный груз;

Управляющей информацией являются требования бухгалтерской отчетности и внутренние документы организации.

Механизмами являются люди, которые осуществляют все операции формирования отчетности и осуществляют деятельность по доставке груза согласно своим обязанностям:

• • Грузоотправитель,
  • Логист,
  • Грузоперевозчик,
  • Грузополучатель

Основными операциями по доставке груза являются (Рисунок 13):

• Оформление груза,
• Оформление документов,
• Отправка груза,
• Доставка груза

Рисунок 13 – Основные операции регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов». Как есть

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 1)

Таблица 1 – Бизнес-процесс «Транспортная доставка заказов». «Как есть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Оформление груза	Товарно-транспортная накладная, Груз для доставки	Опись груза (его параметры, вес, объем и т.д.)	Внутренние документы организации	Грузоотправитель, Грузоперевозчик
Оформление документов	Опись груза	Договор на отправку груза	Внутренние документы организации, Требование бухгалтерской отчетности	Грузоперевозчик
Отправка груза	Договор на отправку груза, Груз для доставки	Сопроводительные документы	Требование бухгалтерской отчетности, Внутренние документы организации	Грузоперевозчик, Логист
Доставка груза	Сопроводительные документы	Доставленный груз, Акт о повреждении груза	Требование бухгалтерской отчетности, Внутренние документы организации	Грузоперевозчик, Логист, Грузополучатель

Рассмотрим более подробно операцию Оформление груза (Рисунок 14)

Рисунок 14 – Операция «Оформление груза»

Основными операциями являются:

• Осмотр груза,
• Замер параметров груза,
• Упаковка груза.

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 2)

Таблица 2 – Бизнес-процесс «Оформление груза»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Осмотр груза	Груз для доставки	Отметка о разрешенном для перевозке грузе	Внутренние документы компании	Грузоперевозчик, Грузоотправитель
Замер параметров груза	Груз для доставки, Отметка о разрешенном для перевозке грузе	Параметры груза	Внутренние документы компании	Грузоперевозчик
Упаковка груза	Параметры груза Груз для доставки Товарно-транспортная накладная	Опись груза	Внутренние документы компании	Грузоперевозчик

В нынешнем состоянии деятельность по доставке грузов не автоматизирована, большая часть операций осуществляется при помощи офисных программных продуктов, таких, как Microsoft Excel и Microsoft Word и вручную.

Грузоперевозчик более половины рабочего времени затрачивает на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с учетом груза, оформлением груза и т.д. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний, но по мере роста объема информации доля таких работ возрастает.

Подводя итог, к главным недостаткам можно отнести:

• • большие трудозатраты, связанные с обработкой данных по оформлению груза;
  • повышение вероятности ошибок при оформлении бумажных документов, связанных с человеческим фактором;
  • пониженная достоверность информации по причине дублирования данных;
  • несовершенство сбора, обработки и передачи данных
  • трудоемкость при формировании периодических отчетов.

Таким образом, необходим реинжиниринг процессов, т.е. их автоматизация.

2. РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Как видно из предыдущий главы, процесс оформления груза - это длительный и трудоемкий процесс. Современные системы автоматизации учета позволяет автоматизировать процессы оформления документов, и работу с постоянными грузоотправителями ускорить.

Предлагается к механизмам каждого бизнес процесса добавить Компьютер с Автоматизированной информационной системой.

Процесс автоматизации подразумевает под собой следующее:

• Эффективное управление грузами.
• Эффективное управление логистическими операциями.
• Контроль деятельности персонала.
• Расширенные возможности по поиску и фильтрации грузов.
• Предоставление оперативной данных ля принятия управленческих решений.

Автоматизированная информационная система необходима для:

• повышения качества обслуживания;
• сокращения времени регистрации груза,
• сокращения ошибок при оформлении документов на транспортную доставку заказов
• снижение трудоемкости при формировании периодических отчётов.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

После автоматизации бизнес процесса «Транспортная доставка заказов» он будет выглядеть следующим образом (Рисунок 15).

Рисунок 15 – Транспортная доставка заказов. «Как должно быть»

На этом уровне добавляется новый механизм – Компьютер, к каждой операции. Более подробно показано в таблице 3

Таблица 3 – Бизнес-процесс «Транспортная доставка заказов». «Как есть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Оформление груза	Товарно-транспортная накладная, Груз для доставки	Опись груза (его параметры, вес, объем и т.д.)	Внутренние документы организации	Грузоотправитель, Грузоперевозчик, Компьютер с ИС
Оформление документов	Опись груза	Договор на отправку груза	Внутренние документы организации, Требование бухгалтерской отчетности	Грузоперевозчик, Компьютер с ИС
Отправка груза	Договор на отправку груза, Груз для доставки	Сопроводительные документы	Требование бухгалтерской отчетности, Внутренние документы организации	Грузоперевозчик, Логист, Компьютер с ИС
Доставка груза	Сопроводительные документы	Доставленный груз, Акт о повреждении груза	Требование бухгалтерской отчетности, Внутренние документы организации	Грузоперевозчик, Логист, Грузополучатель, Компьютер с ИС

Введение данного механизма позволит на следующем уровне декомпозиции работ сократить некоторые операции, и операция Оформление груза будет выглядеть следующим образом (Рисунок 16)

Рисунок 16 – Автоматизации процесса Оформление груза

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 4)

Таблица 4 – Бизнес-процесс «Оформление груза». «Как должно быть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Автоматизированный осмотр груза	Груз для доставки	Список параметра груза в системе	Внутренние документы компании	Грузоперевозчик, Грузоотправитель
Упаковка груза	Параметры груза Груз для доставки Товарно-транспортная накладная	Опись груза	Внутренние документы компании	Грузоперевозчик

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы выполнены следующие задачи:

1. Описана предметная область «Транспортная доставка заказов»

2. Проведено моделирование бизнес-процесса «Транспортная доставка заказов» «как есть»

3. Проведена автоматизация бизнес-процесса «Транспортная доставка заказов», т.е. описать модель «как должно быть»

4. Все схемы бизнес-процессов описаны в программе BpWin

Проведенные работы по автоматизации транспортной доставки заказов позволят сократить время выполнения операций и избежать множества ошибок при ручной обработке документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. Проф. Титоренко Г.А. – М.: ЮНИТИ, 2013.
2. Бугорский В.Н., Фомин В.И. Информационные системы в экономике: основы информационного бизнеса. Учеб. пособие. С.- Пб.: СПбГИЭА, 2012. – 220с..
3. Калямин В.В Основы проектирования реляционных баз данных / Калямин В.В //ИНТУИТ.РУ, Бином. Лаборатория знаний, 2014
4. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т. С. Карпова. - СПб.: Питер, 2011. - 304 с.: ил