Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Event-менеджмент (Ивент-агентство ООО «Френдшип проджект»)

Введение

С каждым днем всё большую популярность обретает технология проведения мероприятий и особый тип PR- и маркетинговых коммуникаций, именуемый событийным менеджментом или event-менеджментом.

Event-менеджмент в своей концепции задаёт направление организуемых мероприятий на эмоциональное восприятие аудитории, позитивное освещение в СМИ и отклик со стороны социальных групп. В современном мире событийные или event-мероприятия занимают всё более значимые позиции в списке инструментов воздействия на целевую аудиторию. Превращение стандартных мероприятий в исключительные и неповторимые события составляет основу event-менеджмента.

Организация таких мероприятий должна учитывать, что они неповторимы по своей сути, рискованны и требуют высокой степени ответственности и изобретательности. Event-менеджмент включает в себя действия от постановки цели и увязывания ее со стратегическими задачами, оперативным планированием и проведением мероприятий в заранее определенных пространственно-временных рамках. При этом в центре event-менеджмента находится целевая аудитория проектируемого события и клиенты event-агентсва, которые непосредственно и заказывали создание и проведения данного события.

Актуальность данной работы: по мнению современных event-менеджеров и маркетологов, прямая реклама в условиях современных рыночных отношений работает менее эффективно, чем даже 10 лет назад, и в связи с этим всё большее значение приобретает завуалированная реклама и нестандартные способы продвижения товара или услуги. Особенно в проведении event-мероприятий выделяется способ воздействия на аудиторию и достижение с помощью него поставленных агентству целей.

С учетом вышесказанного представляется актуальным вопрос развития и становления event-менеджмента в мире и в России в частности, а также организация мероприятий посредством методов и инструментов event-менеджмента и под руководством опытных event-менеджеров.

Цель исследования – рассмотреть особенности и сущность event-менеджмента, разработать проект на базе выбранной организации – ООО «Френдшип проджект».

Задачи, которые необходимо решить в рамках достижения поставленной цели:

Уточнить понятие и сущность event-менеджмента, разобрать виды мероприятий.
Проанализировать особенности организации событийных мероприятий, разобрать управление event-мероприятием.
Охарактеризовать деятельность креативного агентства ООО «Френдшип проджект».
Провести планирование проекта мероприятия на базе выбранной организации.
Описать подготовку и проведение мероприятия по ранее спланированному проекту.
Провести экономическую оценку реализованного проекта.

Объектом исследования является креативное агентство ООО «Френдшип проджект».

Предметом исследования является организация и проведение событийных мероприятий ООО «Френдшип проджект», в частности будет рассмотрена организация мероприятия – открытие рыбного гастронома «Море & More» в Нижнем Новгороде.

Глава 1. Event-менеджмент

1.1 Понятие и сущность еvent-менеджмента

Теоретическое исследование необходимо начать с рассмотрения основных понятий, формирующих терминологическую систему «event» (от английского event - «событие») [22], выявления их сущностных черт и взаимосвязей. Одни из первых попыток определения понятий терминологической системы Event [22] были предприняты Дж. Голдблаттом [27], Д. Гецем [28], Д. Уилкинсоном [29] в начале 90-х гг. XX века. Позже Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, Р. Мозер, У. Хальцбаур, М. Целлер [22] также начинают уделять внимание общей системе «event»-понятий, пытаются определить «event», «event-менеджмент», «event-маркетинг». При этом исследователи не стремятся выявить их взаимосвязи, придерживаясь простой логики – «event» (специально организованное событие) – «event-менеджмент» (технология управления событием) – event-маркетинг (инструмент event-менеджмента).

Сравнительно недавно некоторые зарубежные авторы сосредоточились на теоретическом осмыслении феномена «event». Например, М. Тара-Лунга осуществляет попытку анализа указанного понятия в рамках трёх направлений: антропологии, управления, туризма [31]. Исходя из этого можно резюмировать, что при построении терминологической системы «event» важное значение имеет выбор теории, которая будет положена в основу конструируемой системы понятий. При наличии нескольких теорий в одной и той же области может быть построено несколько терминологических систем.

На основе проведённого анализа удалось определить несколько терминологических систем «event», первая из которых может разрабатываться в рамках культурологи, вторая – в пределах управленческого знания, третья – в русле теории маркетинга и, наконец, четвёртая – в рамках социологического подхода.

С культурологической точки зрения, event – это «церемония», «обряд», «ритуал», «торжество», «символ». Таким образом, event определяется как «мероприятие, происходящее в пределах одного сообщества, имеющего потребность или желание отметить "особенности" своей жизни или истории» [32]; «событие, призванное собрать людей вместе для того, чтобы отпраздновать, продемонстрировать, поклоняться (кому или чему-либо), чтить, помнить, общаться...» [32]; событие, предполагающее выражение культуры сообщества посредством определенных символов и знаков.

Анализ литературы показал, что на сегодняшний день нет научных разработок, посвящённых построению терминологической системы «event» в рамках данного подхода. Управленческий подход использует для характеристики ивента такие понятия, как «сознательное планирование», «программа», «цели и задачи», «организация» и т. д.

Хальцбаур У., Йеттингер Э., Кнаусс Б., Мозер Р. [22], определяя «event» достаточно широко как специальное мероприятие, спланированное и управляемое, призванное достичь определенных социальных, культурных или корпоративных целей и задач, осуществляемое подготовленной группой профессионалов – event-менеджерами [36], актуализируют управленческий подход к определению терминологической системы. Согласно предлагаемой исследователями логике терминология «event» в общем виде может быть представлена следующим образом (рис. 1).

Рисунок 1. Терминологическая схема «Event» по Г. Боудину, Г. МакФерсону, Дж. Флинну

Event-менеджмент - это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем, если первые направлены на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В целом же задача событийного менеджмента - сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.

