Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» ( Описание предметной области. Постановка задачи )

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Основой любого успешного бизнеса является грамотное планирование всех аспектов ведения коммерческой деятельности, начиная от действий, которые необходимо выполнить для достижения той или иной цели предприятия, заканчивая рациональным планированием ресурсов, которые будут выделены для осуществления этих целей. Поскольку предприятие изначально создаётся с целью извлечения прибыли, а товар является инструментом для её получения, то появляется необходимость грамотно вести учёт материальных ценностей, разрабатывая для этого различного рода регламенты, которые описывают последовательность действий для осуществления данной цели.

В данный момент для разработки подобного рода регламентов используются специализированные программные средства, которые позволяют составлять и представлять их в графическом виде. Основным видом нотаций подобного рода диаграмм и схем является нотация BPMN.

Аббревиатура BPMN расшифровывается как Business Process Model and Notation, что переводится как «Нотация и модель бизнес-процессов».
Данная нотация используется для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм. Для этого в нотации используется набор интуитивно понятных элементов, которые помогают визуализировать сложные конструкции бизнес-процессов. Основная цель BPMN — создание стандартного набора условных обозначений, понятных всем бизнес-пользователям.

Основной целью данной курсовой работы является разработка регламента для выполнения процесса «Складской учёт».

Для достижения данной цели определим задачи, которые будет необходимо решить. Главной задачей данной курсовой работы является построение схем управления процессом и схем подпроцессов складского учёта. Для этого необходимо будет рассмотреть предметную область и определить участников, которые будут действовать в ней и определить владельцами каких процессов они являются. Далее следует определить входные документы, которые запустят процесс складского учёта, а также отчёты, которые будут получены по итогу деятельности. После будет необходимо построить два набора схем: первый набор будет описывать первоначальную предметную область складского учёта, его главный процесс, включая последовательность подпроцессов внутри него, а второй – будет описывать область после внесения в неё изменений, которые необходимо будет определить после построения первого набора.

Глава 1. Регламент процесса «Складской учёт»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Перед тем, чтобы заняться непосредственно процессом разработки регламента необходимо определить предметную область, а также поставить задачу, которая будет реализована, описать процессы, происходящие внутри, а также определить формы отчётов, которые можно получить по результатам выполненных процессов.

Предметной областью в данной курсовой работе является склад некой развивающейся фирмы, которая занимается продажей бытовой техники и электронных устройств. Данная область выбрана неслучайно, так как именно на складе наиболее ярко представлены все процессы, связанные с учётом, начиная с момента поступления товара на склад, заканчивая его отгрузкой покупателю.

Смысл реализуемой задачи заключается в разработке регламента основного процесса данного склада – процесса складского учёта товаров и материалов, поступивших от поставщика с последующим их хранением. Однако, учёт товаров нельзя рассматривать отдельно от других двух важных процессов, которые могут воздействовать на него – это процесс поступления (или же оприходования) товара и процесс списания (отпуска) его со склада. Они, так или иначе, являются частями оборота товаров в складской деятельности и влияют на количество товарных единиц, одновременно находящихся на хранении. Они неизбежно участвуют в документообороте склада на всём этапе сопровождения товара, начиная с момента прибытия от поставщика, заканчивая моментом отгрузки в торговые точки или выдачи его конечному покупателю, поэтому разработка регламента для складского учёта должна охватывать весь цикл, начиная от прихода товара на склад, заканчивая его отгрузкой. Также необходимо отразить документы и отчёты, которые участвуют в процессе или которые можно получить по итогу деятельности.

Для того чтобы приступить к разработке регламента нам необходимо узнать исходные данные, которые запустят главный процесс и его подпроцессы в данной предметной области, а также документы, которые будут получены после их окончания. Для этого последовательно рассмотрим все этапы движения товара внутри склада, начиная с момента его доставки, отмечая исходные данные, а также документы, которые можно получить после прохождения того или иного этапа в цикле нахождения товара на складе.

