Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕАЛИЗАЦИИ ОПЕРАЦИЙ БИЗНЕС–ПРОЦЕССА «ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Сейчас, с развитием информационных технологий предъявляются всё более высокие требования к каждому человеку и к обществу в целом. Также, значительно выросли и требования к качеству работы разных предприятий, которые предлагают свои услуги населению. Особенно – требования к скорости обслуживания. Все мы знаем, что чем более автоматизировано ваше предприятие, тем более оперативно оно выполняет свои задачи – но это лишь при условии грамотного и чёткого планирования.

Покупка сырья и материалов реализуется при помощи вычислительной техники, ведь автоматизированная система позволяет значительно оптимизировать такие стороны деятельности как управление, продажи, работа с персоналом и клиентами, учет и мн. др.

Можно сказать, что одним из важнейших условий бесперебойной работы любого предприятия является правильное планирование и организация покупки сырья и материалов. От того, как это налажено, зависит правильное и целесообразное использование временных и материальных ресурсов, повышение производительности, скорости труда и качество готовой продукции.

Именно поэтому, целью данной работы является проектирование реализации операции бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить такие задачи, как:

описать предметную область и охарактеризовать задачу, подлежащую автоматизации;
охарактеризовать существующие бизнес-процессы и соответствующих документооборот;
обосновать проектные решения по программному и информационному обеспечению;
описать информационную модель, нормативно-справочную, входную и оперативную информацию;
охарактеризовать базу данных;
смоделировать структурную схему пакета и описать программные модули;
привести контрольный пример реализации проекта и его описание.

Объект исследования – бизнес–процесс «Покупка сырья и материалов», а предмет – проектирование информационной системы «Покупка сырья и материалов».

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Покупка сырья и материалов– это наиболее существенный элемент обеспечения производства. В условиях рыночной экономики предприятие обеспечивает свои потребности посредством покупки необходимого сырья и материалов ресурсов по прямым договорам купли–продажи, а также используют возможности оптового рынка.

Материалы– предметы, срок полезного использования которых менее 1 года, которые относятся к предметам труда и необходимы для производства продукции, работ, услуг, для хозяйственных нужд организации.

Материалы являются оборотными активами, потребляются в процессе производства, переносят свою стоимость на готовую продукцию.

Классификация сырья и материалов, рассмотрены в Таблице 1.

Таблица 1. Классификация сырья и материалов

Группа	Характеристика
Сырье и основные материалы	Образуют вещественную основу готовой продукции. Сырье – ранее не обрабатываемый продукт добывающей промышленности и сельского хозяйства Основные материалы – продукция обрабатывающей промышленности
Полуфабрикаты собственного производства	Не являются материально–производственными запасами, относятся к незавершенному производству

Продолжение таблицы 1

Покупные полуфабрикаты	Материалы, которые уже подвергались обработке на других предприятиях
Вспомогательные материалы	Добавки, смазочные материалы, возвратные отходы
Тара	Вспомогательный материал, предназначенный для транспортировки и хранения материалов и готовой продукции
Топливо	По агрегатному состоянию: твердое, жидкое, газообразное По целям использования: энергетическое, технологическое, для хозяйственных нужд
Запасные части	Целевое назначение – поддержание механизмов в рабочем состоянии, осуществление ремонтов
Строительные материалы	Целевое назначение – строительство зданий и сооружений
Хозяйственный инвентарь и принадлежности	Средства труда, которые не могут относиться к основным средствам: канцелярские принадлежности и расходные материалы и т.д.

Обычно, закупочная деятельность на предприятиях организуется одним отделом (отделом материально–технического снабжения), что позволяет получить выгоды, осуществляя централизованные закупки.

Закупочная деятельность – совокупность методов, позволяющих максимально эффективно удовлетворять потребности организации в товарах, работе и услугах.

Цель закупочной деятельности – наиболее эффективное удовлетворение объективных потребностей организации в товарах, работах и услугах.

Система материально–технического снабжения оказывает существенное воздействие на накладные расходы и, тем самым, на себестоимость готовой продукции. Идеально, когда предприятие вообще не имеет развитого складского хозяйства и заготовительного производства, ведь избыточные запасы могут резко понизить скорость оборота капитала, ухудшить финансовое положение и конкурентные позиции компании. Поэтому очень многие предприятия на Западе, в США и особенно в Японии активно переходят на систему снабжения, получившую название «Точно в срок». В рамках этой системы поставщик и заказчик согласовывают суточные и даже почасовые графики поставки комплектующих материалов.

Однако в условиях становления российского цивилизованного рынка предприятия предпочитают иметь весь необходимый для бесперебойной работы запас сырья и материалов, а соответственно и наличие отдела материально–технического снабжения является крайне необходим предприятий.

Технология проведения бизнес–процесса закупки состоит из следующих стадий:

Определение потребности в материале;
Выбор поставщиков;
Обработка заказов;
Контроль выполнения условий договора;
Поступление материала;
Оприходование материала;
Контроль счетов.

