Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика комплекса задач)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом – улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе, для коммерческих организаций – это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

Особое внимание уделено процессу согласования внутренних документов организации, а также договоров с контрагентами организации. Данные процессы содержат достаточно много однообразных, рутинных операций, осуществляемых вручную, что отнимает много времени и требует автоматизации.

Целью курсовой работы является проектирование системы документооборота в ООО НПФ «Пакер».

В соответствии с поставленной целью были выделены следующие задачи курсовой работы:

• исследование предметной области;
• описание существующих процессов в организации;
• разработка информационной модели;
• выбор и обоснование системы документооборота
• настройка системы на бизнес-процессы компании

Объектом исследования является деятельность ООО НПФ «Пакер».

Предметом исследования является процесс документооборота предприятия.

При написании курсовой работы были использованы следующие методы научного исследования:

• метод наблюдения;
• описательный метод;
• количественный метод;
• метод моделирования.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Научно-производственная фирма «Пакер» была основана в 1995 году. Компания постоянно растет и развивается. На сегодняшний день в компании работает более 750 человек. Одним из самых важных факторов становления и развития является постоянная работа с партнерами фирмы (клиентами и поставщиками).

Основные направления деятельности компании:

• Проектирование и производство пакерно-якорного оборудования;
• Реализация пакерно-якорного оборудования и комплектов запасных частей к ним;
• Оказание сервисных услуг;
• Оказание услуг аренды оборудования;

Предприятие состоит из головного офиса и сети филиалов, которые находятся во многих удаленных регионах страны.

Во время написания курсовой работы была исследована организационная структура предприятия, которая представляет собой довольно сложную функциональную структуру (рис. 1).

Рис.1. Организационная структура ООО НПФ «Пакер»

В качестве задачи автоматизации рассмотрим функцию внутреннего документооборота компании в части согласования договоров с партнерами фирмы.

Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно[9].

Система электронного документооборота – компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками [9].

Из всего перечня служб, имеющихся в организационной структуре организации, выделим только те службы, которые имеют отношение к договорной работе:

1. Администрация
2. Финансовая служба
3. Бухгалтерская служба
4. Юридическая служба
5. Экономическая служба
6. Служба сбыта
7. Служба комплектации производства
8. Служба логистики
9. Служба сервиса
10. Транспортная служба
11. Служба информационной безопасности
12. Служба информационных технологий

Особое внимание в организационной структуре предприятия было уделено деятельности юридической службы. В функции юридической службы в частности входит учет всей договорной деятельности компании. В составе службы числится 3 юрисконсульта, при этом компания в год заключает порядка 1200 договоров с клиентами и около 900 договоров с поставщиками. Поэтому важность автоматизации и упрощения данной задачи сложно переоценить.

Границы рассматриваемой задачи: проект автоматизируется от начальной стадии (как есть) до полной автоматизации документооборота компании.

Взаимосвязь с другими задачами и комплексами задач: проект затронет договорную деятельность компании.

Описание перечня результатных показателей, рассчитываемых на базе использования совокупности исходных показателей в процессе выполнения этих функций: главным показателем эффективности разрабатываемого проекта будет сокращение времени согласования документов.

Входными информационными потоками задачи документооборота являются:

1. Заявки клиентов
2. Заявки служб на закуп

Выходными информационными потоками являются согласованные и подписанные договора с клиентами и поставщиками.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Управление деятельностью организации осуществляется в соответствии с законами РФ и уставом организации. Механизмами являются МТО и персонал. Система ООО НПФ «Пакер» преобразует входы (Поставщики, клиенты и т.д.) в выходы (услуги, договора и т.д.) под управлением (нормативно – правовой базы) и используя механизмы (персонал и МТО). (рис. 2)

Рисунок 2 Контекстная диаграмма деятельности организации ООО НПФ "Пакер"

На рисунке 3 представлена диаграмма первого уровня по нотации SADT. Она отражает общую концепцию деятельности организации и протекающей в ней бизнес-процессы.

Рисунок 3 Деятельность организации ООО НПФ "Пакер"

Таким образом, можно выделить четыре класса процессов, протекающих в компании:

• работа с клиентами;
• исполнение заказов;
• ведение бухгалтерии и финансовой отчетности;
• работа с кадрами.

Данные процессы могут быть разбиты еще на множество процессов каждый. Опишем вкратце каждый из данных классов.