Изменение продолжительности и структуры свободного времени у людей обусловливает их стремление провести его с максимальной пользой, участвуя в общественных мероприятиях, презентациях, праздниках и развлечениях. Именно поэтому теперь многие организации используют события как ключевые элементы маркетинговых и имиджевых стратегий. Сегодня мероприятия – это не только средство досуга, но и специальные организованные события, тесно связанные с целями и интересами компаний, для которых сейчас так важен позитивный образ, яркая индивидуальность и общественное доверие.

Событийный менеджмент занимается организацией, управлением и разработкой системы этих специальных событий [24].

Для изучения event-менеджмента как бизнеса и популярного направления работы в нашли дни, нужно разобраться, откуда он берёт своё начало, откуда взялись и как развивались организованные массовые мероприятия и кто занимался их организацией в прошлом, в том числе, в нашей стране.

Первыми в истории человечества мероприятиями, уходящими корнями в древние времена, следует признать древние общественные и религиозные ритуалы: посвящения, рождение ребенка, женитьба, выборы вождя, празднование удачной охоты, жертвоприношения, праздники в честь сбора урожая и многие другие ритуалы. Значит, первыми организаторами мероприятий были шаманы, то есть те, кто знал и создавал ритуалы.

Шли времена, менялись и мероприятия, они становились все изысканнее и сложнее. Возникли общегородские и государственные праздники, проводились коронации, действа, причастные к религиозному сектору, охватывающие целые континенты, и т. д. Теория и практика проведения таких праздников передавалась из поколения в поколение и дошла до наших дней, хоть и претерпела изменения. Вот и выходит, что новое – это лишь хорошо забытое старое, а профессию event-менеджера придумали совсем не в наши дни.

В России значительные изменения в перечень государственных и частных праздников внесли реформы Петра I. К православным добавились и официальные светские праздники.

Изменения российской действительности потребовали адекватного воплощения новых идей и важнейших событий в ярких и эффективных, по степени своего воздействия, зрелищ. Светские приемы, пышные балы и многие другие мероприятия ворвались в жизнь людей той эпохи.

С развитием рыночного общества к организации мероприятий подключился коммерческий сектор. Возникла необходимость проведения деловых мероприятий, направленных на обмен идеями и информацией, мероприятий с целью получения прибыли. Мероприятия стали носить характер ключевых в вопросе продвижения продукта или услуги.

Несмотря на то, что индустрия праздника как специфическая форма деятельности существует с давних времен, в самостоятельную отрасль она выделилась не так давно – примерно 30 лет назад, а возникновение организаторов массовых мероприятий, отдалённо напоминающих event-менеджеров настоящего времени относят к 1800-х годам, когда началась продажа билетов на профессиональные спортивные мероприятия. [12] До этого организация мероприятий долгое время являлась составной частью других отраслей экономики: гостиничного бизнеса, туризма, шоу-бизнеса; часть функций по организации мероприятий была возложена на отделы продаж, профессиональные ассоциации и другие подразделения. Это тормозило развитие event-менеджмента как отдельной формы деятельности. Теперь в области организации мероприятий появились профессиональные ассоциации, существуют специализированная литература, сертификационные программы, в данной сфере можно получить высшее образование. Постепенно организация мероприятий становится признанной индустрией со своими технологиями, игроками рынка, легендами и традициями.

Хотя в 1920-е годы в СССР уже появилась такая профессия, как режиссёр массовых мероприятий, одним из которых был сам Всеволод Мейерхольд, в иностранной литературе упоминается, что профессия именно event-менеджера сформировалась в 1950-х годах. Началось всё в 1955 году, когда открылся первый Диснейленд. Об этом пишет один из самых знаковых и известных event-менеджеров мира Джо Голдблатт [33]. Стоит отметить, что к становлению event-менеджмента как индустрии и профессии, он приложил значительные усилия. Кроме того, он выпустил в свет книгу Special Event – ставшей, вероятно, самой культовой книгой в области организации мероприятий, выдержавшей множество переизданий. Голдблатт также является одним из основателей Международной ассоциации профессиональных организаторов мероприятий – ISES.

Немного в стороне стоит гипотеза теоретиков, считающих, что частично event-индустрия входит в индустрию MICE (Meeting Incentive Conference Events) (рис. 2). В принципе, их мнение тоже имеет право на существование. Если говорить языком аналитиков, то MICE – это детище Запада, прежде всего США и Великобритании. Ведь непосредственно деловой туризм (а, соответственно, и организацию деловых мероприятий) создали американцы, а основной бум индустрии пришелся на 1940-е гг., когда были открыты авиарейсы между США и Европой.

Рисунок 2. Структура MICE.

В России организации начали профессионально заниматься event-мероприятиями в 90-е годы XX века.

Хотя до 90-х годов в России существовали целые школы массовой режиссуры и ВУЗы, проводились мероприятия даже мирового масштаба: примером тому могут быть Всемирные фестивали молодежи и студентов в Москве, Олимпиада-80 и тому подобные действа, но формирование понятия «event» и появление event-агентств как раз пришлись на 90-е годы. И именно к этому времени приурочено создание первых event-компаний, которые до сих пор с успехом работают на рынке event-маркетинга и имеют в арсенале множество удачно проведенных мероприятий.

Event-маркетинг во многих странах является огромной индустрией, которая в том числе привлекает бесчисленное количество туристов, как, например, на карнавалы Рио-де-Жанейро или Венеции. Их посещают сотни тысяч человек ежегодно, и это в свою очередь приносит значительную прибыль вышеперечисленным странам. Экономическое развитие также стимулирует проведение крупных форумов, конференций, выставок, так как это приводит к возникновению деловых контактов и развитию отрасли в дальнейшем. Качественная организация масштабных мероприятий довольно сильно влияет на общество, стимулируя тем самым развитие экономики.