Теперь разберём эти стадии поподробнее:

Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Определение потребности в материале включает следующие этапы:

Определение потребности в материале;
Подготовка заявки на материал;
Оформление заявки на материал;
Согласование заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал, а вид заявки на материал, в свою очередь, определяет предназначение материала. В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки.

Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

Подготовка списка возможных поставщиков
Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.
Выбор поставщиков.

Обработка заказов

На данной стадии выполняются следующие этапы:

Оформление и отправка заказа;
Выполнение обязательств по оплате заказа.

Контроль выполнения условий договора

На данной стадии производятся следующие этапы:

Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;
Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Поступление материала

На данной стадии производятся следующие процедуры:

Организация приёма груза в установленном месте;
Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком;
Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Оприходование материала

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

Идентификатор материала;
Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка;
Количество;
Краткое описание материала;
Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес–процесса.

1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов

Процессом называют любую операционную или административную систему, которая преобразует ресурсы в желательные результаты.

А соответственно, из этого выплывает, что бизнес–процесс является одним, несколькими или множеством вложенных процессов (некими действиями), которые заканчивается созданием продукта, в котором нуждается клиент в д

Специалисты в данной сфере классифицируют бизнес–процессы следующим образом:

1) Основные бизнес–процессы.

Основными бизнес–процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода.

2) Сопутствующие процессы.

Сопутствующие процессы – процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода.

3) Вспомогательные бизнес–процессы.

Вспомогательные бизнес–процессы – процессы, предназначенные для обеспечения выполнения основных бизнес–процессов и поддержания их специфических черт.

4) Обеспечивающие бизнес–процессы.

Обеспечивающие бизнес–процессы – процессы, предназначенные для жизнеобеспечения всех остальных бизнес–процессов и ориентированные на поддержку их универсальных черт.

5) Бизнес–процессы управления.

Бизнес–процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес–процесса и бизнес–системы в целом.

6) Бизнес–процессы развития.

Бизнес–процессы развития – это процессы совершенствования производимого товара или услуги, технологий, модификации оборудования.

7) Основные процессы.

Основные процессы мы выделяем исходя из результата, ценного для потребителя.

Вспомогательные процессы мы выделяем по ресурсу, которым они снабжают компанию. Наконец, управляющие процессы мы выделяем по объекту, над которым осуществляется управляющее воздействие.

А теперь, приступим к рассмотрению и анализу основных характеристик бизнес–процессов:

Окружение

Любой бизнес–процесс существует в некотором окружении, являясь подпроцессом более крупной инфраструктуры, наделенной определенными свойствами.

2. Изменчивость. Она характеризует обобщенный результат прошлого поведения бизнес–процесса и закладывает основу для его поведения в будущем. Ни один реальный бизнес–процесс не остается статичным в течение длительного периода времени.

3. Противоинтуитивное поведение напрямую связано с тем, что поверхностное ознакомление с деятельностью простого бизнес–процесса иногда может привести к странному и необдуманному решению введения какого–либо изменяющего воздействия.

4. Взаимозависимость предполагает невозможность внутри бизнес–процесса организовать полностью независимую деятельность.

5. Организация. Любой реальный бизнес–процесс состоящий из других компонентов, характеризируется высокой степенью чёткой организации.

6. Деградация. Характеристика деградации бизнес–процесса связана с ухудшением со временем его характеристик за счет устаревания организационных и технологических решений, а также износа оборудования.

7. Целенаправленность. Основное отличие бизнес–процесса от процесса состоит в том, что он ориентирован на потребителя выхода бизнес–процесса.

8. Дополнительность. Характеристики окружения и изменчивости бизнес–процессов порождают свойство дополнительности, согласно которому реальный бизнес–процесс во взаимодействии со своим окружением, внешней средой может проявлять различные свойства.

9. Человеческий фактор (является одним из влиятельных). На сегодняшней день принято считать, что бизнес–процессы выполняют связующую роль между предприятием и клиентами, поставщиками и потребителями.

В данном исследовании основным бизнес–процессом является процесс «Покупка сырья и материалов». Внешним окружением для данного процесса являются:

прайс–листы от поставщиков;
результаты маркетинговых исследований;
отчеты от подразделений компании.

Внутреннее содержание бизнес–процесса следующее:

список поставщиков;
список сырья и материалов;
договоры с поставщиками.

Основной выход бизнес–процесса – это готовая оформленная заявка на поставку сырья и материалов, которая дальше может быть отправлена поставщикам. Схема бизнес–процесса в нотации IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 Схема бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов»

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот является неотъемлемой частью как закупки сырья и материалов, так и любого бизнес–процесса в целом, ведь ни одна крупная или даже мелкая организация не может обойтись без ведения документации (журналы, учёты и заявка на что–либо).

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;
предварительное рассмотрение;
регистрацию;
рассмотрение руководством;
передачу на исполнение.