Работа с клиентами.

Работа с клиентами заключается в формировании заказов на основании пожеланий и требований клиента, осуществления консультаций клиентов по заказам и предоставляемым услугам. Выполнение данного процесса полностью возложено на отдел сбыта.

Исполнение заявок.

Данный процесс подразумевает под собой непосредственное выполнение заявок и заказов клиентов. Заказы клиентов могут заключаться в изготовлении продукции, оказании сервисных услуг, аренде оборудования. Исполнение данных процессов возложены на производственную службу.

Ведение бухгалтерии и финансовой отчетности

Ведение бухгалтерии и формирование финансовой отчетности необходимо любой организации, поскольку к этому, как минимум, обязывает законодательство. Ведением бухгалтерии и финансовой отчетности осуществляет бухгалтерия компании.

Работа с кадрами.

Работа с сотрудниками организации подразумевает поиск новых сотрудников, осуществление переподготовки уже работающих сотрудников, ведение кадрового учета, формирование отчетности для государственных органов надзора и т.п. Выполнение данного процесса полностью возложено на отдел кадров компании.

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задач

Обоснуем экономическую целесообразность и общие цели использования вычислительной техники для рассматриваемой задачи.

Основными недостатками в существующей организации договорной деятельности является большое количество документов, обрабатываемых сотрудниками вручную, каждый из которых проходит множество этапов согласования.

Схема документооборота договора продажи и оказания услуг приведена на рисунке 4.

Рисунок 4 Схема документооборота договора продажи

На рисунке 5 приведена схема согласования договора на закуп.

Рисунок 5 Схема документооборота договора на закуп

Во время согласования договора часто возникают ситуации, когда документ надолго задерживался или терялся в службах, скорость прохождения договора – от одной недели до месяца.

Исходя из описанных недостатков, планируемый эффект, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков, даст высокие результаты в повышении эффективности документооборота в ООО НПФ «Пакер».

При автоматизации системы документооборота мы сможем снизить трудовые затраты и автоматизировать процессы:

• Составление шаблонов типовых договоров
• Составление договора на основании шаблона и данных из ERP-системы
• Согласование договора
• Хранение в электронном виде копии подписанного договора
• Отчеты по имеющимся договорам
• Сбор и вывод статистики

Благодаря новой системе, компания получит освободившиеся трудовые ресурсы, снизятся ошибки, связанные с человеческим фактором, повысится исполнительская дисциплина, улучшиться контроль за договорной деятельностью.

О возможной целесообразности применения вычислительных средств для решения задачи не может быть речи, т.к. осуществление электронного документооборота без ЭВМ невозможно.

1.2. Обоснование проектных решений

1.2.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Создание информационного обеспечения — непременное условие построения и функционирования как автоматизированных систем управления, так и автоматизированных рабочих мест.

Обоснование проектных решений по информационному решению включает следующие пункты:

• Обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения.

Входными документами реализуемого программного продукта должны являться заявки от клиентов на продажу и оказание услуг и заявки от внутренних служб на закуп товаров, материалов и услуг. Выходными документами должны являться подписанные договора и электронные копии договоров в базе данных.

• Обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы.

Формы ввода должны быть реализованы в удобном для пользователя виде и позволять изменять любые хранимые данные.

Желательно использовать отдельные формы для заполнения различных таблиц, но при этом необходимо учесть, что основные функции программного продукта должны выполняться в главном окне и не вызывать проблем с работой. Таким образом, программный продукт должен быть максимально эргономичен и занимать минимум пространства.

Ввод условно-постоянной первичной информации должно осуществляться на отдельных формах.

•  обоснование состава классификаторов, возможности использования международных, общесистемных, отраслевых или необходимости построения локальных классификаторов; определение требований к системам классификации и кодирования информации

В состав классификаторов информационной системы должны входить классификаторы контрагентов, персонала, служб, номенклатуры и услуг. Из международных классификаторов должны использоваться классификатор единиц измерения, классификатор стран. Из локальных классификаторов РФ возможно использование классификатора адресов.

• Обоснование способа организации информационной базы: как совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с локальной или распределенной организацией; определение состава файлов, обоснование методов логической организации файлов и баз данных

Система является многопользовательской, территориально нераспределенной. Поэтому оптимальным решением будет использование интегрированной базы данных с локальной организацией. База данных должна располагаться на отдельно выделенном сервере.