В настоящее время можно с уверенностью заявить, что event-индустрия – это одна из самых стремительно развивающихся отраслей, в том числе и в России. В нашей стране появляется большое количество отличных специалистов, которые на голову выше массовиков-затейников, организовывающих мероприятия 10, 20 и 30 лет назад. Теперь события и масштабные праздники похожи не просто на большую свадьбу с тамадой и конкурсами, а идут по профессионально организованным сценариям и являются индивидуальными и качественными проектами под частный и корпоративные запросы.

1.2 Виды event-мероприятий

Под event-мероприятиями обычно подразумевают массовые мероприятия, организованные для группы людей по частной или корпоративной заявке или более масштабное событие, проводимое на государственном уровне с очень большим числом гостей, граждан страны и туристов.

Под массовыми мероприятиями подразумевается совокупность действий или явлений социальной жизни с участием большого количества людей, совершающихся с целью удовлетворения политических, духовных, физических и других потребностей, являющихся формой реализации прав и свобод граждан, а также формой социального общения между людьми и способом выработки единства установок личности, коллектива и общества в целом [1]. Таким образом, исходя из определения понятия «массовое мероприятие», можно выделить три основных признака:

- большое количество людей;

- организованность действий;

- наличие цели.

Все это отличает массовые мероприятия от других случаев большого скопления людей, например на рынках, вокзалах, пляжах и т. п.

Условно все массовые мероприятия можно разделить по следующим признакам:

по содержанию и направленности,
значимости,
периодичности проведения,
способу возникновения,
возможности участия.

По содержанию и направленности массовые мероприятия можно разделить на:

1. Общественно-политические (демонстрации, митинги, уличные шествия, манифестации, выборы, съезды, конференции и др.). Для данного вида мероприятий характерны определенность состава участников, высокий уровень организации мероприятия, общность мотивов поведения.

Федеральный закон от 19 июня 2004 г. № 54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях» содержит определения терминов и понятий массовых мероприятий [1]:

публичное мероприятие – открытая, мирная, доступная каждому, проводимая в форме собрания, митинга, демонстрации, шествия или пикетирования либо в различных сочетаниях этих форм акция, осуществляемая по инициативе граждан Российской Федерации, политических партий, других общественных объединений и религиозных объединений, в том числе с использованием транспортных средств. Целью публичного мероприятия является свободное выражение и формирование мнений, а также выдвижение требований по различным вопросам политической, экономической, социальной и культурной жизни страны и вопросам внешней политики;
собрание – совместное присутствие граждан в специально отведенном или приспособленном для этого месте для коллективного обсуждения каких-либо общественно значимых вопросов;
митинг – массовое присутствие граждан в определенном месте для публичного выражения общественного мнения по поводу актуальных проблем преимущественно общественно-политического характера;
демонстрация – организованное публичное выражение общественных настроений группой граждан с использованием во время передвижения плакатов, транспарантов и иных средств наглядной агитации;
шествие – массовое прохождение граждан по заранее определенному маршруту в целях привлечения внимания к каким-либо проблемам;
пикетирование – форма публичного выражения мнений, осуществляемого без передвижения и использования звукоусиливающих технических средств путем размещения у пикетируемого объекта одного или более граждан, использующих плакаты, транспаранты и иные средства наглядной агитации.

2. Культурно-массовые (народные гуляния, карнавалы, фестивали, профессиональные праздники, концерты, ярмарки и др.).

3. Спортивно-массовые (олимпиады, спартакиады, соревнования по различным видам спорта и др.).

4. Религиозные (обряды, крещения, проповеди, культовые праздники: православная Пасха, мусульманские Курбан-байрам, Ураза и др.)

5. Специальные мероприятия (траурные процессии, обеспечение безопасности проезда должностных лиц, имеющих право на государственную охрану).

6. Смешанные мероприятия, когда несколько видов мероприятий объединены в одно.

Кроме того, массовые мероприятия можно подразделить по иным основаниям:

по значимости – международные, общероссийские, республиканские (краевые, областные) и местного значения (городские, районные и т. п.);
по периодичности проведения – разовые (открытие памятников, мемориальных комплексов и т. п.), повторяющиеся (выборы, съезды и т. п.);
по способу возникновения – организованные, спонтанные;
по возможности участия – общедоступные, ограниченные количеством участников.

С массовыми мероприятиями разобрались подробно, всё-таки разбор самого термина присутствует в законодательстве, теперь необходимо ближе рассмотреть виды ивентов (рис. 3).

Рисунок 3. Виды event-мероприятий

1. Выставки.

Все выставочные мероприятия можно разделить на два вида: более редкий — когда устраивается выставка, посвященная исключительно компании и ее продукту, и общеупотребительный — когда происходит участие в какой-то отраслевой выставке. В обоих случаях необходимо учесть, что главный акцент этого мероприятия — демонстрация продукта. У выставок много общего с презентациями, но поскольку это мероприятие более растянутое во времени, со свободным графиком посещения участников, в этом случае нет возможности выстроить единую динамику процесса.

Основное внимание при разработке выставок уделяется статичным средствам демонстрации (стенды) и средствам непрерывной презентации продукта: например, небольшие яркие презентации на экране. Одним из главных моментов является оформлении места проведения мероприятия: оно должно быть запоминающимся, удобным и должно быть представлено в самом выгодном свете, продукт должен быть доступен для всех желающих. Одним из вполне уместных способов закрепления у аудитории памяти о контакте в формате выставки является мелкая сувенирная продукция. [42]

2. Презентации.

В основном, это мероприятия закрытого типа, хотя бывают исключения. Презентация продукта: событие на 80% посвященное самому продукту. Поэтому основное ее время должно быть отведено именно ему. При разработке презентации нужно заботиться о максимальной иллюстративности и зрелищности всего того, о чем идти речь, иначе аудитория скиснет и заскучает. В тоже время уделять большую часть времени развлекательным элементам во время презентации неуместно. Цель мероприятия в этом случае — максимально заинтересовать потребителя представленным продуктом и дать ему полную и исчерпывающую информацию о нем. Для этого можно задействовать проекторы, флэш-презентации, демонстрационные видеофильмы и прочие технические средства, позволяющие обеспечить зрелищность процесса.