Исходными данными для данной предметной области являются документы, которые поступают вместе с грузчиком-экспедитором от поставщика, а именно:

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – данный документ оформляется по форме 1-Т, и служит для подтверждения факта приёмки передачи товарно-материальных ценностей, которые были доставлены транспортом. Первая часть состоит из товарного раздела, который служит для списания товаров у грузоотправителей и их оприходования у грузополучателей. Вторая часть, транспортная, служит для учёта проведённой транспортной работы и расчётов за услуги транспортировки товаров.
Накладная от поставщика – данный документ является основанием для оприходования товара;
Счёт-фактура - документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Счёт-фактура выставляется продавцом покупателю после окончательного приема покупателем товара или услуг. В зависимости от законодательства счёт-фактура может выполнять различные функции. В Российской Федерации документ применяется только для налогового учёта НДС.

В ходе рабочего процесса склада можно получить различные формы отчётов. В зависимости от того, какие результаты были получены при проверке товара на этапе его приёма на склад, можно получить несколько путей развития событий, которые будут отличаться как по производимым действиям, так и по отчётам, которые можно получить после окончания деятельности.

Рассмотрим возможные варианты движения товаров на складе и отметим документы, которые можно получить на каждом этапе его движения.

После получения документов, указанных выше, начинается проверка пришедших товаров. Проверяется соответствие названия товаров, указанных в сопроводительных документах, их качество, объёмы поставки, комплектность. В зависимости от результатов проверки можно получить два сценария дальнейших событий:

Если при проверке обнаружены расхождения в сопроводительных документах или в количестве, или качестве товара, то оформляются следующие документы:

Акт о приёмке материалов М-7; На основании данного акта осуществляется составление претензий контрагенту.
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ ТОРГ-2.

После оформления данных документов, оформляется претензия к поставщику или владельцу и товар возвращается в место, откуда был доставлен.

Если товары пришли с сопроводительными документами, в нужном количестве и качестве, то оформляются следующие документы:

Акт о приёмке товаров ТОРГ-1. Данный документ оформляется для учёта товарно-материальных ценностей при приёмке и после проверки доставленных товаров. Заполнение данного акта является подтверждением того, что принятый товар проверен и принят на склад.
Приходная накладная. Оформляется на основании накладной от поставщика и необходима для учёта поступающей на склад продукции.
Приходный складской ордер М-4. Данный документ оформляется для учёта материалов и товаров, которые поступили на склад в определённый день.

После оформления данных документов, товарные и налоговые накладные вносятся в специальный журнал регистрации, после чего товар попадает на склад и начинается этап хранения и перемещения.

На этом этапе учитывается движение и местонахождение товара внутри склада. Это очень важный этап для любого предприятия, так как это помогает отслеживать количество необходимого товара и, с помощью логистики, вовремя пополнять запасы, которые пользуются спросом у покупателей.
Основные мероприятия, в результате которых могут быть получены какие-либо отчёты, могут быть представлены следующими процессами:

Хранение товаров. Суть данного процесса заключается в маркировке товаров, принятых на прошлом этапе и их дальнейшем размещении на складе предприятия. В ходе данного процесса оформляются следующие документы:
1. Карточка учёта материалов М-17. Данный документ оформляется для учёта движения материалов, и учёта их местонахождения. На каждый вид, размер, модель товаров заполняется своя карточка на основании приходных документов, например, ордера М-4, в день совершения операции.
2. Товарный ярлык ТОРГ-11. Данный ярлык применяется для учёта товаров в местах их хранения. Он содержит: наименование товара, артикул, модель, количество на складе. Информация с ярлыка нужна для заполнения инвентаризационной описи.
Перемещение товаров внутри организации. Основным смыслом этого процесса является перемещение товаров внутри организации, например, между головным отделением и его филиалами, или между предприятием и его дочерней фирмой, с оформлением соответствующих документов, таких как:
1. Требование-накладная М-11. Оформляется при перемещении товаров внутри подразделений предприятия или между материально-ответственными лицами (МОЛ). Один экземпляр остаётся на сдающем товар складе, а второй отдаётся лицу, принимающему данный товар. Также этим документом оформляется сдача на склад неизрасходованных материалов, которые были ранее получены по требованию.
2. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-13. Оформляется при внутреннем перемещении между филиалами своим транспортом. Применяется для учёта внутри организации материально-производственных запасов и составляется в двух экземплярах для сдающей товары структурной единицы и для принимающего подразделения для оприходования ценностей.