• обоснование состава и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией

Результирующей информацией является запись в базе данных, описывающая карточку договора, а также электронная копия договора, также хранящаяся в базе данных.

1.2.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

При выборе комплекса технических средств для разработки системы, одним из важнейших критериев является выбор операционной системы. Операционная система управляет техническими средствами компьютера, поддерживает запуск и выполнение тех или иных программ и приложений, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции. Каждая программа пользуется средствами, предоставляемыми операционной системой. Таким образом, выбор операционной системы очень важен, так как он определяет набор программ и формат исполняемых файлов, а также их взаимодействие с операционной системой.

В настоящее время в компании используется программное обеспечение компании Microsoft:

• На серверах компании установлена операционная система Windows Server 2012
• На сервере базы данных установлена база данных Microsoft SQL Server 2008
• На компьютерах пользователей используется операционная система Microsoft Windows 7.

У компании имеется достаточное количество лицензий на ПО Microsoft и имеются планы по дальнейшему расширению сотрудничества с компанией Microsoft.

Исходя из этого требуется, чтобы программный продукт работал на операционной системе семейства Windows и использовал в качестве базы данных продукт Microsoft SQL Server 2012.

Программное обеспечение системы должно быть достаточным для выполнения реализуемых функций системы, а также иметь средства организации требуемых процессов обработки данных, позволяющих своевременно выполнять необходимые функции. Для модификации АРМ следует использовать встроенный язык программирования 1С: Предприятие 8.3, а также типовые конфигурации 1С, так как там уже существуют некоторые справочники, необходимые для выполнения задачи, а также программный продукт уже используется на предприятии.

Использование программной платформы 1С позволит сэкономить на лицензиях, которые уже имеются у компании. Пользователям эта платформа привычна и знакома, что позволит начать работу практически без обучения. Типовые конфигурации 1С позволят свести к минимуму доработку функционала и своевременно получать новый функционал от разработчика.

Платформа 1С дает возможность быстрой разработки пользовательского интерфейса в декларативном стиле, имеет встроенный механизм организации бизнес-процессов, файловое хранилище, средство разработки запросов и отчетов.

Типовая конфигурация «1С: Документооборот» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников[8].

Наличие в компании ИТ-службы, которая специализируется на разработке на платформе 1С, позволит провести разработку и внедрение собственными силами, без привлечения сторонних компаний.

В качестве альтернативы можно рассмотреть возможность приобретение других продуктов класса СЭД, например, ПО «Директум». Но такая альтернатива, по сравнению с 1С, имеет следующие недостатки:

• более высокая стоимость ПО;
• необходимость покупки дополнительных лицензий на каждого пользователя;
• сложность доработок;
• более высокая стоимость поддержки.

При проектировании системы необходимо применять современные CASE-средства (Computer Aid Software Engineering).

При выборе технических средств, применяемых для функционирования системы АС, должны учитываться следующие требования:

− выбор технических средств должен обеспечивать рациональное соотношение между затратами на создание системы и достигаемым эффектом;

− технические параметры системы управления не должны налагать ограничения на регламент технологического процесса функционирования системы.

Аппаратные требования к АС невысоки, поскольку заказчик не планирует производить модернизацию парка компьютерной техники:

- процессор - Celeron 1500;

- оперативная память - 512 Мб;

- свободное место на жестком диске - 300 Мб;

- сетевая плата (для сетевых версий 1С) - 100 Мбит/сек;

- дисплей с адаптером SVGA или VESA, поддерживающий видеорежим не менее 1024*768, 16-битовая палитра цветов;

- SVGA видеокарта с объемом памяти не менее 32 Мбайт;

- клавиатура;

- манипулятор «мышь»;

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение задачи

2.1.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель комплекса задач служит для отображения взаимосвязи входных, промежуточных, а также результатных информационных потоков, функций предметной области и файлов с условно-постоянной информацией[1].

Ниже на рис. 6 приведена подробная информационная модель рассматриваемого комплекса задач.

Рисунок 6 Информационная модель

Область 1 отображает процесс конфигурирования ИС в части ввода пользователей ИС и в настройке шаблонов бизнес-процессов. Форма «Управление пользователями» предполагает выполнение операции «Редактирование справочника пользователей».

