Документирование и инвентаризация (Документирование хозяйственных операций)

Содержание:

Введение

Каждому российскому бухгалтеру известно, насколько важным является правильное и своевременное оформление первичных бухгалтерских документов, без которых ведение бухгалтерского учета и начисление налогов просто невозможно.

Бухгалтерский учет — это формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных федеральным законом о бухгалтерском учете в соответствии с требованиями, установленными этим законом и составлением на ее основе бухгалтерской отчетности.

Основными нормативными документами в соответствии с учетной политики сельскохозяйственного производственного кооператива являются:

Гражданский кодекс РФ;

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденной приказа Минфина России от 31.10.2000 N94н;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.96 г. N49.

Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденное приказом Минфина России от 06.10.08 N106н;

Положения по бухгалтерскому учету, утвержденные Минфином России;

Налоговый кодекс РФ;

другие нормативные документы.

Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций (в соответствии с утвержденными формами первичной учетной документации).

Одним из основных документов, определяющих порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, является План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению.

Системное и беспрерывное ведение бухгалтерского учета имущества – это основное требование для руководителей организаций, а также назначенных ответственных лиц. Тщательно прорабатываются основные документы, которые нужны в нескольких экземплярах, дублируется также информация в реестровые книги. Минфин обязывает бухгалтеров создавать планы счетов, которые бы отображали изменения в хозяйственной сфере предприятия.

Все проводимые операции должны быть рассчитаны в отечественной валюте (рублях), а записи в отчетах ведутся на русском языке.

Неустанный контроль ведется за состоянием и применением имущества организации.

Когда ведение бухгалтерского учета имущества организации ведется правильно, то на сложные ситуации по порче имущества, его изменение реакция будет оперативной.

Учет хозяйственной части ведется от организации предприятия и до возможного его расформирования.

Обязательно каждая имущественная единица должна быть оценена.

Оформляются отдельные документы для имущества предприятия, а также материальную часть владельца данной организации.

Все растраты на эксплуатацию, ремонт, модернизацию хозяйственной части учитываются в специальных документах.

1 Документирование хозяйственных операций

Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.

Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (например, вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (например, наименование материала и пр.); содержательные реквизиты — характеристику объекта учета (например, сорт, типоразмер материала и т.д.).

Различия форм и содержания документов обусловливают особенности их использования в учетной работе. Поэтому с целью облегчения обработки учетных документов их группируют (классифицируют) по однородным признакам. Основными признакам и классификации документов являются назначение, объем отражаемых хозяйственных операций (порядок формирования), способ использования, место составления.

При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные; исполнительные (оправдательные); документы бухгалтерского оформления; комбинированные.

Распорядительными называют документы, ко торые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.

Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (например, бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.

Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов — предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.

При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции {порядку формирования) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумаге, так и на машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно должна быть подготовлена его копия на бумажном носителе информации. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера; требования на отпуск материалов со склада и т.п.

Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю — цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета — платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.

Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.

К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).

Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета — платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.

Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна решаться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров бланков соответствующих документов.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.

За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.

Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.

Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.

Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.

Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет. кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.

Поступив в бухгалтерию, учетные документы подвергаются прежде всего проверке по существу операции и правильности оформления документа.

Проверка по существу операции состоит в том, что проверяется соответствие совершенной операции, оформленной документом, действующим законоположениям. Такая проверка является одним из важнейших средств контроля со стороны работников бухгалтерии за соблюдением законности и хозяйственной целесообразности совершаемых операций.

При проверке правильности оформления документов определяют, составлен ли документ по установленной форме, правильно ли заполнены все его реквизиты, соблюдены ли правила исправления ошибок в документе, подлинность подписей должностных лиц и т.п. Документы, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются для дооформления.

2 Порядок организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности

В современных экономических условиях эффективное функционирование предприятия любой организационно-правовой формы вне зависимости от видов деятельности является обязательным условием его существования. Деятельность любого предприятия должна быть рентабельна и целью любого производства является получение прибыли.