После выполнения всех необходимых организации операций с товаром, включая хранение (которое может достигать долгие месяцы) и оформлением всех необходимых документов, товар готов к реализации потребителю и начинается этап отпуска товаров со склада.
Заключительным этапом цикла документооборота, а также движения товара на складе является его отпуск конечному потребителю, либо стороннему предприятию. На данном этапе товар подготавливается к отправке к покупателю или к выдаче непосредственно с самого склада, а также оформляются следующие документы:

Накладная на отпуск материалов на сторону М-15. Оформляется при передаче материальных ценностей из одной организации в другую, а также при выбытии материалов после их продажи. Один из экземпляров документа необходим для отпуска материалов со склада, а второй передаётся получателю товаров. В накладной указывается цена отгружаемых со склада материалов.
Товарная накладная ТОРГ-12. Оформляется для непосредственного отпуска товаров со склада при их продаже сторонним предприятиям и для осуществления учёта соответствующей операции. Один экземпляр накладной остаётся у продавца и подтверждает факт списания товаров, а второй экземпляр, а также счёт-фактура и ТТН отдаётся грузополучателю как основание для оприходования товарно-материальных ценностей.

После чего товар отправляется на склад другого предприятия-получателя, либо передаётся в руки покупателю.

В случае, если на складе происходит порча товаров по каким-либо причинам, то оформляется документ о списании товаров, а именно:

Акт о списании товаров ТОРГ-16. Оформляется при возникновении порчи товаров. На основании данного акта материалы и товары переводят из используемых в незадействованные и затем списываются.

Таким образом, все этапы, которые проходит товар на складе, вместе с документами, которые отражают выполненные в ходе этих этапов процессы, можно представить в виде таблицы:

Таблица 1 – Этапы движения товара и документы, полученные на данных этапах

Наименование этапа	Наименование документов, участвующих в данном этапе (с примечаниями)
Приём товаров	1. Товарно-транспортная накладная (исход. данные); 2. Накладная от поставщика (исход. данные); 3. Счёт-фактура (исход. данные); 4. Акт о приёмке материалов М-7 (при нарушениях); 5. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ ТОРГ-2 (при нарушениях); 6. Акт о приёмке товаров ТОРГ-1; 7. Приходная накладная; 8. Приходный складской ордер М-4
Хранение и перемещение товаров	1. Приходный складской ордер М-4 (вход.данные); 2. Карточка учёта материалов М-17 (хранение); 3. Товарный ярлык (хранение); 4. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-13 (перемещение); 5. Требование-накладная М-11 (перемещение);
Отпуск/выбытие товаров	1. Накладная на отпуск материалов на сторону М-15 (продажа); 2. Товарная накладная ТОРГ-12 (продажа); 3. Счёт-фактура (продажа); 4. Товарно-транспортная накладная (продажа); 5. Акт о списании товаров (при порче товара);

После того, как мы определили исходные данные и результаты, необходимо сделать акцент на персонале склада, определить материально-ответственных лиц и их должностные обязанности. Персонал любого склада включает в себя:

Заведующий складом.

Сотрудник с данной должностью отвечает за организацию рабочего процесса среди подчинённых, несёт материальную ответственность за товарно-материальные ценности, обеспечивает контроль ведения учёта складских операций, а также составление отчётности. Также следит за соблюдением техники безопасности, соблюдения санитарных норм, норм охраны труда и противопожарной безопасности, а также, в случае необходимости, проводить мероприятия, направленные на повышение квалификации складских работников;

Кладовщик.