Алгоритм документооборота входящего документопотока:

поступление входящих документов в организацию;
первичная обработка выполняется лицом (лицами), в чьих служебных обязанностях это прописано;
регистрация входящих документов в специально созданном реестре входящей документации (как правило, это многостраничный журнал). Процесс регистрации – это следующие действия:
- запись наименования отправителя,
- запись даты поступления (если документ срочный, то записывается и точное время поступления),
- присвоение входящему документу номера (по порядку реестра регистрации);
передача документов на рассмотрение руководству;
создание внутренних документов на основании входящих (при необходимости);
передача их на исполнение соответствующим отделам или персонально каким–либо сотрудникам;
передача их в архив (или в иное место хранения).

График учета включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно–техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по их составлению.

По каждому документу в графике указывают:

исполнителя (составителя);
адресат (службу, куда поступает документ);
сроки представления и обработки.

Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания основных средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

платежное требование–поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);
товарно–транспортные накладные;
квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

Но в наше время, для обеспечения закупки сырья и материалов применяется электронный документооборот. Это означает, что при проведении закупки в электронной форме весь документооборот, начиная от извещения о проведении закупки и заканчивая итоговым протоколом, осуществляется исключительно в электронной форме.

Для бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов» основными являются такие документы, как:

договор с поставщиком;
прайс–лист от поставщика;
товарно–транспортная накладная;
счет–фактура (либо платежное требование–поручение).

Схемы документооборота по перечисленным документам приведены ниже.

Таблица 2. Договор с поставщиком

	Поставщик	Отдел закупок	Информационная система (ИС)
Заполнение договора	Договор Договор Договор Копия подписанного договора Подписанный договор
Проверка правильности заполнения договора
Получение копии подписанного договора

Таблица 3. Прайс–лист от поставщика

Поставщик

Отдел закупок

Информационная система (ИС)

Подготовка прайса/ознакомление

Прайс

Утвержденный прайс

Проверка и утверждение прайса

Таблица 4. Товарно–транспортная накладная

	Поставщик	Отдел закупок	Информационная система (ИС)
Заполнение накладной	Накладная Накладная Накладная Копия подписанной накладной Подписанная накладная
Проверка правильности заполнения накладной
Получение копии подписанной накладной

Таблица 5. Счет–фактура

	Поставщик	Отдел закупок	Информационная система (ИС)
Подготовка и передача счета	Счет Счет Счет Данные по оплате счета Данные по оплате счета
Проверка правильности счета, оплата
Получение расчетных документов

Оценка потоков информации содержится в таблице 6

Таблица 6. Оценка потоков информации

Код документа	Наименование	Кол–во сотрудников	Кол–во документов, шт	Кол–во обновлений в месяц	Кол–во обновлений в год
01	Договор с поставщиком	2	2	28–31	336–372
02	Прайс–лист	2	1	1–4	12–48
03	Накладная	3	2	28–31	336–372
04	Счет	3	2	28–31	336–372

Основные недостатки, присущие текущей системе управления и обработки информации:

наличие опозданий в поставках сырья и материалов;
низкая производительность труда;
невозможность расчета показателей, необходимых для управления объектом из–за сложности вычислений или большого объема информации;
низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Следовательно, в результате реализации проекта ожидаются следующие изменения:

исключение опозданий в поставках сырья и материалов;
повышение производительности труда;
получение возможности расчета показателей, необходимых для управления;
повышение оперативности и, следовательно, качества управления;
усовершенствование процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю посредством их автоматизации.

Можно сделать предположение, что автоматизация рассматриваемого бизнес–процесса является целесообразной и приведет к положительным изменениям в системе управления и обработки информации.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации, унифицированной системы документации, средств и методов построения информационной базы.

Информационное обеспечение включает в себя:

систему классификации и кодирования;
систему унифицированной документации, используемой в ИО;
информационную базу.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

Однозначного и экономичного представления информации в системе.
Организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами.
Организации взаимодействия пользователей с системой.
Обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации.

Информационное обеспечение делиться на такте вопросы:

обоснование состава классификаторов, возможности использования международных, общесистемных, отраслевых или необходимости построения локальных классификаторов;
обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения;
обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно–постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы;
обоснование способа организации информационной базы: как совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с локальной, централизованной или распределенной организацией; обоснование методов логической организации файлов и баз данных;
обоснование состава и способов организации файлов с результатной информацией.

Как было определено в предыдущих разделах работы, основными для задачи являются следующие документы:

договор с поставщиком;
прайс–лист от поставщика;
товарно–транспортная накладная;
счет–фактура (либо платежное требование–поручение).

Данные документы теоретически могут быть представлены в унифицированной форме, либо посредством уникального проектирования. В нижеследующей таблице рассмотрена возможность использования унифицированной формы для того или иного документа.

Таблица 7. Обоснование формы документа

Код документа	Наименование	Унифицированная форма	Оригинальное проектирование
01	Договор с поставщиком	да
02	Прайс–лист		да
03	Накладная	да
04	Счет	да

Для сохранения адекватности и целостности данных в готовом продукте используются специальные классификаторы. Классификаторы, применяемые при проектировании, изображены в Таблице 8.