Открытая презентация должна быть тщательно продумана в плане оформления: мобильные стенды с хорошим дизайном, видеопанели, экраны. При подготовке презентации следует позаботиться о том, что гости унесут оттуда кроме впечатлений: фирменные папки с презентационными материалами, диски с электронными презентациями помогут гостям в любой момент воскресить в памяти необходимую информацию о продукте.

3. Открытие.

Открывать с шумом и помпой можно что угодно: от нового бутика до нового завода. Безусловно, шумиха при этом будет носить различный характер и масштаб. Открытие является самым популярным форматом мероприятий, но при кажущейся простоте, именно мероприятия такого плана сложнее всего сделать удачными и запоминающимися. Иногда дело в банальности информационного повода, иногда в том, что над концепцией подобных мероприятий, часто, толком не задумываются.

Основная задача открытия, обычно, — привлечь максимальное внимание целевой аудитории к возникновению на рынке презентуемого объекта. Для этой цели хороши практически все имеющиеся средства. При этом презентация самого объекта происходит отчасти естественным путем — посещением его гостями. В связи с этим на первое место при планировании открытия выходят именно элементы шоу, способные привлечь внимание аудитории на мероприятии и, соответственно, склонить ее к посещению самого объекта.

Планируя мероприятие в формате открытия, необходимо подходить тщательно к определению тайминга мероприятия и формированию развлекательной программы. Именно здесь зачастую допускаются ошибки. Мероприятие не должно быть затянутым, чтобы зрители не начали расходиться, не дождавшись кульминации, но и не должно быть слишком коротким, чтобы у посетителей не возникло чувства неудовлетворенности от того, что они потратили свое время на такое, строго говоря, скромное представление. Программа должна быть идеологически увязана с поводом хотя бы на 30%.

4. Праздники.

Здесь существует большой спектр вариантов, в зависимости от того, что это за праздник, будет разниться специфика организации. Моменты, связанные с брендом и продуктом, должны быть в его формате отдельными вкраплениями на фоне яркого зрелищного представления. Маркетинговый эффект мероприятий подобного плана достигается за счет связи вашей марки с обилием положительных эмоций получаемых аудиторией. То есть публика автоматически «проглатывает» бренд и информацию о продукте, «поглощая» праздник. Для того чтобы бренд хорошо «усвоился» он должен органично сочетаться со всеми остальными элементами праздника и выполнять в нем роль «приправы», придающей особый вкус. [24] Праздник не обходится без подарков и угощений. Надо помнить, о том, чтобы гости мероприятия ушли довольными. Праздник событие эмоциональное и яркое: шары, фейерверки, красочное оформление всегда помогут создать нужную атмосферу.

Таким образом, основными преимуществами рыночных представлений как определенных стадий процесса маркетинговых коммуникаций являются: практически мгновенный канал передачи сообщений, когда одновременно проводится анализ внешней среды и распространяется информация о деятельности участников; стремительная реакция на информацию потребителей; короткая обратная связь. Кроме того, возможность познакомиться с продукцией и опробовать ее в специально созданной приятной атмосфере является запоминающимся событием, участвуя в котором потребитель формирует собственное мнение о предложенном продукте и самостоятельно принимает решение о покупке. [38]

Глава 2. Этапы реализации проекта праздника на базе ООО «Френдшип проджект»

2.1 Ивент-агентство ООО «Френдшип проджект»

В данной главе я хочу рассказать об event-агентстве «Френдшип проджект» и его основных проектах.

Организации, на базе которой проходит исследование и практика моей выпускной квалификационной работы 4,5 года. Она основана и успешно существует в городе Нижний Новгород и является уникальной в своём роде на территории этого города, так как соединяет в себе три самостоятельных направления: event-маркетинг, дизайн и разработку и создание видео-контента. Когда эти три элемента соединились в одном проекте, они автоматически начали выделять агентство из множества остальных.

Создали агентство в 2013 году трое молодых энтузиастов. Артём, сейчас креативный директор, отвечал за креатив, Саша, теперь исполнительный директор, за клиентов, и Юля, которая руководит дизайн-проектами, отвечала за дизайн. Также параллельно ребята развивали и совершенствовали видеопроизводство. Как раз через проект по созданию корпоративного видео маленькое и неприметное сначала агентство вышло на крупнейший торговый центр, гипермаркет, известный по всей стране, «МЕГА» и постепенно начало погружаться в ритейл.

Сейчас организация работает с ТЦ «МЕГА» уже третий год и фактически выполняет часть функций отдела маркетинга на аутсорсе. С «МЕГОЙ» агентство работает по формату event-маркетинга: через мероприятия создаётся нужная аудитория и с ней завязывается общение на одном, знакомом аудитории, языке, продвигая тем самым генеральные концепции развития ТЦ, которые важны для него в данный момент. Агентство выполняет очень важную маркетинговую функцию - постепенно меняет портрет аудитории, что позволяет в дальнейшем вести диалог с аудиторией, предлагать товары и услуги, которые будут иметь спрос, проводить мероприятия, на которых будет аншлаг. Это большая часть работы агентства.

Сколько ивентов было проведено за время существования компании? Сложно пересчитать, ведь только для «МЕГИ» раз в месяц обязательно проводится крупное и почти каждую неделю небольшое мероприятие.

Второй большой раздел работы агентства - это корпоративные мероприятия. Такие ивенты в основном проводятся агентствами, которые выиграли в тендере. Поскольку компания участвуем в них не так часто, процент выигрышных тендеров у неё - 70%, что является очень хорошим результатом по рынку. В среднем компании выигрывают тендеры в 30-40: случаев.