В должностные обязанности кладовщика входит приём на склад, хранение и выдача со склада материальных ценностей, проверка сопроводительных документов, руководство работами по погрузке, выгрузке и размещению товаров внутри склада, составление актов на списание, недостачу и порчу товаров, соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных ведомостей и т.д.;

Грузчики.

В обязанности грузчиков входят непосредственная погрузка и выгрузка материалов, а также обслуживание погрузочно-разгрузочных приспособлений и средств транспортировки;

Младший рабочий персонал.

В должностные инструкции данных сотрудников входит поддержание чистоты территории склада и поддержка соответствия гигиены гигиеническим нормам.

Поскольку тематика курсовой работы направлена на разработку регламента по учёту движения товаров на складе, а так этот функционал входит в должностные обязанности заведующего складом и кладовщика, то только данные роли будут участвовать в разработке регламента для решения данной задачи.

1.2 Выбор средства моделирования бизнес-процессов.

После того, как мы определили исходные данные, обозначили и рассмотрели этапы и процессы внутри предметной области, нам необходимо рассмотреть виды схем, которые требуется построить, а также сами средства моделирования и их инструментарий.

В требованиях к курсовой работе было заявлено несколько видов схем складского учёта, которые необходимо спроектировать с помощью средств моделирования, а именно:

Схемы управления процессом.

Данные схемы – это наглядное графическое отражение в целом всего бизнес-процесса складского учёта, с отображением его владельца, ресурсов для его исполнения, входящих и выходящих из него продуктов, а также их поставщиков и потребителей.

Схемы подпроцессов.

Схемы подпроцессов используются для разделения на части главного процесса и повышения читаемости и наглядности схем. Также они могут использоваться для описания повторяющихся действий внутри различных процессов, в то время как схема процесса отражает верхние уровни организации и помогают понять логику бизнес-процесса, без знания деталей. В общем случае данная схема представляет собой процесс с последовательностью подпроцессов, которые необходимо выполнить для получение конечного результата.

Для составления вышеперечисленных схем будут использованы нотации BPMN и IDEF0. Для их дальнейшего построения необходимо выбрать программный продукт, который будет соответствовать следующим требованиям:

Иметь инструментарий, достаточный для построения схем и диаграмм в нотациях BPMN и IDEF0.
Обладать интуитивно понятным интерфейсом. Это позволит легче ориентироваться в программе и быстрее обучать пользователей, которые будут с ней работать.

Из множества программ, которые используются для построения данных диаграмм, я выбрал Microsoft Visio, потому что в данном программном продукте имеется возможность построение диаграмм в строгом соответствии нотациями BPMN и IDEF0, имеется множество различных шаблонов, которые помогают в проектировании не только диаграмм в данных нотациях, но и при моделировании рабочего процесса организации, планировании различного рода помещений или рабочих мест сотрудников и многое другое.

Также у данной программы удобный и понятный интерфейс, который лёгок в освоении и использовании, так как он ничем не отличается от того, который реализован в других офисных программах Microsoft, таких как Word и Excel.

1. Моделирование предметной области.

Для моделирования процесса взят склад некой развивающейся фирмы, которая занимается продажей бытовой техники и электронных устройств.

Складской и бухгалтерский учёт в данной компании ведётся в журнально-ордерной форме.

Для наглядности составлены следующие диаграммы, которые помогают визуально представить то, как осуществляется процесс складского учёта в данной компании:

Схемы управления процессом.

Первая диаграмма (рис.1) наглядно демонстрирует, кто является владельцем данного процесса, какие у этого процесса есть входы и выходы, ресурсы, а также их поставщики и потребители продукции. Для начала стоит дать определения того, кто такой владелец процесса и что из себя представляют входы и выходы процесса, а также разъяснить что является ресурсом бизнес-процесса.

Владелец процесса – это должностное лицо или орган управления, имеющий в своём распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся его входом.

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.
Выход, или же продукт бизнес-процесса – это материальный или информационный объект, или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними клиентами.