Таблица 8. Используемые классификаторы

Наименование кодируемого объекта	Рабочее наименование	Кол–во знаков кода	Система кодирования	Вид классификатора
IDпоставщика	IDп	4	Порядковая	Локальный
IDматериала	IDм	4	Порядковая	Локальный
IDдоговора	IDд	4	Порядковая	Локальный

Помимо приведенных документов и системы классификации, в информационное обеспечение также входит информационная база. Информационная база (ИБ) – совокупность данных, систематизированных по определенным признакам и используемых для решения различных задач, а также применяемых при этом методов и средств накопления и передачи информации. Существует два способа организации информационной базы (ИБ):

совокупность локальных файлов, которые поддерживаются функциональными пакетами прикладных программ;
интегрированные базы данных, основанные на использовании СУБД.

Для бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов» реализация будет спроектирована посредством интегрированной информационной базы, которая обеспечивает высокую функциональность и хранение большого объема информации.

Входными данными для проектируемой системы будут выступать:

прайс–лист;
накладная;
список поставщиков;
список договоров и др.

Выходными документами могут быть:

отчет о числе поставщиков;
отчет о полноте поставки;
отчет об остатках материалов и сырья;
отчет о средней стоимости того или иного материала по прайсам и др.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение – совокупность программ (в том числе описания и инструкции по их применению), которые обеспечивают функционирование вычислительной систем, а также программ, предназначенных для решения конкретных задач пользователя. Их делят на две части:

общее
специальное программное обеспечение

От эффективности алгоритмов управления ресурсами компьютера во многом зависит эффективность ОС в целом. В зависимости от особенностей использованного алгоритма управления процессором, операционные системы делят на:

многозадачные и однозадачные;
многопользовательские и однопользовательские;
многопроцессорные и однопроцессорные.

Но не стоит забывать, что для того, чтобы выбрать качественное и наиболее подходящее программное обеспечение целесообразно:

дать классификацию ОС, указать факторы, влияющие на выбор конкретного класса и его версии, и обосновать выбор операционной системы;
дать классификацию, привести факторы и обосновать выбор используемой СУБД.

Обязательным условием выбора технического обеспечения есть то, что выбор средств проектирования и разработки по возможности необходимо аргументировать, сравнивая их с аналогичными средствами, существующими на рынке.

Одним из самых основных программных решений и реализацией для Покупки сырья и материалов является база данных.

Операционные системы различаются особенностями реализации алгоритмов управления ресурсами компьютера, областями использования.

Так, в зависимости от алгоритма управления процессором, операционные системы делятся на:

Однозадачные и многозадачные.
Однопользовательские и многопользовательские.
Однопроцессорные и многопроцессорные системы.
Локальные и сетевые.

По числу одновременно выполняемых задач операционные системы делятся на два класса:

Однозадачные (MS DOS).
Многозадачные (OS/2, Unix, Windows).

В однозадачных системах используются средства управления периферийными устройствами, средства управления файлами, средства общения с пользователями. Многозадачные ОС используют все средства, которые характерны для однозадачных, и, кроме того, управляют разделением совместно используемых ресурсов: процессор, ОЗУ, файлы и внешние устройства.

В зависимости от областей использования многозадачные ОС подразделяются на три типа:

Системы пакетной обработки (ОС ЕС).
Системы с разделением времени (Unix, Linux, Windows).
Системы реального времени (RT11).

Системы пакетной обработки предназначены для решения задач, которые не требуют быстрого получения результатов. Главной целью ОС пакетной обработки является максимальная пропускная способность или решение максимального числа задач в единицу времени.

Эти системы обеспечивают высокую производительность при обработке больших объемов информации, но снижают эффективность работы пользователя в интерактивном режиме.

В системах с разделением времени для выполнения каждой задачи выделяется небольшой промежуток времени, и ни одна задача не занимает процессор надолго. Если этот промежуток времени выбран минимальным, то создается видимость одновременного выполнения нескольких задач. Эти системы обладают меньшей пропускной способностью, но обеспечивают высокую эффективность работы пользователя в интерактивном режиме.

Системы реального времени применяются для управления технологическим процессом или техническим объектом, например, летательным объектом, станком и т.д.

По числу одновременно работающих пользователей на ЭВМ ОС разделяются на однопользовательские (MS DOS) и многопользовательские (Unix, Linux, Windows)

В многопользовательских ОС каждый пользователь настраивает для себя интерфейс пользователя, т.е. может создать собственные наборы ярлыков, группы программ, задать индивидуальную цветовую схему, переместить в удобное место панель задач и добавить в меню Пуск новые пункты.

В многопользовательских ОС существуют средства защиты информации каждого пользователя от несанкционированного доступа других пользователей.

Многопроцессорные и однопроцессорные операционные системы. Одним из важных свойств ОС является наличие в ней средств поддержки многопроцессорной обработки данных. Такие средства существуют в OS/2, Net Ware, Widows NT.По способу организации вычислительного процесса эти ОС могут быть разделены на асимметричные и симметричные.

Одним из важнейших признаков классификации ЭВМ является разделение их на локальные и сетевые. Локальные ОС применяются на автономных ПК или ПК, которые используются в компьютерных сетях в качестве клиента.