Как уже говорилось, ООО «Френдшип проджект» на рынке уникальны на рынке Нижнего Новгорода и Нижегородской области, так как соединяет в себе дизайн и ивент. Все мероприятия сделаны на отлично с точки зрения визуала, что достигается профессиональной командой и привлечением талантливых дизайнеров, организаторов, ведущих, прекрасно знающих своё дело. Компания уделяет этому большое внимание, а также много сил тратит на создание генерального изображения для мероприятий и дальнейшего его развития на инструментах.

В настоящий момент в агентстве работает 9 человек, а также сформировалась большая команда на аутсорсе, ещё около 10 человек.

Важные клиенты компании: МЕГА, МегаФон, ИКЕА, Транснефть Верхняя-Волга, НБД-Банк, МТС, Uniqlo, Автодор и другие. Каждому клиенту агентство организует особенные ивенты под клиентов, свои мероприятия для каждой аудитории, прорабатывает дизайн, изображения, видеоряд для мероприятия. Также в многообразии клиентов агентства есть и такие, для которых был полностью, от начала и до конца, разработан фирменный стиль, логотип, слоган, дизайн, плюс проводились и до сих пор проводятся мероприятия по запуску, развитию, знакомству с продукцией и иный рекламные и корпоративные ивенты. Одной из таких организаций является «Море & More» - сеть рыбных магазинов и ресторанов, о которой и пойдёт речь в этой главе.

2.2. Планирование проекта праздника на базе ООО «Френдшип проджект» и работа с участниками до начала мероприятия

Рыбный гастроном «Море & More» открылся в 2015 году и сразу стал сотрудничать с агентством «Френдшип проджект». Там разрабатывали его фирменный стиль, логотип, слоган, а также организовывали мероприятия по открытию новых магазинов и рыбного ресторана компании.
На данный момент существует шесть гастрономов и один ресторан «Море & More» (рис. 4). Все магазины, кроме флагманского, находятся в различных спальных районах города, что накладывает некоторую специфику на работу с рекламой и ивентами.
В ООО «Френдшип проджект» разработали следующее позиционирование - соединять рынок и сервис. От рынка - доверие и общение, от гастрономов сервис, чтобы гастрономы стали долгожданным соседом и люди в районе не рассматривали их как очередной продуктовый магазин, а относились к магазину и персоналу как к новым друзьям, которые всегда придут на помощь в организации домашнего праздника, помогут собрать в подарок баночки с икрой на новый год и всегда подскажут удачный рецепт для семейного ужина. 
 При открытии каждого гастронома всегда делали особую коммуникацию, не просто вешали плакат на фасад здания со словами «Мы открылись», а звали всех соседей на новоселье и делали на этом акцент. Для распространения рекламы работали по району с квартирами, раздавали флаеры, размещали информацию в лифтах и почтовых ящиках.

Рисунок 4. Гастрономы и ресторан «Море & More»

На организованные агентством мероприятия всегда приходило много людей. Небольшой традицией стало угощение пирогами с рыбой. Эти пироги можно было попробовать только на открытии, новые соседи узнавали об этом и посещали мероприятие также, чтобы попробовать угощение. Здесь срабатывает менталитет посетителей, русского человека всегда можно привлечь подарками и бесплатной дегустацией на мероприятии, чем и пользуется большинство event-агентств, устраивая различного рода события с бесплатной едой от спонсора или виновника торжества.
Когда планировалось открытие флагманского гастронома в центре Нижнего Новгорода, самого первого магазина сети «Море & More», обязательно нужно было присутствие журналистов для распространения информации в СМИ. Когда приглашали журналистов, большинство отказалось приходить, так как в этот день был съезд партии «Единая Россия» и все силы были пущены на освещение происходящего в СМИ. Тут сработал важный элемент планирования ивентов, который применяется всеми менеджерами в форс-мажорных ситуациях – импровизация. Event-менеджер и креативный директор буквально сделали ход конем: в год открытия гастронома все активно обсуждали импортозамещение, и свалившиеся на страну санкции. В пресс-релиз в срочном порядке был добавлен абзац про то, что гастроном является отличным, очень успешным примером импортозамещения норвежской рыбы. Мероприятие посетило множество журналистов, было много интервью по телевидению, заметок в прессе.
Описанная выше ситуация – удачный пример использования индивидуального подхода к каждому мероприятию, который основан не только на привлечении особого сегмента аудитории или использования определенных техник проведения ивента, но и проставления акцента на актуальных, нашумевших мировых событиях или обсуждаемых на текущий моментах тенденциях. Всегда нужно идти в ногу со временем, иначе организовать популярное мероприятие вряд ли получится.
В рамках выпускной квалификационной работы я хочу рассмотреть организацию мероприятия по поводу открытия нового рыбного гастронома «Море & More».
Новый гастроном будет открыт в микрорайоне, где отсутствуют подобные специфические моно-магазины, ассортимент которых сформирован и поддерживается в одной продуктовой линейке – рыба и морепродукты. Новый магазин в районе – уникальный представитель подобного ассортимента, в дополнении к которому готов работать с индивидуальными заказами покупателей и при необходимости привезти специфический товар специально для своих покупателей.
Предлагаю рассмотреть подготовку ивента по случаю открытия гастронома.
Место действия – микрорайон Нижнего Новгорода, ЖК «Цветы»;
Целевая аудитория – жители микрорайона, около 1000 человек;
Цель – информирование и привлечение покупателей;
Задача – распродать продукцию, завоевать лояльность аудитории;
Время проведения – выходной день, 5 часов;
Команда подготовки и проведения – «Френдшип проджект» (ивент-менеджер, арт-директор, дизайнер, ведущий, декоратор, фотограф);
Идея – новоселье. В микрорайоне появился новый сосед – рыбный гастроном «Море & More», который угощает всех соседей на празднике;
Особенность мероприятия – праздник приурочен к приходу крупной сельди Царский залом в Волгу. Ещё 70-80 лет назад такая сельдь водилась в Волге и её притоках, но с приходом активного пароходства и торговли её полностью выловили. Организация праздника будет сделана с акцентом на стпецифику сети магазинов и расскажет гостям о старой русской традиции ловить и засаливать селёдку в бочки, заламывая ей хвост, так как из-за очень крупного размера рыба просто не помещалась в стандартного размера бочонки для засолки и хранения. За основу будет взят традиционный фестиваль в Голландии и соединен с русским характером и русскими традициями;
Призы и подарки – будет проведена традиционная дегустация продукции магазина, проведены конкурсы на лучший рецепт из сельди, конкурсы фото, семейные эстафеты и соревнования. Главный приз – сельдь Царский залом в бочке по древней традиции.

