Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление денежными потоками» (Выбор комплекса задач автоматизации).

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В нынешнее время на рынке используются большое количество разных решений для автоматизации практически всей деятельности организаций.

Для принятия управленческих решений нужна также информация, что наиболее удобным образом может обобщать учетные данные, то есть требуются разнообразные аналитические формы и отчеты.

Традиционная система управления предлагает стандартные отчеты, но она полного объема данных не позволяет увидеть. При этом в применяемых программных решениях часто используется одинаково структурированная информация с очень низким количеством различий. Также в большинстве случаев использование этого подхода продиктовано острой необходимостью в самые кратчайшие сроки развернуть практически работоспособную систему, при этом выполнив минимальный объем доработок.

Многие развивающиеся страны в полной мере уже давно осознали все уникальные преимущества, что несет распространение и развитие коммуникационных и информационных технологий.

Актуальность решения проблем автоматизации управления денежными потоками в любом предприятии с помощью создания конфигурации 1С:Предприятие является одной из самых основных. Данная проблема охватывает и физическую обработку информации, и безопасность данных, и проектирование пользовательского интерфейса.

Объектом исследования в рамках работы является теория проектирования и анализа бизнес-процессов.

Предмет исследования – автоматизация управления денежными потоками.

Цель работы: рассмотреть и описать методы проектирования информационной автоматизированной системы на основании бизнес-процесса «Управление денежными потоками».

В соответствии с целью к работе поставлены такие задачи:

– выполнить выбор задач автоматизации;

– дать характеристику существующим бизнес-процессам (БП);

– рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;

– выполнить характеристику базы данных;

– привести контрольный пример реализации проекта для управления денежными потоками.

Практическая значимость работы заключается в использовании на практике методов и инструментов создания автоматизированных информационных систем с помощью конфигуратора 1С:Предприятия.

Описываемая проблема исследовалась многими учеными, администраторами, программистами с разных континентов.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

• 1. Выбор комплекса задач автоматизации

В разных компаниях все существующие бизнес-процессы (БП) считаются последствием обращения в компанию клиентов, которые хотят использоваться их услугами или приобрести некий товар.

В результате происходит выполнение управления денежными потоками с клиентами, который содержит следующие документы:

– прайс-листы;

– договоры с клиентами;

– отчетная документация;

– накладные и другое.

Управления денежными потоками – это одна из самых ответственных задач.

Заметим, что очень часто в компаниях четко разделены функции для работы с денежными потоками:

– выбор услуги или продукции;

– оформление предварительного заказа;

– прием заявления клиента и предварительная оплата за продукцию;

– оформление вспомогательной финансовой документации;

– отчетность;

– гарантийные выплаты.

В результате можно подвести итог, что управления денежными потоками зависит только от бизнес-процессов, которые протекают в компаниях, а именно, от специфики деятельности.

К примеру, консалтинговая компания имеет незначительные объемы денежных потоков в сравнении с производственным предприятием.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Рассмотрим моделирования «КАК ЕСТЬ» для БП «Управление денежными потоками».

Для этого надо применить CASE-средство Allfussion Process Modeller в котором будет рассматриваться декомпозиция указанного бизнес-процесса на более подробные подпроцессы.[11]

На рисунке 1.1 рассмотрен бизнес-процесс «Управление денежными потоками» при помощи контекстной диаграммы.

Рис. 1.1. Полученная контекстная диаграмма

Рассмотрим далее составные компоненты построенной контекстной диаграммы.

На рисунке 1.1 показаны основные входы:

– потребности клиентов;

– перечень предоставляемых услуг.

Под управлением указанного БП понимаются такие методы:

– устав организации;

– законы России.

Механизмами являются:

– менеджеры;

– клиенты.

Выходными (итоговыми) данными являются:

– предоставленные услуги;

– отчетная документация.

Рассмотрим следующий уровень декомпозиции контекстной диаграммы, на которой показаны три подпроцесса (рис. 1.2):

– принятие заявки на предоставление услуг;

– рассмотрение возможности выполнения заявки;

– оплата за предоставляемые услуги.