В состав локальных ОС входит клиентская часть ПО для доступа к удаленным ресурсам и услугам. Сетевые ОС предназначены для управления ресурсами ПК включенных в сеть с целью совместного использования ресурсов. Они представляют мощные средства разграничения доступа к информации, ее целостности и другие возможности использования сетевых ресурсов.

Современные системы управления базами данных классифицируют по следующим признакам.

1. По степени универсальности все СУБД делятся на СУБД общего назначения и специализированные СУБД. СУБД общего назначения не ориентируются на информационные потребности конкретной группы пользователей. Они могут быть использованы для создания и использования баз данных в любой предметной области (документоведение, образование, риэлтерская деятельность и т.д.). К ним относят MS Access, MS FoxPro. Однако в некоторых случаях доступные СУБД общего назначения не позволяют добиться требуемых результатов. С этой целью используют специализированные СУБД, которые позволяют осуществить работу с данными, описывающими информационные потребности узкого круга пользователей. К таким СУБД можно отнести Lotus.

2. По функциональности все СУБД делятся на полнофункциональные СУБД, серверы баз данных, клиенты баз данных. Полнофункциональные СУБД представляют собой традиционные СУБД, которые изначально создавались для больших ЭВМ, затем для ПЭВМ. Они являются наиболее многочисленными и мощными по своим возможностям. К ним относят MS Access, MS FoxPro, Paradox, dBase IV. Такие СУБД имеют развитый интерфейс, для создания отчетов и запросов используются мастера. Многие СУБД имеют встроенные языки программирования для профессиональных разработчиков. Серверы БД предназначены для организации центров обработки данных в локальной (или глобальной) сети. Они обладают скудным интерфейсом, однако их основное назначение – организация хранения баз данных удаленных пользователей, защита данных от несанкционированного доступа, ограничение доступа к данным, возможность одновременной работы с базой нескольким пользователям. Данная группа менее многочисленна, однако их количество постоянно растет за счет того, что сегодня практически в любой организации, на любом предприятии все компьютеры соединяются в локальную сеть. Следовательно, возникает необходимость организации централизованного хранения базы и создания удаленного многопользовательского доступа к ней. Примером такой СУБД является СУБД MS SQL Server. В роли клиентов баз данных могут использоваться любые полнофункциональные СУБД. Здесь их роль сводится к тому, чтобы обеспечить доступ к данным, их просмотр, поиск и выборку.

3. По характеру использования СУБД делят на персональные и многопользовательские.

Персональные СУБД обычно обеспечивают возможность создания персональных баз данных. Такие СУБД могут выступать в роли клиентов БД. К ним относят MS Access, MS FoxPro, Paradox, Clipper. Многопользовательские СУБД включают в себя сервер базы данных и клиентскую часть, могут работать в с различными операционными системами, с различными типами ЭВМ. К таким СУБд относят Oracle, Informix.

Из приведенных классификаций можно сделать вывод, что наиболее целесообразно применение одной из максимально распространенных операционных систем – Windows, а также системы управления базами данных MS Access, которая отлично интегирована в работу Windows и предоставляет достаточный набор задач и функций для бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов».

2. Проектная часть

2.1 Информационная модель и ее описание

Моделирование основывается на подобии систем или процессов, которое может быть полным или частичным. Теория подобия для логистических процессов является основной в их моделировании и опирается на учение о размерностях физических величин, характеризующих управление логистическими процессами.

Логистический бизнес–процесс определяет структуру и организацию материальных потоков предприятия на всех стадиях – от обеспечения сырьем до распределения готовой продукции. Его основными составляющими являются:

закупка сырья и материалов;
доставка их к месту производства;
непосредственное производство продукции;
ее распределение;
транспортировка к месту реализации;
сервисное обслуживание потребителей.

Схема типового алгоритма сквозного логистического бизнес–процесса предприятия товарного производства представлена на рисунке 2

Схема типового алгоритма сквозного логистического бизнес-процесса предприятия товарного производства

Рисунок 2 Схема типового алгоритма логистического бизнес–процесса

Схема типового алгоритма процесса управления закупками на предприятии товарного производства представлена на рисунке 3

Схема типового алгоритма процесса управления закупками на предприятии товарного производства

Рисунок 3 Схема типового алгоритма процесса управления закупками

Информационная модель бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов» включает в себя несколько справочников, которые необходимы для успешного функционирования системы и, кроме того, для обеспечения полноты и достоверности информации. Такие справочники заполняются автоматически при заполнении пользователем соответствующих экранных форм.

Перечень справочников:

Справочник поставщиков;
Справочник материалов;
Справочник договоров.

Информационная модель исследуемого бизнес–процесса представлена на рисунке 4.