В данной предметной области подобным владельцем является заведующий склада, так как на складе он является высшим должностным лицом, который несёт полную ответственность за действия на складе, а также может распоряжаться складскими ресурсами, такими как персонал и складское оборудование. Он может подчиняться только генеральному директору, поскольку только генеральный директор может назначить заведующего на данную должность.

Ресурсами процесса является персонал склада, в основном это кладовщики. Данный персонал имеет необходимые навыки и квалификацию, которые используются в ходе всего процесса складского учёта, начиная от приёмки, заканчивая отгрузкой товара.

Поставщиком в данный процесс является грузчик-экспедитор от поставщика. Он доставляет необходимые ресурсы, которые будут являться входом в данном процессе, а именно товар и сопроводительные документы.

Потребителями же в данном процессе являются покупатель и бухгалтерия. Покупатель получает товар и оформленные на него сопроводительные документы, а бухгалтерия – отчётность по движению товаров на складе. Данные объекты будут также являться выходами в данном процессе.

Рисунок 1. Структурная схема процесса складского учёта

Следующая диаграмма (рис.2) более подробно представляет общую диаграмму управления, отражая основные этапы, которые проходит каждый товар внутри склада. На ней изображены подпроцессы, а именно "Приём товаров», «Хранение товаров», «Комплектация товаров», «Отгрузка товаров», а также «Списание товаров по результатам инвентаризации».

Данная диаграмма выполнена в нотации IDEF0 и наиболее чётко отражает потоки ресурсов, которые были задействованы внутри процесса складского учёта.

Рассмотрим эту диаграмму подробней. Всё начинается с входных ресурсов, а именно товара и его сопроводительных документов от поставщика, которые попадают на этап приёма товаров.
На данном этапе кладовщик, следуя своим должностным инструкциям, принимает товар, составляет акт приёма товаров и принимает его на склад, после чего заполняет складские документы на него и размещает в складском помещении.

Этот принятый товар переходит на этап хранения, где хранится на территории склада и значится в карточках учёта на каждый товар, а также в общем журнале учёта.

Далее, в случае получения заказа на товар или получения накладной на перемещение товара, данные о товаре попадают на этап комплектации товаров, где кладовщик находит весь указанный в накладной товар и собирает его вместе.

Скомплектованный товар попадает на этап отгрузки, где отгружается конечному покупателю.

Изменение количества товаров, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения, может происходить на основании результатов проведённой инвентаризации. Основаниями для проведения инвентаризации являются: смена материально-ответственного лица, обязательная годовая инвентаризация или обнаружение недостачи, или излишков. В данном процессе со стороны склада участвует заведующий данным складом.

Также следует отметить то, что каждый этап регламентируется должностными инструкциями сотрудника, который выполняет тот или иной процесс на всём этапе движения товара на складе.

Рисунок 2. Развёрнутая схема управления процессом складской учёт

Схемы процесса и подпроцессов.

На иллюстрации ниже (рис.3) изображена схема процесса складского учёта, представленная в виде последовательности трёх главных подпроцессов, которые влияют на данный учёт – «Приём товара», «Хранение товара» и «Выбытие товара».

Представленные подпроцессы на указанной диаграмме являются свёрнутыми, т.е. детали данных подпроцессов сознательно скрыты, чтобы облегчить визуализацию и сделать схему более понятной для читателя.

Рисунок 3. Схема процесса складского учёта с подпроцессами

Далее следует сделать акцент на самих подпроцессах и отразить действия, которые происходят внутри них. Это позволит детальнее изучить процессы, которые происходят внутри предметной области и даст понимание о том, когда, какие и в какой последовательности исполняются действия персоналом во время реализации этих подпроцессов.
На данных диаграммах будут отражены документы, которые запускают процессы, а также документы, которые будут получены по завершению действий внутри процессов.