Форма «Настройка шаблонов» предполагает выполнение операции «Редактирование справочника шаблонов бизнес-процессов».

Область 2 отображает процесс работы пользователей с системой и выполнение пользователем операций ведения справочников клиентов, внутренних документов, а также работу с бизнес-процессами и формирование отчетности. Форма «Ведение справочников» предполагает выполнение операции «редактирование справочника корреспондентов».

Форма «Ввод внутренних документов» предполагает выполнение операций:

• создание и редактирование внутреннего документа
• Прикрепление файлов к внутреннему документу

Форма «Работа с бизнес-процессами» предполагает ведение операций:

• Создание бизнес-процесса на основании внутреннего документа
• Выполнение задач по бизнес-процессу

Форма «Формирование отчетности» позволяет просмотреть статистику по бизнес-процессам и внутренним документам.

Область 3 отображает справочники и таблицы, которые используются для решения моделируемой задачи.

Область 4 отображает процесс обработки событий. Предполагается, что обработка событий будет состоять из следующих этапов:

• Ввод или обновление информации в справочнике корреспондентов
• Ввод записи в таблицу внутренних документов, который может быть шаблоном договора, спецификации, дополнительного соглашения и т.д.
• Прикрепление к записи внутреннего документа файла договора
• Создание записи в таблице бизнес-процессов. Пользователь должен выбрать шаблон бизнес-процесса и внутренний документ
• Создание записей в таблице задач, согласно выбранному шаблону бизнес-процесса
• Пользователи системы просматривают свои задачи, делает отметку о их выполнении
• При выполнении всех задач бизнес-процесс отмечается завершенным, обновляются запись в таблицах бизнес-процессов и внутренних документов.
• В случае успешного завершения бизнес-процесса, пользователь добавляет в таблицу файлов сканкопию подписанного внутреннего документа.

Область 5 отображает, что информационная система предоставляет на выходе:

• Пользователи получают согласованный и подписанный документ, сканкопию документа и отчет о согласовании документа
• Пользователь может получить отчет по статистике работы с бизнес-процессами

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

При решении поставленных задач используется ряд входных документов:

1. Данные о корреспондентах
2. Данные о внутренних документах
3. Данные о пользователях
4. Данные о шаблонах бизнес-процессов
5. Данные о бизнес-процессах
6. Данные о задачах

К нормативно-справочной информации относятся таблицы «Корреспонденты», «Шаблоны бизнес-процессов», «Пользователи».

Данные о корреспондентах.

Содержатся данные о корреспондентах предприятия (клиенты, поставщики, партнеры). Частота обновления информации – несколько раз в месяц. Данные поступают в бумажном или электронном виде и содержат следующие показатели:

• Наименование
• Вид корреспондента
• Группа
• ИНН
• КПП
• Ответственный пользователь
• Комментарий
• Контактная информация

На рисунке 7 показан макет экранной формы справочника корреспондентов.

Рисунок 7 Макет справочника «Корреспонденты»

Данные о внутренних документах

Содержатся информацию о метаданных документа. Частота обновления информации – несколько раз в день. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Вид документа
• Наименование
• Описание
• Ответственный пользователь
• Корреспондент
• Срок
• Сумма
• Состояние
• Комментарий

На рисунке 8 показан макет экранной формы внутреннего документа.

Рисунок 8 Макет «Внутренние документы»

Данные о пользователях.

Содержатся данные о пользователях системы. Частота обновления информации – несколько раз в месяц. Данные поступают электронном виде и содержат следующие показатели:

• Полное имя
• Подразделение
• Руководитель
• Должность
• Имя для входа
• Пароль
• Комментарий

На рисунке 9 показан макет экранной формы справочника пользователей.

Рисунок 9 Макет справочника «Пользователи»

Данные о шаблонах бизнес-процессов.

Содержатся данные о типовых шаблонах бизнес-процессов, по которым будут создаваться новые экземпляры бизнес-процессов. Частота обновления информации – несколько раз в год. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Наименование
• Группа
• Ответственный
• Рабочая группа
• Действия над процессом
• Предмет процесса
• Комментарий

На рисунке 10 показан макет экранной формы справочника шаблонов.

Рисунок 10 Макет справочника «Шаблоны бизнес-процессов»

Данные о бизнес-процессах.