Планирование мероприятия основано на так называемом «Магическом треугольнике» проект-менеджмента. Для event-менеджмента он приобретает особую специфику выражения краевых условий. Результат – ход мероприятия концентрируется на коротком отрезке времени[22]. (рис.5)

Рисунок 5. Магический треугольник проекта event

При этом, обычно само мероприятие является лишь незначительной частью проекта. Предварительные работы по времени могут превосходить его в сто и более раз (Таблица 1).

Таблица 1. Временные затраты в менеджменте мероприятия

Мероприятие	Продолжительность	Подготовительные работы	Последствия
Олимпиада	2 недели	9 лет (город, спортсмены, строительство, отборочные соревнования)	Использование зданий и сооружений
Конференция	3 дня	1 год (доклады, программа, организация)	Издание сборника материалов, проекты
Концерт, игра	2 часа	1 год (репетиции, тренировки, продажа билетов)	PR
Праздник	Пол дня	Пол года (координирование, приглашения)	Изъявления благодарности
Собрание, заседание	2 часа	1 месяц (повестка дня, проекты выступлений)	Протокол, исполнение, претворение в жизнь

В процессе подготовки, естественно, затраты средств и труда распределяются неравномерно. Запланированные действия с самого начала должны осуществляться своевременно. Контроль и управление предполагают, что и подведение итогов будет спланировано и инициировано вовремя.

Таким образом, не столь очевидные издержки на подготовительные работы, подведение итогов и инфраструктуру оказываются на порядок выше, чем расходы на собственно мероприятие (рис. 6).

Рисунок 6. Затраты в event-менеджменте

Базируясь на вышеупомянутых теоретических основах необходимо составить график подготовки и реализации проекта (целесообразно будет использовать диаграмму Ганта) и оценить необходимые ресурсы (рис.7).

Для работы с заказчиками в плане нужно рассчитать время на форс-мажорные обстоятельства, так как дела может спутать и человеческий фактор, и накладка с временем, оборудованием и прочими элементами мероприятия. В каждом этапе плана участвуют люди, которые могут быть не такими исполнительными, как менеджер проекта, к тому же заказчик может по нескольку раз менять своё мнение и просить что-то дополнить или изменить уже в утверждённом плане. Если процесс реализации задачи долгосрочный, это иногда возможно сделать, но в большинстве случаев изменения кардинально меняют всю разработанную заранее структуру. В связи с этим стоит заранее прописывать в контракте, какие из пунктов подлежат редактированию в процессе реализации плана, а какие утверждаются в самом начале.

Рисунок 7. График подготовки и реализации проекта «Селёдка в городе»

Итак, проект «Селёдка в городе» был взят в работу не в результате тендера, конкурентов у агентства не было из-за тесного сотрудничества агентства и заказчика ранее.

Пожелания заказчика были сформулированы: требовалось привлечь как больше внимания к его новому магазину и кафе, которые открывались на ул. Академика Сахарова в ЖК «Цветы», в городе Нижний Новгород.

Открытие запланировали на выходной июньский полдень, 24.06, семьи с детьми, молодые пары, старшее поколение, по плану все должны заинтересоваться праздником.

Составили план подготовки и проведения мероприятия. Срок подготовки – 2 недели. Сложности и разногласия при подготовке и проведении мероприятия отсутствовали, так как агентство и сеть гастрономов являются партнёрами на протяжении двух лет и успешно ведут совместную работу над дизайном и совместными мероприятиями.

При составлении плана проведения мероприятия устанавливались сжатые сроки для обсуждения деталей заказа, создания визуальной части, составления и согласования сметы, создания логотипа фестиваля и проработки атмосферы (фотозоны, музыкального сопровождения, создания газеты для раздачи на фестивале, создание рекламных макетов, разработка активностей и декора, поиск артистов, ведущего и промо-команды, аренда мебели, оборудования, организации координации до и во время фестиваля).

В итоге подготовка и проведение мероприятие составили по продолжительности две недели. Некоторые сроки, такие как обсуждение деталей с заказчиком и подготовка сценария были незначительно превышены (рис.7). Данный риск был учтён при составлении плана и в итоге мероприятие было подготовлено и проведено успешно. Для предотвращения непредвиденных ситуаций в план проекта обязательно закладывают несколько экстра-дней для того, чтобы уладить возникшие конфликты и разногласия с поставщиками, заказчиком или подрядчиками.

Смета для фестиваля «Слёдка в городе» была согласована заказчиком сразу, привожу её на рисунке 8.

Максимальные затраты по проекту были на оплату услуг модератора-ведущего, без которого праздник просто не состоялся. Ведущий создаёт атмосферу, импровизирует, сглаживает возможные заминки и конфликты, умеет заинтересовать публику и подать мероприятие и рекламируемый продукт так, чтобы завоевать внимание и лояльность гостей праздника. Также значительные суммы были потрачены на подготовку мастер-классов для детей и взрослых «Весь мир – селёдка», где можно было сделать поделки на тему мероприятия, и закупку игрушек из войлока, которые выступали в качестве призов и подарков для детей, участвовавших в эстафете и соревнованиях.