Первым подпроцессом, который предлагается рассмотреть, является подпроцесс приёма товаров (рис.5). На данном этапе исполнителями являются кладовщик и заведующий складом. Этап начинается с прибытия грузчика-экспедитора, который доставляет товар и сопроводительные документы к нему. Кладовщик, согласно своим должностным обязанностям, проверяет весь пакет сопроводительных документов, который необходим при приёмке товара (полный список можно найти в таблице 1) и в случае, если был доставлен не полный пакет документов, то кладовщик вправе отказать в приёме товара. В случае, если сопроводительные документы в порядке, кладовщик проверяет количество товара, а также его качество. В случаях, если товар прибыл в ненадлежащем качестве кладовщик отказывает в приёме товара и составляет претензию поставщику. Если товар пришёл в нужном качестве и количестве, или если наблюдаются небольшое расхождение по количеству принимаемого товара, кладовщик вправе принять товар на склад, но во втором случае он также оформляет претензию поставщику по расхождению в количестве товара.

Далее следует подпроцесс оформления складских документов (рис.4). В данном подпроцессе кладовщик оформляет складские документы на приём товара (список документов указан в таблице 1), после чего проверяет наличие на данный товар карточки учёта. Если подобный товар прибыл на склад впервые, то кладовщик оформляет новую карточку, после чего заполняет данные о товаре из сопроводительных документов. В случае, если товар раньше уже поступал на склад, кладовщик отражает динамику движения данного товара в ранее созданной карточке учёта.

Рисунок 4. Подпроцесс оформления складских документов

После оформления необходимых документов, кладовщик сообщает заведующему складом о завершении оформления складских документов и передаёт ему сопроводительные и складские документы для того, чтобы заведующий зафиксировал динамику движения товара на складе и отразил её в общем журнале складского учёта.

После отражения поступления товара на склад заканчивается подпроцесс принятия товаров, по итогу которого можно получить карточки складского учёта на каждый прибывший товар.

Рисунок 5. Схема подпроцесса приёма товаров

Далее следует подпроцесс хранения товара на складе (рис.6), входным документом для которого являются карточки учёта товара, полученные в прошлом подпроцессе. Исполнителем же является только кладовщик, так как он физически участвует в перемещении товара внутри складского помещения.

Данный подпроцесс самый малочисленный на производимые в нём действия, так как на данном этапе в основном происходит хранение товара до отгрузки.

Итак, данный этап начинается при наличии у кладовщика заполненных карточек учёта товаров, которые были оформлены на предыдущем этапе и благодаря которым кладовщик определяет место, где следует разместить товар. После размещения товара возможно два варианта развития событий:

Если товар только прибыл на склад, то он размещается в отведённой для него секции хранения, которая указывается в карточке учёта на данный товар;
Если данный товар необходимо переместить в другую секцию на складе, то кладовщик перемещает товар в новое место и обновляет информацию о месте хранения.

Рисунок 6. Подпроцесс хранения товара на складе

Заключительным подпроцессом в процессе складского учёта является выбытие товара. Как и на этапе приёма товара в данном подпроцессе исполнителями являются кладовщик и заведующий складом. Входным документом, запускающим данный подпроцесс, является накладная по форме М-15.

На рисунке 7 кладовщик, получая накладную М-15, начинает собирать заказ для отгрузки согласно позициям накладной, в зоне участка комплектования. После того, как заказ был скомплектован, товар со склада выдаётся кладовщиком покупателю в зоне выдачи по оформленной бухгалтерией и подписанной получателем накладной ТОРГ-12. В ней кладовщик проверяет наличие печати организации и подписи получателя или наличие оригинала доверенности на получение товара. Если накладная ТОРГ-12 оформлена надлежащим образом, то кладовщик выдаёт товар, оставляя у себя экземпляр этой накладной.

Далее, кладовщик передаёт экземпляр накладной ТОРГ-12 заведующему складом, который вносит изменения в журнал движения товара на складе, после чего завершается подпроцесс выбытие товара.

Рисунок 7. Подпроцесс выбытия товаров

Глава 2. Определение возможностей для улучшения в предметной области и построение UML диаграмм с учётом внесённых изменений.

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению.