Содержатся данные о экземплярах запущенных бизнес-процессов. Частота обновления информации – несколько раз в день. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Наименование
• Описание
• Срочность
• Внутренний документ
• Действия над процессом
• Контрольный срок

На рисунке 11 показан макет экранной формы бизнес-процесса.

Рисунок 11 Макет формы бизнес-процесса

Данные о задачах.

Содержатся данные о экземплярах созданных по бизнес-процессу задач. Частота обновления информации – несколько раз в день. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Описание задачи
• Внутренний документ
• Комментарий

На рисунке 12 показан макет экранной формы задачи.

Рисунок 12 Макет формы задачи

Обобщим данные о справочниках в сводную таблицу:

Таблица 1 Справочники системы

Название справочника	Ответственный	Средний объём справочника в записях	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации
Корреспонденты	Пользователь	15000	Несколько раз в месяц	15 записей
Внутренние документы	Пользователь	25000	Несколько раз в день	10 записей
Пользователи	Администратор	200	Несколько раз в месяц	3 записи
Шаблоны бизнес-процессов	Администратор	4	несколько раз в год	2 записи
Бизнес-процессы	Пользователь	25000	Несколько раз в день	10 записей
Задачи	Пользователь	300000	Несколько раз в день	50 записей

2.1.3. Характеристика результатной информации

В результате успешного завершения бизнес-процесса изменяется запись в таблице внутренних документов – реквизит «Состояние» соответствующего бизнес-процессу документа устанавливается в значение «Согласован». Эти записи полежат дальнейшему хранению.

Результатными файлом является электронная копия согласованного документа и отчет о согласовании документа. Отчет о согласовании подлежит хранению в электронном и бумажном виде вместе с оригиналом документа.

Отчет о согласовании должен соответствовать следующей структуре:

• Область регистрации

  Содержание

  • Номер документа
  • Дата регистрации
  • Вид документа
  • Наименование
  • Зарегистрировал
• Область подписания
  • Подписал
  • Дата
• Область «Прочие»
  • Корреспондент
  • Состояние
  • Сумма
  • Срок действия
  • Ответственный
• Область «Файлы»
  • Наименование
  • Создан
  • Автор
• Область «Согласование»
  • Исполнитель
  • Срок согласования
  • Результат
  • Дата согласования

На основании данных о пройденных бизнес-процессах должна формироваться отчетная ведомость о результатах и статистике согласований за период согласно следующей структуре:

• Период отчета
• Количество успешно пройденных бизнес-процессов
• Количество неудачно завершенных бизнес-процессов
• Средняя длительность бизнес-процесса
• Среднее количество циклов

2.2. Программное обеспечение задачи

2.2.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разрабатываемая система документооборота представляет из себя набор функциональных АРМов, работающих непосредственно с общей для всей системы базой данных. В набор входят следующие АРМы:

• Администратор
• Пользователь

На рисунке 13 изображено дерево функций администратора системы.

Рисунок 13 Дерево функций администратора системы

На рисунке 14 изображено дерево функций пользователя системы.

Рисунок 14 Дерево функций пользователя системы

Диалог с пользователем в системе представлен в виде экрана, состоящего из нескольких областей:

• панель навигации
• панель действий
• основное окно
• список открытых окон

На рисунке 15 приведен сценарий диалога, при этом видимость различных пунктов меню у пользователя зависит от его прав в системе (администратор или пользователь).

Рисунок 15 Сценарий диалога

2.2.2. Характеристика базы данных

Информационная система использует одну базу данных, состоящую из 13 таблиц. Структурная схема базы данных приведена на рисунке 16.

Рисунок 16 Структурная схема базы данных

Приведем характеристики каждой таблицы.