Безымянный.png

Рисунок 4 Информационная модель бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов»

2.2 Характеристика нормативно–справочной и входной оперативной информации

Система документации является основой вне машинного информационного обеспечения. Документ – это определенная совокупность сведений, применяемых при решении экономических задач. Сведения могут быть расположены на различных носителях, а именно, на машинных носителях, первичных документах или в памяти персонального компьютера. Первичные документы отражают процессы в материальной сфере и представляют собой оперативную и постоянную информацию, необходимую для решения экономических задач. Первичная информация находится на бумажных носителях. Входная информация – информация, необходимая для решения задачи. От того как входная информация обрабатывается, от способов ее сбора, регистрации, хранения и состава зависит оперативность и эффективность управления.

Для данного проекта входной информацией является:

паспортные данные физического лица;
структура предприятия;
данные поставщиков;
возвраты от поставщиков;
данные по номенклатуре;
приходные накладные;
приходные кассовые ордера;
расходные накладные;
расходные кассовые ордера;
списание ТМЦ;
приход по банку;
расход по банку;
накладные перемещения.

В системе автоматизации, используемые документы можно условно разделить на: складские документы (регистр остатков номенклатуры) и платежные документы (регистр по кассе и банку). У складских документов имеется табличная часть, где содержатся названия номенклатуры и ее характеристики. К складским документам относятся: «Заявка», «Реализация», «Возврат от покупателя», «Поступление ТМЦ», «Списание ТМЦ», «Перемещение». Все эти документы имеют реквизит «Склад», на котором происходит движение товаров, у документа «Перемещение» таких реквизитов два: откуда перемещение и куда.

Результатами автоматизации отделов предприятия являются:

Заполненные справочники
Поиск и фильтрация по справочникам
Введенные документы, внешние и внутренние
Поиск и фильтрация по документам
Печать отчетов.

Сначала нужно ввести данные контрагентов и номенклатуры. Затем на основе этих данных станет возможным осуществлять приход, списание, возвраты, перемещение и реализацию товаров. Для этого внесены соответствующие документы, а именно:

«ПоступлениеТМЦ»;
«Реализация»;
«Возврат»;
«Списание ТМЦ»;
«Перемещение».

В справочник «Номенклатура» вносится информация обо всех товарах, услугах, которые предлагает предприятие.

В справочник «Контрагенты» заносится контактная информация и данные по договорам. Контрагентами могут быть поставщики, покупатели, организации и частные лица.

Материалы поступают в организацию от поставщиков. Для оформления прихода номенклатуры от контрагента, используется документ «Поступление ТМЦ»

В случае если товар бракованный или с истекшим сроком годности, его нужно списать. Для этого используется документ «Списание ТМЦ», с помощью которого можно оформить списание ТМЦ

При помощи документа «Реализация» можно оформить продажу номенклатуры контрагенту. Также можно сделать возврат от контрагента, для его оформления нужен документ «Возврат»

Документ «Перемещение» нужен для оформления перемещения номенклатуры со склада на другой склад, либо в магазин

По результатам деятельности фирмы можно сформировать отчеты. Для этого нужно выбрать пункт «Отчеты» в главном меню

В программе предусмотрены различные отчеты, один из них «Остатки ТМЦ»

2.3 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Дерево функций – это иерархическая структура действий, реализованных в информационной системе. Можно выделить два подмножества функций:

служебные функции;
основные функции.

Служебные функции – идентичны для всех автоматизированных систем управления учреждением на уровне развития аппаратных и программных средств. Эти функции призваны обеспечить безопасность ввода, обработки и хранения информации, облегчить работу с системой, сделать ее наиболее удобной для конечного пользователя.

Основные функции управления и обработки данных отражают особенности процесса обработки информации, получения результатов, ведения информационной базы проекта.

Диалог – это процесс обмена сообщениями между информационной системой и пользователем. В процессе этого обмена постоянно осуществляется смена ролей информатора (тот, кто отправляет информацию) и реципиента (пользователь, который принимает информацию), при этом смена ролей происходит оперативно.

В процессе диалога возможно:

двустороннее управление на базе языка типа «запрос–ответ»;
одностороннее управление со стороны информационной системы с языком общения типа «меню», «заполнение шаблона», ответа по «подсказке»;
одностороннее управление со стороны пользователя с использованием языка команд.

Разрабатываемый программный продукт будет автоматизировать функции обработки данных и подготовки документов.

В главном меню системы расположим служебные функции: вход в систему, управление окнами, выход из программы, помощь по системе.

Вызов основных функций будет осуществляться при помощи кнопочной панели. При нажатии на одну из кнопок, в левой части экрана будет открываться «дерево объектов» для данной функции. Правая часть экрана – это рабочая зона, в которой и будут располагаться открытые окна.

Рисунок 5 Иерархия функций программы

Сценарий диалога пользователя с готовым программным продуктом изображен на рисунке 6:

Рисунок 6. Сценарий диалога

2.4 Характеристика базы данных

В качестве базы данных выберем MS Access. Данный программный продукт были выбран по ряду причин:

являются свободным ПО, т.е. не нужно платить за лицензии, которые стоят как правило десятки тысяч;
данный программный продукт уже используются специалистами предприятия;
простой и понятной интерфейс программы.