Для того, чтобы маленькой компании начать развиваться на рынке, ей необходимо увеличить поток отпускаемых товаров покупателю. Как следствие этого увеличивается количество закупаемого товара и объём поступающих на склад сопроводительных документов, на обработку которых вручную придётся потратить много времени, если вообще получится её обработать. В таком случае на помощь приходят системы складского учёта – специальные коммерческие программы или сложные продукты, которые помогают в электронном виде учитывать движение товара, а также отслеживать его количество на складе в автоматическом режиме, составлять на него складскую документацию и выгружать отчёты для всех авторизованных пользователей.

Данные системы очень выгодны для крупного предпринимателя с большим товаро- и документооборотом, а также для работников, которые работают с большим количеством документации. Во-первых, все документы, которые необходимы для приёма или внесения изменений в количество товара на складе в момент отгрузки находятся в системе складского учёта и составляются по заранее созданным шаблонам. Пользователю необходимо лишь выбрать необходимый шаблон и заполнить данные в нём. Это позволяет сократить количество ошибок при оформлении документов, а также сократить место, необходимое для хранения бумажной документации.

В данных системах можно создавать карточки и журналы учёта товаров. При изменении количества товара в момент поступления или выбытия, система автоматически внесёт изменения в сопряжённые журналы и карточки. Это позволяет более точно отслеживать количество товара, который находится на складе и предупреждать заведующего складом о том, что необходимо пополнить запасы того или иного товара.

Автоматизированные системы складского учёта позволяют следить за номенклатурой товаров на складе, которые не пользуется спросом у покупателей и своевременно пополнять запасы активно продаваемых товаров.

Система складского учёта позволяет делать сводные отчёты авторизованным пользователям для выгрузки необходимых им отчётов по индивидуальным настройкам фильтров. Всё это происходит удалённо, с помощью интернет-подключения в режиме реального времени.

В общем представлении, внедрение информационной системы складского учёта помогает ускорить обмен информации между различными подразделениями и отделами компании, улучшить логистику и контроль над материальными ценностями внутри организации.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

В соответствии с предложенными изменениями построим диаграммы с вводом системы складского учёта.

После внедрения системы складского учёта, структурная схема процесса складского учёта (рис.1), на которой отображены владелец бизнес-процесса, входы, выходы и ресурсы данного процесса, а также развёрнутая схема управления процессом складского учёта (рис.2), на которой отображены важные подпроцессы, их входы и выходы и задействованные ресурсы предприятия - претерпели незначительные изменения.

На переработанной структурной схеме процесса складского учёта (рис.8) изменения коснулись только ресурсов, которые будут задействованы в осуществлении складского учёта. Помимо персонала склада, а именно кладовщиков, в списке появилась система складского учёта, которая будет использоваться для составления складской документации и автоматического отслеживания динамики движения товаров внутри склада, с ведением и автоматическим изменением данных в электронных вариантах карточек учёта товаров и журналов учёта товаров.

Рисунок 8. Изменённая структурная схема процесса складского учёта

В схеме управления бизнес процессом складского учёта изменения затрагивают ресурсы, которые будут использованы в ходе исполнения данного процесса, так как система складского учёта будет участвовать во всех подпроцессах в данной предметной области. Данная система будет влиять и на получаемые отчёты, так как создание и ведение складской документации полностью отдано ей. Наглядно увидеть изменения в схеме управления бизнес-процессом можно на рисунке 9, они выделены красным цветом.

Рисунок 9. Изменённая схема управления бизнес-процессом "Складской учёт"

Также изменения не коснулись схемы бизнес-процесса складского учёта, которая была представлена ранее на рисунке 3 и данная диаграмма актуальна и после введения системы складского учёта. Таким образом рисунок 3 и рисунок 10 идентичны.

Рисунок 10. Схема процесса "Складской учёт" с подпроцессами после введения системы складского учёта

Существенные изменения претерпели все подпроцессы данной диаграммы:

Подпроцесс приёма товаров (рис.11): оформление складских документов кладовщиком и заполнение журнала учёта товаров заведующим складом теперь осуществляется системой складского учёта.