Рис. 1.2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Каждый подпроцесс описывается с помощью приведенного выше алгоритма.

Последний уровень декомпозиции показан на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Декомпозиция подпроцесса «Оплата за предоставляемые услуги»

1.3.Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Чаще всего последствием выполнения автоматизации основных бизнес- процессов любой компании выступают:

– повсеместное увеличение производительности труда персонала и общее снижение трудозатрат в компании;

– повышение скорости реализации основных заданий, что связаны с учетными операциями;

– значительное снижение численности ошибок в итоговой документации, отчетности и других формах документооборота;

– увеличение уровня эффективности учета, а это является причиной для увеличения рентабельности работы компании;

– удобство в осуществлении документооборота и деловых процессов.

Стоит отметить, что каждый из выше перечисленных пунктов, является весомым аргументом в пользу предоставления возможности автоматизации бизнес-процессов любой компании.

Размещение рекламных материалов приостанавливается автоматически при условии достижения заданных показателей, согласованных в Дополнительном соглашении.[4]

В результате управления денежными потоками могут применяться такие документы:

– кассовый чек;

– договор;

– накладная;

– счет по предоставленных услугах и другие.

Под документооборотом понимается процесс движение и оборота документов в компании, который связан с ее профессиональной деятельностью, с момента их получения и до конца выполнения взаиморасчета. [15]

Следует заметить, что работа в типичной организации основывается на принципе движения документов при управлении денежными потоками (рисунок 1.4):

Рис. 1.4. Движение документов

В результате можно сделать вывод, что организация документооборота, в основном, зависит от бизнес-процессов, а не от непосредственно руководства компании.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Под информационным обеспечением (ИО) понимается множество данных, которые представляются для компьютерной обработки в определенной форме. Организационное обеспечение в совокупности с методическим представляют собой множество мероприятий, что направлены на выполнение процесса функционирования ПК.

Входными документами для управления денежными потоками являются документы:

– анкета клиента (ФИО, телефон, адрес);

– данные об услуге;

– прайс-лист, данные об оплате и ее периодичности и другие.

Эти документы составляются базовыми для указанного бизнес-процесса.

Кроме этого, входящей документацией системы могут быть документы:

– документы об оплате;

– документы о перерасчете;

– авансовые платежные документы;

– описание затрат в случае ремонта по гарантии.

Любой документ, который был предъявлен должен представляться записью в соответственной БД.

Кроме документов начальными данными могут быть:

– условно-постоянные данные о ценообразовании;

– данные о сотрудниках, которые берут участие в управлении денежными потоками;

– данные о типах услуг и другие.

Вся эта начальная информация в создаваемой системе должна быть сохранена в справочниках, что наиболее подходит для хранения условно-постоянных данных.

Электронные документы, что вводятся в систему, должны также храниться в специальном журнале документов.

Итоговая форма журнала должна иметь возможность просматривать все имеющиеся документы за какой-то определенный период с реализацией отображения всех главных данных документов.

При этом должна быть возможность для наложения условий выборки на список документации по основной информации документов, а также их сочетании.

Для просмотра более детальной информации о документах надо разработать форму, где в более удобном для пользователей виде отображается полностью вся информация документов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Одной с самых основных составляющих программного обеспечения является операционная система, а ее правильный выбор – это база для корректного создания новой ИС.

На ПК, что применяются в качестве рабочих мест менеджеров по работе с клиентами, могут использоваться такие ОС:

– семейство Windows;

– семейство UNIX (Linux-подобные ОС).

Для выполнения процесса разработки ПО для автоматизации взаиморасчетов с клиентами выбор ОС повлияет только на выбор платформы реализации, а не на перечень применяемых алгоритмов и технологий.

Все из перечисленных выше операционных систем содержат в себе разнообразные интерфейсы для межсетевого взаимодействия, что дают возможность использовать ПО в сетевом режиме, для выполнения параллельных и многопользовательских функций, а также обмена данными между рабочими станциями.