Формирование рыночных отношений в стране заставило по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Условия перехода к рыночной экономике побуждают руководителей предприятий к постоянному поиску резервов повышения эффективности использования всех материально-вещественных факторов производства. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного бухгалтерского учета. Основные задачи бухгалтерского учета на предприятии:

формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям бухгалтерской отчетности - инвесторам, кредиторам и др.;

обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, за наличием и движением имущества и обязательств, за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основные правила ведения бухгалтерского учета, определенные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации:

Обязательность двойной записи хозяйственных операций на счетах рабочего плана счетов, составляемого на основе Плана счетов, утверждаемого Минфином РФ.

Учет объектов учета в рублях и на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Осуществление текущих затрат на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг отдельно от затрат, связанных с капитальными вложениями.

Обязательность документирования хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу по окончании операции. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться по типовым формам или формам, утверждаемым руководителем организации. Руководитель также утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации.

Использование для систематизации и накопления информации, содержащейся в учетных документах, учетных регистров, формы которых разрабатываются Минфином РФ, органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти или самой организацией при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Оценка объектов учета в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, — по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, — по стоимости его изготовления.

Применение других методов оценки допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также нормативными правовыми актами Минфина РФ и органов, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета.

Обязательность проведения инвентаризации имущества и обязательств. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением установленных законом о бухгалтерском учете случаев обязательного проведения инвентаризаций.

Формирование для ведения бухгалтерского учета в организации учетной политики в соответствии с установленными допущениями и требованиями, которые также являются правилами ведения бухгалтерского учета.

Основы порядка организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности установлены Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (с изменениями и дополнениями). Они позволяют правильно организовать и вести бухгалтерский учет на каждом этапе хозяйственной деятельности организации, а также составлять и представлять бухгалтерскую отчетность. Можно выделить следующие этапы организации бухгалтерского учета:

определение порядка организации бухгалтерского учета;

выбор форм бухгалтерского учета;

определение порядка документирования хозяйственных операций, т.е. организации первичного учета;

определение правил бухгалтерского учета и оценки активов и пассивов; разработка и утверждение положения об учетной политике организации и ее рабочего плана счетов;

определение правил инвентаризации активов и пассивов;

определение порядка составления и представления бухгалтерской отчетности.

Руководитель организации в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" отвечает за организацию бухгалтерского учета и в зависимости от объема учетной работы может:

возложить ведение учета на бухгалтерскую службу как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, или бухгалтера, находящегося в штате организации;

передать ведение учета на договорных началах централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру - специалисту;

вести учет лично.

Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части оформления и представления для учета необходимых документов. Он может определить своего заместителя в качестве лица, отвечающего за организацию бухгалтерского учета.

Руководитель или лицо, отвечающее за организацию бухгалтерского учета, обязаны утвердить приказом (распоряжением): положение об учетной политике организации, которое включает рабочий план счетов бухгалтерского учета; определяет способы и методы бухгалтерского учета, являющиеся элементами учетной политики организации; формы первичных учетных документов, которые не предусмотрены типовой системой учетной первичной документации; порядок проведения инвентаризации; правила документооборота и технологии обработки учетной информации; другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета. Как правило, организация и ведение бухгалтерского учета в организации возлагаются на главного бухгалтера.

Главный бухгалтер (бухгалтер) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации и непосредственно ему подчиняется.

Руководителю организации необходимо согласовывать с главным бухгалтером назначения, увольнения и перемещения материально - ответственных лиц (кассиров, кладовщиков и др.).

На главного бухгалтера (или специалиста, привлекаемого для ведения бухгалтерского учета) нежелательно возлагать обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности, а также с получением по чекам и другим финансовым документам денежных средств и материальных ценностей для организации. Руководитель организации письменным распоряжением определяет круг лиц, на которых он возлагает указанные обязанности.

На малом предприятии, не имеющем в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия.

При освобождении главного бухгалтера от занимаемой должности производится сдача дел вновь назначенному на эту должность сотруднику, т.е. проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных, с обязательным составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации.