Рисунок 11. Изменённый подпроцесс приёма товаров

Подпроцесс выбытия товара (рис.12): внесение изменений в журнал учёта товаров происходит автоматически после внесения данных из оформленной товарной накладной ТОРГ-12 после отгрузки товара со склада, не привлекая к этому процессу заведующего складом.

Рисунок 12. Изменённый подпроцесс выбытия товаров

Подпроцесс хранения товара (рис.13): изменение места положения перемещённого товара заносится вручную в карточку учёта товара через систему складского учёта.

Рисунок 13. Изменённый подпроцесс хранения товара

Подпроцесс оформления складской документации (рис. 14): оформление складских документов и карточек учёта товаров теперь осуществляется автоматически через шаблоны. Кладовщику необходимо только ввести данные из сопроводительных документов.

Рисунок 14. Изменённый подпроцесс оформления складской документации

Подводя итог данным изменениям, можно сказать, что использование системы складского учёта упрощает ведение учёта приходящих и уходящих товаров, помогает составлять и выгружать необходимые отчёты для авторизованных пользователей и в целом структурирует, и оптимизирует складскую деятельность, при этом практически или вовсе не внося дополнительную сложность в организацию работы и распределения ресурсных потоков склада.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация работы сотрудников склада, а также информационное обеспечение на данном предприятии было перестроено и оптимизированно согласно современным тенденциям внедрения на складах предприятий систем складского учёта, которая представляет собой специализированную программу, размещённую на рабочих терминалах внутри склада. Взаимодействия действующих лиц, а именно кладовщиков и заведующего складом с системой позволило облегчить и ускорить оформление необходимых складских документов. Для этих целей в системе были предусмотрены шаблоны, по которым создаётся вся учётная документация в унифицированном для данного предприятия виде.

В ходе достижения поставленной во введении цели были решены следующие задачи:

Проанализирована предметная область, а именно склад предприятия, и был разработан регламент, в котором с помощью диаграмм были определены и отражены владелец процесса, исполнители внутри подпроцессов, формы отчётов на данном складе, а также были построенные первичные диаграммы, отражающие общую схему рабочего процесса, разбитую на подпроцессы, отражено как происходит работа внутри данных подпроцессов, а также как выглядит организационная структура и распределяются ресурсные потоки предприятия;
Были предложены изменения по внедрению на склад системы складского учёта и документирования складских учётных данных. В связи с этим были смоделированы новые диаграммы, отражающие нововведения в устройстве и рабочем процессе склада.

Таким образом, внедрение автоматизированной системы учёта позволяет оптимизировать работу склада, а именно:

Обеспечить доступ ко всей информации о состоянии склада авторизованным пользователям в режиме реального времени, облегчая процесс принятия бизнес-решений;
Ускорить оборачиваемость товаров;
Сократить длину «холостого» пути грузчиков и срок поиска нужного товара, а также уменьшить время на составление складских документов;
Снизить объемы возвратов, причиной которых являются ошибки персонала склада.

Подводя итог, увеличение эффективности деятельности склада, связанное с введением системы складского учёта и обновление первичного регламента бизнес-процесса складского учёта в целом, благотворно влияет на рентабельность предприятия, при этом не внося существенных изменений в организационную структуру и распределение рабочих ресурсов склада, а также облегчает некоторые рабочие процессы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2 / А. А. Гладкий — «Автор», 2013. – 410 с. ;
Склад. Стандарты управления: Практическое пособие / В. В. Волгин — «Автор», 2013. – 430 с. ;
Цуканова О. А. Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов: учебное пособие – СПб.: Университет ИТМО, 2015. – 100 с. ;
Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN. Пособие для начинающих. Часть I / В. Репин — «Издательские решения», 2019. – 90 с. ;
Современный склад. Организация, технологии, управление и логистика: учеб.-практическое пособие. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 176 с. ;
Документы складского учета: полное руководство [Электронный ресурс] – режим доступа: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/dokumenty-skladskogo-ucheta-polnoe-rukovodstvo – 23.09.2019.