Выбор системы управления БД для хранения информации по работе любой компании представляет многопараметрическую задачу, а также является одним с важнейших этапов при выполнении процесса разработки приложения.

Выбранный тип ПО должен удовлетворять всем будущим, так и нынешним потребностям организации, а также следует учесть самые разнообразные финансовые затраты, так как очень часто руководство стоит перед выбором:

– получить полностью рабочий продукт за большую стоимость, а ее поддержка будет выполняться за символическую цену;

– купить по низкой цене базовую платформу, а ее поддержка и внедрение будут стоить больших денег.

Кроме этого, надо убедиться, что выбранная СУБД может принести предприятию реальную выгоду.

Стоит отметить, что в современное время используются так называемые специализированные СУБД (или платформы) для создания разного рода конфигураций ПО, что позже могут внедряться в серверную часть.

Классическим примером этой платформы является система под названием 1С:Предприятия, где присутствует модель по разработке конфигураций.

2.ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная система для управления денежными потоками должна выполнять сбор, обработку, распределение и ввод информации, чтобы поддержать рассматриваемый БП.

Для качественной реализации автоматизированной системы объект разработки должен быть прежде всего адекватно описан, построены непротиворечивые информационные модели ИС.

На рисунке 2.1 показана информационная модель системы управления денежными потоками, которая предоставляет некоторые услуги.

Рис. 2.1. Информационная модель

Заметим, что данная модель комплекса задач служит для отображения процесса описание промежуточных, входных, результатных потоков информации.

Накопленный к настоящему времени опыт проектирования дает возможность рассмотреть, что это сложная, а также длительная и трудоемкая во времени работа, требующая квалификации специалистов.

Но процесс проектирование ИС выполнялся до недавнего времени в основном на интуитивном уровне, а также при использовании неформализованных методов, что базируются на практическом опыте, искусстве, а также дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования автоматизированной системы управления денежными потоками.

Также, при непосредственном функционировании и создании ИС информационные потребности для разных пользователей могут быть уточнены и изменены, что еще больше усложнит разработку или же процесс сопровождения таких программных комплексов.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Информационная модель представляется схемой движения входных, результативных и оперативных потоков, а также функций рассматриваемой области проектирования.

Также она объясняет тот факт, на основании именно какой входной документации выполняются функций, которые являются основными в разрабатываемой АИС.

Для хранения постоянной информации применяются в платформе 1С:Предприятие применяются справочники.

Справочники считаются объектами конфигурации, где есть возможность указать данные о некотором объекте, но в каждом из них используются 2 поля по умолчанию:

– Код;

– Наименование.

В платформе при установке настроек справочника установлена автоматическая нумерация.

При создании АИС взаиморасчетов с клиентами созданы Справочники (рисунок 2.2):

– Клиенты;

– Отделы;

– Услуги.

Рис. 2.2. Перечень справочников

Рассмотрим справочники, которые реализованы в АИС.

Справочник «Отделы» описывает группы персонала (таблица 2.1).

Количество символов поля Наименования: 25

Количество символов поля Код: 9

Таблица 2.1.

Структура «Отделы»

Имя	Тип
Реквизиты
КодОтдела	Число (целое)
НазваниеОтдела	Строка (текст)
НачальникОтдела	Строка (текст)
Кабинет	Число (целое)

Справочник «Услуги» предназначен для хранения предоставляемых услуг компании (таблица 2.2).

Количество символов поля Наименования: 25

Количество символов поля Код: 9

Таблица 2.2.

Структура «Услуги»

Имя	Тип
Реквизиты
КодУслуги	Число (целое)
НазваниеУслуги	Строка (текст)
СтоимостьУслуги	Число (целое)
ВремяВыполненияУслуги	Число (целое)

Справочник «Клиенты» использован для хранения регистрационных данных о клиентах (таблица 2.3).

Количество символов поля Наименования: 25

Количество символов поля Код: 9

Таблица 2.3.