Таблица 2 Пользователи

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	6	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150
ФИО	ФИО	Строка	150
Должность	Должность	Строка	150	Ссылка на запись таблицы «Должности»
Подразделение	Подразделение	Строка	150	Ссылка на запись таблицы «Подразделения»
Руководитель	Руководитель	Строка	150	Ссылка на запись таблицы «Пользователи»
Недействителен	Недействителен	Булево	1
Пароль	Пароль	Строка	20
Комментарий	Комментарий	Строка	250

Таблица 3 Должности

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	6	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150

Таблица 4 Подразделения

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	6	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150

Таблица 5 Виды документов

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	6	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150

Таблица 6 Группы шаблонов бизнес процессов

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	6	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150

Таблица 7 Корреспонденты

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	10	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150
Вид корреспондента	ВидКорреспондента	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Виды корреспондентов»
Группа	Группа	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Группы корреспондентов»
ИНН	ИНН	Строка	12
КПП	КПП	Строка	12
Ответственный	Ответственный	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Пользователи»
Контактная информация	КонтактнаяИнформация	Строка	250
Комментарий	Комментарий	Строка	250

Таблица 8 Виды корреспондентов

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	6	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150

Таблица 9 Группы корреспондентов

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	6	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150

Таблица 10 Внутренние документы

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	10	Ключевое
Вид документа	ВидДокумента	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Виды документов»
Ответственный	Ответственный	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Пользователи»
Наименование	Наименование	Строка	150
Описание	Описание	Строка	250
Корреспондент	Корреспондент	Строка	10	Ссылка на запись таблицы «Корреспонденты»
Срок	Срок	Дата	10
Сумма	Сумма	Число	10
Комментарий	Комментарий	Строка	250
Состояние	Состояние	Строка	25

Таблица 11 Шаблоны бизнес-процессов

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	10	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150
Группа	Группа	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Группы шаблонов бизнес-процессов»
Ответственный	Ответственный	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Пользователи»
Рабочая группа	РабочаяГруппа	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Рабочие группы шаблонов бизнес-процессов»
Предмет процесса	ПредметПроцесса	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Виды документов»
Комментарий	Комментарий	Строка	250

Таблица 12 Рабочие группы шаблонов бизнес-процессов

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код шаблона	Код шаблона	Строка	10	Ключевое
Номер строки	НомерСтроки	Число	10
Пользователь	Пользователь	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Пользователи»
Длительность	Длительность	Число	10

Таблица 13 Процессы

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	10	Ключевое
Наименование	Наименование	Строка	150
Описание	Описание	Строка	250
Срочность	Срочность	Булево	1
Внутренний документ	ВнутреннийДокумент	Строка	10	Ссылка на запись таблицы «Внутренние документы»
Действия над процессом	ДействияНадПроцессом	Строка		Ссылка на запись таблицы «Действия бизнес-процессов»
Контрольный срок	КонтрольныйСрок	Дата	10

Таблица 14 Действия бизнес-процессов

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код бизнес-процесса	КодБизнесПроцесса	Строка	10	Ключевое
Номер строки	НомерСтроки	Число	10
Пользователь	Пользователь	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Пользователи»
Длительность	Длительность	Число	10

Таблица 15 Задачи

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Код	Строка	10	Ключевое
Исполнитель	Исполнитель	Строка	6	Ссылка на запись таблицы «Пользователи»
Дата начала	Дата Начала	Дата	10
Дата исполнения	ДатаИсполнения	Дата	10
Описание	Описание	Строка	250
Результат выполнения	РезультатВыполнения	Строка	150

2.2.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

На рисунке 17 представлено дерево вызова программных модулей.

Рисунок 17 Дерево вызова программных модулей

2.2.4. Описание программных модулей

В таблице 16 представлено описание программных модулей для основных частей разрабатываемого программного обеспечения.

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1	Модуль управляемого приложения	Содержит процедуры и функции, которые необходимо выполнить при запуске системы в режиме управляемого приложения
2	ОбщийМодуль. ПакерСерверный	Содержит серверные процедуры и функции общего назначения
3	ОбщийМодуль.ПакерСерверВызовСервера	Содержит серверные процедуры и функции общего назначения, которые можно вызвать с клиента
4	ОбщийМодуль.ПакерКлиент	Содержит процедуры и функции общего назначения, которые выполняются на клиенте
5	ОбщийМодуль. БизнесПроцессыИЗадачиКлиентСервер	Содержит типовые процедуры и функции для работы с бизнес-процессами и задачами
6	ОбщийМодуль. Пользователи	Содержит типовые процедуры и функции для работы со справочником «Пользователи»
7	ОбщийМодуль. РаботаСДокументами	Содержит типовые процедуры и функции для работы с внутренними документами
8	ОбщийМодуль. ФайловыеФункции	Содержит типовые процедуры и функции для работы с файлами
9	ОбщийМодуль. ШаблоныБизнесПроцессов	Содержит типовые процедуры и функции для работы с шаблонами бизнес-процессов
10	Справочники.Корреспонденты.МодульОбъекта	Содержит типовые процедуры и функции для работы со справочником «Корреспонденты»