MS Access – компактная, кроссплатформенная, свободная система управления базами данных (СУБД), работающая на Linux, Microsoft Windows и разнообразных Unix платформах.

В качестве преимуществ MS Access можно отметить:

многоверсионная архитектура: параллельная обработка оперативных и аналитических запросов (читающие пользователи не блокируют пишущих, что особенно важно, поскольку разработанной программой), будут пользоваться одновременно несколько сотрудников;
компактность (дистрибутив 10Mb);
высокая эффективность

Стоит подчеркнуть, что MS Access – это сервер обработки баз данных, и один такой сервер может обработать сотни независимых баз данных, и каждую – с огромным количеством пользовательских соединений. Чтобы обеспечить резервное копирование, сервер останавливать нет необходимости. Сам процесс резервного копирования сохраняет состояние базы данных на момент старта, при этом никак не препятствуя работе с базой.

База данных состоит из трех таблиц:

поставщики;
материалы;
договоры;

Описание таблиц приведено ниже.

Таблица 9. Данные о поставщиках

Имя поля	Тип данных	Идентификатор	Длина поля	Длина одной записи	Число записей	Возможность индексирования
Код поставщика	числовой	Kod_post	4	4	неогр	Да Ключевое поле
ФИО	текстовый	Fio_post	30	30	неогр	Нет
Вид материалов	текстовый	Mater	50	50	неогр	Нет

Таблица 10. Данные о материалах и сырье

Имя поля	Тип данных	Идентификатор	Длина поля	Длина одной записи	Число записей	Возможность индексирования
Код материала	счетчик	Mater	4	4	неогр	Да. Ключ. Поле
Название	Текст.	Nazv	50	50	неогр	Нет

Таблица 11. Данные о договорах

Имя поля	Тип данных	Идентификатор	Длина поля	Длина одной записи	Число записей	Возможность индексирования
Код договора	Счетчик	Kod_dog	4	4	неогр	Да. Ключ.
Код поставщика	Числовой.	Kod_post	4	4	неогр	Да
Код материала	Числовой.	Mater	4	4	неогр	Да
Примечание	Текст.	primech	100	100	неогр	Нет

ER–модель для бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов» представлена на рисунке 7.

Договоры

код договора

код поставщика

код материала

примечание

Материалы

код материала

наименование

Поставщики

код поставщика

ФИО поставщика

Вид материалов

Рисунок 7. ER–модель

2.5 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Преимущество данного решения заключается в следующем:

Основные функции системы будут доступны пользователю одним кликом мышки. При этом программные модули продукта вызываются следующим образом (рисунок 8):

Рисунок 8 Дерево вызова программных модулей

Выделим 3 группы программных модулей системы:

1. Управляющие модули – выполняющие функции по управлению объектами системы

2. Функциональные модули – позволяющие обеспечить ввод и обработку данных

3. Сервисные модули – обеспечивающие дополнительные сервисы

2.6 Описание программных модулей

Для закупки сырья и материалов предприятия использовалась СУБД MS Access, основа которой – язык VBA. Данная среда выполняет две основные функции: позволяет разрабатывать само хранилище данных, а также разработать интерфейс приложения, в том числе и программный код к нему. Таким образом, данная СУБД является:

высокопроизводительным интерпретатором;
СУБД как таковой;
объектно–ориентированная модель компонент;
визуальное построение приложений из программных прототипов;
широкий набор встроенных средств для работы с базами данных.

Примененная технология работы с данными – DAO 3.6, такая как эта модель максимально совместима с прошлыми версиями СУБД MS Access, кроме того менее требовательна к ресурсам, а также проста в употреблении. В соответствии с принципами визуального программирования, разработка приложений состоит из двух этапов:

1. Создания интерфейса приложения, на этом этапе на форме размещаются те объекты, которые необходимы для работы приложения, все существующие объекты принято делить на две группы:

а) информационные объекты, основное назначение которых ввод/вывод данных на экран;

б) управляющие объекты – это объекты при выборе которых выполняются определённые действия, кроме этого существует классификация объектов на визуальные и не визуальные. Вид визуальных объектов не зависит от того, в каком режиме находится форма, редактирования или работы. Не визуальные объекты можно увидеть на форме только в режиме редактирования.

2. Определение функциональности приложения. На этом этапе для управляющих объектов разрабатываются процедуры на языке VBA и связываются с выбранными объектами.

В составе проекта можно выделить следующие элементы: сами данные – таблицы, sql–инструкции в виде запросов, код проекта; описание форм; модули форм; модули; параметры проекта; описание ресурсов, отчеты и макросы (последние два вида объектов в нашем проекте не потребовались).

Могут располагать невизуальные компоненты, выполняющие вспомогательные, но не менее важные, действия, например, таймер (секундомер), набор данных Table или источник данных DataSource.

2.7 Контрольный пример реализации проекта и его описание

Разработка интерфейса программы начинается с создания соединения с базой данных, построения источников данных. Для этого используются невизуальные компоненты, которые помещаются в специальную форму –модуль данных. Работа с системой начинается с главного окна программы (рисунок 9).