Структура «Клиенты»

Имя	Тип
Реквизиты
КодКлиента	Число (целое)
ФИОКлиента	Строка (текст)
АдресКлиента	Строка (текст)
ПолКлиента	Строка (текст)
ТелефонКлиента	Строка (текст)

Входные данные могут также быть введены в систему такими двумя методами:

– непосредственно вручную;

– выполнением импорта/экспорта данных.

Входные данные заполняются в основном по требованию рабочего процесса.

Стоит заметить, что при реализации формы справочника некоторые поля являются обязательными.

Объект платформы 1С:Предприятие под названием документ применяется для хранения оперативных данных.

Стоит отметить, что в рассматриваемой задаче для автоматизации управления денежными потоками такой информацией являются введенные данные по учету работы компании в финансовом плане.

Рассмотрим реквизитный состав применяемых документов в АИС (таблицы 2.4, 2.5):

Таблица 2.4.

Документ под названием «Управление»

Имя	Тип
Реквизиты
Номер	Число (целое)
Дата оформления заявки	Строка (текст)
Клиент	Подстановка СправочникСсылка.Клиенты
Отдел	Подстановка СправочникСсылка.Отделы
Услуга	Подстановка СправочникСсылка.Услуги
Оплачено	Булевое

Таблица 2.5.

Документ «Сотрудники»

Имя	Тип
Реквизиты
КодСотрудники	Числовой
ФИО	Строка (текст)
Адрес	Строка (текст)
Отдел	Подстановка СправочникСсылка.Отделы
Телефон	Строка (текст)

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разрабатываемой АИС предусматривается работа с системой одного пользователя, который принимает заявку на предоставление ИТ-услуг.

Дерево функций, которые применяются при работе с системой, представлено ниже на рисунке 2.3.

Рис.2.3. Описание дерева функций менеджера

На базе имеющихся данных опишем последовательность работы с конфигурацией.

Такая последовательность действий носит рекомендационный характер, а при надобности может быть нарушена (рисунок 2.4).

Рис.2.4. Последовательность операций с создаваемой АИС

2.5. Характеристика базы данных

После анализа исходных данных надо выделить совокупность используемых объектов базы данных:

– Сотрудники;

– Услуги;

– Отделы;

– Клиенты;

– Управление.

Опишем далее атрибутный состав для указанных выше объектов (таблица 2.6):

Таблица 2.6.

Описание атрибутов

Название	Тип	Ключевое поле
Сотрудники
Код сотрудника	Число	Да
ФИО сотрудника	Строка (текст)
Адрес сотрудника	Строка (текст)
Телефон сотрудника	Строка (текст)
Отдел сотрудника	Строка (текст)	Да
Отделы
Код отдела	Число (длина 3)	Да
Название отдела	Строка (текст)
Начальник отдела	Строка (текст)
Кабинет	Число (целое)
Услуги
Код услуги	Число (длина 3)	Да
Наименование услуги	Строка (текст)
Стоимость услуги	Числовой
Время выполнения	Числовой
Клиенты
Код клиента	Число (длина 3)	Да
Название клиента	Строка (текст)
Адрес клиента	Строка (текст)
Пол клиента	Перечисление
Телефон клиента	Строка (текст)
Управление
Номер	Число (длина 3)	Да
Дата	Дата
Клиент	Строка (текст)	Да
Услуга	Строка (текст)
Отдел	Строка (текст)
Оплачено	Логический (да/нет)

Рассмотрим ER-диаграмму, показанную на рисунке 2.5:

Рис.2.5. ER-модель

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработанная конфигурация в себя включает непосредственно модуль, разработанный в конфигурации, а также платформу (серверную ее часть).

Платформа в данном случае является базой для создаваемого модуля и осуществления на ее основании всех основных функций для программного продукта.

Численность уровней вложенности для всех вызовов процедур в разработанной конфигурации возросло и анализ работы отдельных программных инструментов превращается порой в сложнейший механизм. [12]

Чтобы как-то облегчить указанный процесс работы, разработано дерево вызовов для спроектированных объектов (рисунок 2.6).