2.3. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим контрольный пример на типовой задаче, состоящей из следующих шагов:

• Создание нескольких учетных записей системы с правами пользователя
• Настройка шаблона бизнес-процесса согласования договора на продажу продукции
• Создание внутреннего документа с экземпляром типового договора одним из тестовых пользователей
• Запуск бизнес-процесса согласования договора для созданного документа по шаблону
• Прохождение этапов бизнес-процесса с участием нескольких пользователей
• Успешное завершение бизнес-процесса
• Прикрепление электронной копии документа

Рассмотрим пример подробнее по шагам.

Авторизуемся в системе с правами администратора (рисунок 18):

Рисунок 18 Авторизация в системе

Добавим пользователей в систему, установим им должность, подразделение и руководителя (рисунок 19):

Рисунок 19 Добавление пользователя в систему

Добавим шаблон процесса согласования договора в справочник шаблонов бизнес-процессов (рисунок 20).

Рисунок 20 Добавление шаблона бизнес-процесса

В шаблоне заполним маршрут прохождения бизнес-процесса (рисунок 21):

Рисунок 21 Заполнение маршрута бизнес-процесса

Создадим внутренний документ (рисунок 22)

Рисунок 22 Добавление внутреннего документа

Добавим к внутреннему документу экземпляр типового договора (рисунок 23):

Рисунок 23 Прикрепление файла

Запустим на основании внутреннего документа бизнес-процесс согласования договора по ранее созданному шаблону (рисунок 24):

Рисунок 24 Запуск бизнес-процесса на основании документа

Пользователи получают задачи по бизнес-процессу и выполняют их (согласовывают договор, рисунок 25):

Рисунок 25 Согласование документа пользователем

Процесс прохождения бизнес-процесса по этапам изображен на рисунке 26:

Рисунок 26 Список задач бизнес-процесса

После завершения бизнес-процесса документ получает статус «Согласован, исполнен» (рисунок 27):

Рисунок 27 Внутренний документ со статусом «Согласован»

После согласования пользователь прикрепляет копию договора к внутренему документу в системе (рисунок 28):

Рисунок 28 Копия договора прикреплена к карточке документа

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных условиях процесс сбора, хранения и обработки информации – последовательность действий, производимых над информацией с целью получения результата. Информация, используемая в данных информационных процессах, представляет собой ценный ресурс организации, наряду с управлением, финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности данных информационных процессов становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности сбора, хранения и обработки информации является автоматизация этих процессов.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В частности, появились такие понятия как системы электронного документооборота.

При выполнении курсовой работы была достигнута поставленная цель и выполнены задачи курсовой работы:

• исследована предметная область и изучена работа всех отделов;
• построена модель документооборота;
• разработана функциональная модель предметной области в виде контекстной диаграммы и диаграмм декомпозиции, в которых был достигнут необходимый уровень детализации;
• изучена система электронного документооборота 1С Документооборот, ее средства администрирования, которые позволяют протоколировать работу всех пользователей, управлять правами пользователей и групп пользователей.

Система 1С Документооборот была настроена на бизнес-процессы ООО НПФ «Пакер» путем заполнения основных справочников, формирования структуры папок и настройки типовых маршрутов. Для специальных требований компании типовая конфигурация была доработана и все требования были удовлетворены.

Для настройки управления доступом к системе были созданы и зарегистрированы новые учетные записи, так как доступ к системе имеют только зарегистрированные пользователи.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные системы. Стадии создания ГОСТ34.601–90
2. Виды, комплектность и обозначение документов при создании АС ГОСТ 34.201–89.
3. Техническое задание на создание Автоматизированной системы ГОСТ 34.602–89.
4. Виды испытаний Автоматизированных систем ГОСТ 34.603–92.
5. Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013
6. Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014
7. В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013
8. В.В. Лушников, А.В. Бондарев. 1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов. – М.:1С-Паблишинг, 2014
9. С. Э. Ульянцева. Управление документами: быстро, эффективно, своими силами. –М: 1С-Паблишинг, 2015
10. М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева. 1С:Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика. –М: 1С-Паблишинг, 2013