На главной форме расположены кнопки – «Сырье и материалы», «Поставщики», «Договоры», «Отчеты».

Рисунок 9 Главная форма

В верхней части формы расположено главное меню, с помощью которого пользователь вызывает команды «Файл», «Справочники», «Отчеты», «Документы» (рисунок 10). Каждый отдел говорит сам за себя в отделе «Сырьё» – количество сырья на складе, «Журнал покупок» – что было приобретено ранее, и т.д.

Рисунок 10 Элементы меню

Для примера рассмотрим таблицу и кнопочную форму для нее «Сырье и материалы» (рисунок 11)

Рисунок 11 Экранная форма для таблицы «Сырье и материалы»

Проведенное тестирование разработанной конфигурации показывает, что она полностью удовлетворяет поставленной задаче, работает стабильно и без ошибок, обладает большой функциональностью и удобным интерфейсом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Закупочная работа является основой хозяйственной деятельности организации. Процесс закупки товаров и формирование коммерческих связей является основной и самой сложной задачей предприятия. Закупка товаров рассматривается в системе коммерции как связующее звено трех важнейших составляющих деятельности предприятия: производственной, финансовой и сбытовой. Организация процесса покупки сырья и материалов зависит от типа и размера предприятия. Обычно, закупочная деятельность на предприятиях организуется отделом материально–технического снабжения, что позволяет получить выгоды, осуществляя централизованные закупки. Проанализировал достоинства всех методов и инструментальных средств моделирования бизнес–процессов. Также, освоил инструмент Erwin, который позволил с лёгкостью спроектировать реализацию операции бизнес–процесса «Покупка сырья и материалов».

Процесс закупки продукции материальных ресурсов включает в себя: выбор новых поставщиков, установление коммерческих связей с ними, заключение договоров (контрактов) купли–продажи (или поставки), а также взаимодействие с поставщиками в процессе выполнения договора. В процессе закупки продукции при отсутствии монополизма среди поставщиков большое значение приобретает выбор новых поставщиков, так как от последних зависит величина затрат на закупку. Источником информации для выбора поставщиков является изучение рынка сырья и материалов.

В данной работе разобрались в таких вопросах:

Описание предметной области. Постановка задачи «Покупки сырья и материалов»
Выбор средства для моделирования бизнес–процессов «Покупки сырья и материалов»
Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес–процессов «Покупки сырья и материалов» и др.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Бондарева, Н. А. Бизнес–процесс в конкурентном окружении рынка образовательных услуг / Н. А. Бондарева. – М.: Университет, 2014. – 315 c.
Веселова, О. С. Внедрение централизованных информационных систем как способ реинжиниринга бизнес–процессов операторов связи / О. С. Веселова. – М.: Университет, 2016. – 459 c.
Елиферов, В. Г. Бизнес–процессы: Регламентация и управление. Гриф МО РФ / В. Г. Елиферов. – М.: ИНФРА–М, 2017. – 719 c.
Исаев, Р. А. Банк 3.0: стратегии, бизнес–процессы, инновации. Монография / Р. А. Исаев. – М.: ИНФРА–М, 2017. – 766 c.
Кеворков, В. В. Маркетинг. Регламент бизнес–процесса / В. В. Кеворков. – Москва: Машиностроение, 2016. – 832 c.
Кэмп, Р. С. Легальный промышленный шпионаж. Бенчмаркинг бизнес–процессов: технологии поиска и внедрение лучших методов работы ваших конкурентов / Р. С. Кэмп. – М.: Баланс–Клуб, 2016. – 416 c.
М.: Издательство Ассоциации строительных вузов, 2015. – 144 c.
Миротин, Л. Логистический менеджмент бизнес–процессов материалопотоков / Л. Миротин. – М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2018. – 236 c.
Репин, В. Бизнес–процессы. Моделирование, внедрение, управление / В. Репин. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. – 851 c.
Рыбаков, М. Ю. Бизнес–процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум. / М. Ю. Рыбаков. – М.: Михаил Рыбаков, 2016. – 392 c.
Самуйлов, К. Е. Бизнес–процессы и информационные технологии в управлении современной инфокоммуникационной компанией / К. Е. Самуйлов, А. В. Чукарин, Н. В. Яркина. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 512 c.
Фёдоров, И. Г. Адаптация онтологии Бунге–Ванда–Вебера к описанию исполняемых моделей бизнес–процессов / И. Г. Фёдоров. – М.: Университет, 2017. – 913 c.
Хаммер, М. Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес–процессов / М. Хаммер. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 353 c.
Чистов, Д. В. Анализ бизнес–процессов при разработке инвестиционных проектов: моногр. / Д. В. Чистов. – М.: Университет, 2014. – 513 c.
Шеер, А–В. Бизнес–процессы. Основные понятия. Теория. Методы / А–В. Шеер. – М.: Просветитель; Издание 2–е, перераб. и доп., 2014. – 152 c.
Шеер, А–В. Моделирование бизнес–процессов / А–В. Шеер. – М.: Серебряные нити, 2015. – 219 c.