Рис.2.6. Дерево вызовов

2.7 Описание программных модулей

В базе данных будут созданы:

– 3 справочника;

– 2 документа;

– 5 форм;

– 1 перечисление.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим экранные формы созданных справочников и документов:

Рис.2.7. Форма Клиент

Рис.2.8. Форма Отделы

Рис.2.9. Форма Услуги

Для вывода отчетной информации нужно открыть окно формирования отчета:

Рис.2.10. Окно формирования отчета

Получим (рисунок 2.11):

Рис.2.11. Отчет

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прогресс, достигнутый за несколько последних лет во всех направлениях вычислительной техники, включая также теорию, технологию или приложения, привели к большому расширению области применения персональных компьютеров и росту количества их пользователей.

Существенным множеством современного общества являются самые разнообразные системы доступа или же хранения информации, которые и являются неотъемлемой составляющей научно-технического современного прогресса.

Существует много причин перевода существующих данных на компьютерную основу, поскольку более быстрая обработка информации и централизация хранения с использованием современных клиент/серверных технологий дают возможность сберечь значительные средства, и главное и время для получения нужной информации.

Также упрощается значительно доступ к огромным объемам информации для ведения баз данных.

В любой фирме возникает проблема автоматизации управления денежными потоками, что обеспечила бы наиболее самую эффективную работу.

Некоторые организации применяют для этого шкафы и бумажные папки, но большинство предпочитают современные компьютеризированные СУБД, которые позволяют эффективно хранить, извлекать данные и управлять большими объемами данных.

Использование автоматизированных информационных систем представляет в настоящее время базу специального компьютерного и программного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

По результатам написания работы выполнено следующие основные задания:

– выполнен выбор задач автоматизации;

– дана характеристика существующим бизнес-процессам (БП);

– рассмотрены дерево функций и сценарий диалога;

– выполнена характеристика базы данных;

– приведен контрольный пример реализации проекта управления денежными потоками.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

• 1C:Бухгалтерия предприятия 8.1. Практическое пособие; КноРус - Москва, 2014. - 368 c.
• Абрамов Г. В., Медведкова И. Е., Коробова Л. А. Проектирование информационных систем. М.: ВГУИТ, 2014. 172с.
• Арский Ю.М., Гиляревский Р.С., Егоров В.С. и др Информационный рынок в России.-М.:ВИНИТИ, 2014.-293с.
• Баймакова И., Новиков А., Рогачев А., Хыдыров А. Обеспечение защиты персональных данных (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2014. - 272 c.
• Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 218 c.
• Бартеньев О. В. 1С: Предприятие: программирование для всех. Базовые объекты и расчеты на одной дискете. – М.: Диалог-МИФИ, 2014. – 464 с.
• Блиновская, Я.Ю. Введение в геоинформационные системы: Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 112 c.
• Богаченко В. М., Кириллова Н. А., Сухарева Е. М. Практический консультант бухгалтера; Феникс - Москва, 2015. - 416 c.
• Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 244 c.
• Бойко Э. В. 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель; Омега-Л - Москва, 2015. - 232 c.
• Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
• Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
• Волков О.И. Экономика предприятия. – М.: Инфра М, 2014. – 416
• Габец А. П., Козырев Д. В., Кухлевский Д. С., Хрусталева Е. Ю. Реализация прикладных задач в системе "1С:Предприятие 8.2" (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2016. - 720 c.
• Гаджинский А.М. Современный учет. Организация, технологии, управление. – под редакции Гаджинского А.М. Изд-во Проспект, 2014.
• Герчаков И.Н. Менеджмент. – «Юнити», 2014. – 235 с.
• Голицына О. Л., Максимов Н. В., Попов И. И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2014.
• Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД. - СПб: Питер, 2014, 704с
• Григоренко Г. П. , Данелян Т. Я. Системы автоматизированной обработки экономической информации (САОЭИ): Учебное пособие/Моск. эконом. - стат. ин-т. - М. , 2014-126с.