Работа агентства заключалась не только в проработке сценария и координации на мероприятии, но и в разработке логотипа фестиваля (Приложение 2) и отрисовки макетов газет, которые на мероприятии раздавали мальчики-гавроши (Приложение 1). Газеты представляли собой по сути буклеты с описанием продукции и короткими интересными статьями по теме мероприятия.

Рисунок 8. Смета проекта «Селёдка в городе»

В качестве приглашенных гостей были известные в Нижнем Новгороде телеведущие и блоггеры, с которыми заранее договорились о том, что к фестивалю они придумают и приготовят любой рецепт блюда из селёдки, представят его на фестивале, а самый интересный рецепт попадёт в раздел специальных блюд ресторана «Море & More».

Для распространения информации в социальных сетях (ВКонтакте, Инстаграм, Фейсбук) был создан хештег #селедкавгороде, по которому можно прочитать всю информацию о фестивале, посмотреть на фото посетителей фестиваля и прочитать отзывы. Такое освещение и реклама давно используются организаторами мероприятий для большего охвата аудитории и привлечения новых поклонников бренда.

Для освещения в СМИ были приглашены журналисты местного телевизионного канала, а также запущена реклама на радио Нижнего Новгорода.

2.3 Подготовка проекта праздника на базе ООО «Френдшип проджект»

При подготовке и проведении мероприятий, нужно помнить, что существуют определенные требования, которые необходимо соблюдать, чтобы достичь поставленных целей:

1. Мероприятие - не самоцель, а средство создания атмосферы, оно должно создавать цельность настроения, вызывать переживания, направленные на формирование определенных установок.

2. Следует стремиться к вовлечению в действие широкого круга участников, чтобы каждый мог быть активен, проявить свои знания, способности. Идеальный вариант, когда все присутствующие могут принять участие.

3. Мероприятие не должно быть перегружено и затянуто. Принцип: «игра должна закончиться чуть раньше, чем она надоест».

4. При проведении детских или семейных мероприятий нельзя ориентироваться на уже достигнутый уровень развития детей. Необходимо предусматривать и перспективу развития. Вместе с тем, нельзя ориентироваться и на завышенный уровень развития. Когда что-то слишком просто – это неинтересно, когда очень сложно – тоже неинтересно. Излишняя простота и излишняя сложность ведут к отсутствию внимания и интереса, а значит, проведенная работа будет бесцельной.

5. Мероприятие должно быть захватывающим, что зависит от форм подачи материала, активности участников. Чем красочнее и ярче подаваемый материал, тем сильнее будет его влияние на эмоциональную атмосферу.

6. При подготовке массовых мероприятий необходимо учитывать возрастные и психологические особенности участников. Например, для детей до 12 лет характерными особенностями являются стремление познавать мир в игре, быстрая утомляемость, неумение долго концентрировать внимание, повышенная эмоциональная возбудимость, желание соревноваться со сверстниками. Это должно определять и формы работы. Здесь же можно отметить, что работа с этой возрастной категорией является, пожалуй, наиболее важной и актуальной сегодня. Именно в дошкольном и младшем школьном возрасте закладываются основы представлений о мире, жизни, формируются привычки. То, что ребенок недополучил в этом возрасте, не восполнится уже никогда.

Так же необходимо:

Выбрать оптимальный материал с учетом основных целей, методов и приемов на каждом этапе мероприятия.
Продумать все, что может обеспечить четкость проведения мероприятия.
Выбрать оптимальные ритм и темп проведения в соответствии с настроением.
Предусмотреть элементы неожиданности, «изюминки».
Обеспечить разнообразие форм и творческий характер деятельности участников.
Выстроить взаимосвязь этапов, связь данного мероприятия с предыдущими и последующими (если таковые предусмотрены).

Немаловажное значение имеют составляющие мероприятия: способы и приемы подготовки, формы проведения, тематическая направленность, возрастной диапазон, масштабность мероприятия.

Мероприятие пройдёт результативно, если соблюдать основные требования к нему:

1. Актуальность тематики.

2. Адекватность содержания (соответствие теме).

3. Ориентация на соответствующую аудиторию (темы, содержание, манеры подачи).

4. Доказательность позиции (подтверждение цифрами, фактами, примерами).

5. Лаконичность, ясность, доступность, четкость.

6. Тщательность подготовки.

7. Желательная системность мероприятий (по теме, контингенту).

Успех зависит и от ведущего. Слагаемыми успеха являются:

Умение войти в контакт с участниками.
Учет возрастных и индивидуальных особенностей аудитории.
Осведомленность по теме и эрудиция.
Культура речи и культура поведения.
Способность творчески разрешать нестандартные ситуации.

Можно смело сказать, что мероприятие, созданное event-агентством «Френдшип проджект» полностью отвечает вышеперечисленным тезисам, а значит будет иметь успех у участников и подогреет их интерес к рекламируемой продукции.

Заключение

В заключении я хочу подвести итоги детального обзора и разбора темы event-менеджмента и практического его применения на примере конкретного мероприятия.

Ивент-менеджмент, событийный менеджмент, event-менеджмент (англ. event-management — управление событиями) — это практическое применение менеджмента в области проектирования проведения и организации мероприятий и событий.

Event-менеджмент включает исследование сложности бренда события, идентификацию потенциальных клиентов - участников события, создание концепции события, планирование логистики и координирование его технических аспектов вплоть до реализации практических методов его проведения и организации.

Также можно сказать, что event-менеджмент – это один из видов стратегического менеджмента, и при этом он является основным направлением практической эвентологии.

Event-менеджмент в настоящее время является одним из самых популярных и прогрессивно развивающихся направлений рекламы. Он направлен на создание эмоциональной связи между брендом и потребителем, повышая с помощью этого уровень лояльности клиентов к марке, продукту или услуге.

Рекламная кампания, созданная с помощью event-менеджмента, имеет долгосрочный эффект. Она начинается задолго до события и может продолжаться даже после его проведения, например, при выходе публикаций в СМИ.

Для достижения поставленной во введении цели, в работе была исследована деятельность event-агентства ООО «Френдшип проджект». Было изучено положение организации на рынке, его развитие и текущее состояние дел, рассмотрены проекты, организованные агентством ранее и детально разобран проект «Селёдка в городе», организованный с моим участием.

В ходе работы была подтверждена актуальность и многогранность выбранной темы, рассмотрены теоретические основы event-менеджмента и описана практическая часть организации мероприятия.

Было подтверждено, что event-менеджмент развивается в России и в мире очень быстрыми темпами, каждый год появляются всё новые тренды и способы проведения мероприятий, в этой структуре важно следить за новинками и использовать их как можно скорее и масштабнее, а также постоянно совершенствовать качество услуг, чтобы стать на рынке одними из первых и одними из лучших.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 19.06.2004 N 54-ФЗ (ред. от 07.06.2017) "О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях"

2. Балашов А.А. Событийный маркетинг // Маркетинговые коммуникации. - 2010. - N 3. - С. 130-141

3. Берязева Н. Event-маркетинг: мода или необходимость // Рекламодатель: теория и практика. - 2006. - N 6. - С. 29-32.

4. Беспалова Е. Звуковое обеспечение event-мероприятий: советы специалистов / // Праздник. - 2007. - N 3. - С. 35-38.

5. Близняк Р.З. Основные понятия событийного менеджмента в системе электоральных коммуникаций // теория и практика общественного развития. - 2010. - № 4. - С. 129-132.

6. Близняк Р.З. Принципы и методы, технологии и инструменты событийного менеджмента, применяемые в системе электоральных коммуникаций [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.gramota.net/materials/3/2011/5-1/6.html

7. Глазырин А. Тест на драйв: событийный маркетинг для продвижения автобрендов // Маркетолог. - 2006. - N 7. - С. 57-62.

8. Князев С. От массовиков-затейников к event-менеджерам // Отдел кадров. - 2006. - N 9. - С. 124-127.

Корсакова М.С. "Ивент-агентство "Альфа" на грани краха. Правила построения эффективной сервисной компании" – М.: Альпина Паблишер, 2012
Котлер Ф. Основы маркетинга. – М.: Вильямс, 2007. - 647 с.

11. Крэйвен Р., Голабовски Д. Организация деловых встреч и мероприятий. - М.: АСТ, Астрель, 2008. - 336 с.

Кули К., МакЭван К. Корпоративные мероприятия, которые стали легендой. М.: Бизнес образование, 2006. - 256 с.

13. Лемер С. Искусство организации мероприятий. Стоит только начать. Ростов-на- Дону: Феникс, 2006. - 288 с.

14. Локоткова Ж. Продавцы праздников // Секрет фирмы. - 2004. - № 41.

15. Михайловская Е.С. Обзор теоретических исследований и практических рекомендаций в области событийного менеджмента // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2016/10/16794

Назимко А. Событийный маркетинг. - М.: Вершина, 2007. - 224 с.

17. Пашутин С. Как событие продвигает бренд: event-маркетинг: продажи + информационный повод // PR в России. - 2011. - N 2. - С. 13-16.

18. Решетило Т.В. Событийный маркетинг как эффективный инструмент продвижения товаров на рынке // Практический маркетинг. - 2009. - № 10.

Романцов А.Н. Event-маркетинг: сущность и особенности организации. - М.: Дашков и К, 2009. – 116 с.

20. Садчикова Е.А. Event-менеджмент и его развитие в России. Проблемы и тенденции. [электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.ifsystem.ru/index.php?option=com_k2&view=itemlist&task=category&id=5:%D0%9D%D0%B0%D1%83%D0%BA%D0%B0&Itemid=1.-

Сондер М. Ивент-менеджмент: организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. – М.: Эксмо, 2010
Хальцбаур У., Йеттингер Э., Кнаусе Б., Мозер Р., Event-Менеджмент. М.: Эксмо, 2007.

23. Шведова И. Событийный маркетинг в сфере B2B // Рекламодатель: теория и практика. - 2007. - N 11. - С. 49-56.

24. Шумович А. Великолепные мероприятия. Технология и практика event management. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. - 320 с.

25. Шумович А., Берлов А. Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий. М.: Альпина Паблишерз, 2009. - 264 с.

26. Ячменникова Е.А. Событийный маркетинг, или Как делать event // Маркетинговые коммуникации. - 2010. - N 4. - С. 224-232.

27. Goldblatt Joe J. Special events : the art and science of celebration. N. Y. : Van Nostrand Reinhold, 1990.

28. Getz D. Festivals, special events, and tourism. N. Y. : Van Nostrand Reinhold. 1991.

29. Wilkinson D.G. The event management and marketing institute. Ontario : Wilkinson Group, 1993.

30. Holzbaur, U., Jettinger, E., Knauss, B., Moser, R., Zeller, M. Event-management. Munich, 2010.

31. Тara-Lunga M. Major special events : an interpretative literature review // Management & marketing challenges for the knowledge society. 2012. № 4.

32. Douglas N., Douglas N., Derett R. Special interest tourism : starting with the individual. Milton : John Wiley and Sons, 2001.

33. Joe Goldblatt. Special Events: Creating and Sustaining a New World for Celebration, 7th Edition. Willey, 2014.

34. www.beetl.tu

35. www.marketing.spb.ru автор статьи: Дмитрий Рябых

36. www.ippnou.ru автор статьи: Кирилл Федоров

37. www.intalev.ru

38. www.reklamatik.ru

39. www.belowtheline.ru

40. www.advertme.ru

41. www.contenter.info

42. www.unikcom.ru

43. www.prompt.ru

44. www.eventnn.ru

45. www.dstu.edu.ru

46. http://www.event-agancy.ru

47. http://www.morenn.ru

48. https://www.behance.net/gallery/52552691/more-More-Fish-Market

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Приложение 2