Главный бухгалтер несет ответственность за:

формирование учетной политики;

правильное ведение бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

своевременное представление в установленные адреса и сроки оперативной и аналитической информации, а также бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер совместно с руководителем организации подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи материальных ценностей и денежных средств, расчетных, кредитных и финансовых обязательств, а также согласовывает заключаемые хозяйственные договоры. Право подписи вместо главного бухгалтера может быть предоставлено лицам, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.

Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных хозяйственных операций в данном случае несет руководитель организации.

В обязанности главного бухгалтера также входит создание системы первичного учета в организации в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету. Данная система должна определять порядок и сроки движения первичных учетных документов в организации и сдачи их в бухгалтерию согласно утвержденному графику.

3 Инвентаризация активов

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

По общему правилу инвентаризация активов и обязательств проводится ежегодно перед составлением годовой отчетности. Но из этого правила есть исключения.

Так, согласно Методическим указаниям (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) сроки проведения инвентаризации основных средств – один раз в три года, а сроки инвентаризации библиотечных фондов – один раз в пять лет.

В письме Минфина России от 4 ноября 1998 г. № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов» отмечено, что государственные и муниципальные библиотеки определяют по согласованию с учредителем виды и сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов и прописывают это в учетной политике.

Финансисты считают целесообразным проведение инвентаризации библиотечных фондов в государственных (муниципальных) библиотеках с такой периодичностью:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;

редчайшие фонды – один раз в три года;

ценные фонды – один раз в пять лет;

фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в пять лет;

фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в семь лет;

фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;

фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Непосредственно перед началом инвентаризации объектов основных средств, не произведенных и нематериальных активов необходимо проверить:

Инвентарные карточки учета объектов основных средств (ф. 0504031 и ф. 0504032);

техпаспорта (формуляры) и другую документацию, в которой отражено техническое состояние объектов основных средств;

документы, подтверждающие право оперативного управления на недвижимое имущество, нематериальные активы – патенты, свидетельства и т. д. (п. 3.8 Методических указаний);

документы, подтверждающие право пользования объектами основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, которые учитываются на забалансовых счетах.

Если в регистрах аналитического учета или технической документации выявлены неточности, следует внести исправления и уточнения (фактическое наличие находящегося в учреждении имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера).

При инвентаризации объектов нефинансовых активов (основных средств и не произведенных активов) инвентаризационная комиссия осматривает объекты и составляет Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087), где указывает полное наименование, инвентарный номер, год выпуска (постройки, приобретения), заводской номер и другие необходимые сведения.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально (с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.).

Если во время инвентаризации выявлены объекты, пришедшие в негодность, на них составляется отдельная Инвентаризационная опись (ф. 0504087).

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и тому подобные объекты одинаковой стоимости в описях отражаются по наименованиям с указанием их количества, если они поступили одновременно в одно из структурных подразделений учреждения и на них открыта одна Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. 0504032).

В отношении нематериальных активов проверяются верность и своевременность их отражения в учете (п. 3.8 Методических указаний).

В этом случае в Инвентаризационной описи (ф. 0504087) указываются:

наименование нематериальных активов;

наименование, дата и номер документа, подтверждающего права учреждения на нематериальные активы;

дата постановки на учет.

Инвентаризация материальных запасов (в том числе товаров и готовой продукции) производится по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. В случае хранения активов одним материально ответственным лицом в разных изолированных помещениях в бюджетном учреждении инвентаризация проводится последовательно по каждому месту хранения. Комиссия пересчитывает, перевешивает или перемеряет имеющиеся в помещении материальные ценности. После проверки каждое помещение опломбировывают (опечатывают).

Данные о наличии материальных запасов заносятся в Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных (п. 3.15 Методических указаний).

Поступившие во время инвентаризации объекты заносятся в отдельные Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087). В них, в частности, указываются:

дата поступления;

наименование поставщика;

дата, номер приходного документа;

наименование материальных запасов;

количество, цена и сумма.

На приходных документах ставится отметка «после инвентаризации». Имущество, поступившее во время инвентаризации, приходуется только после ее окончания (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).

Отпуск активов во время инвентаризации возможен только с разрешения руководителя учреждения и главного бухгалтера и в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такое имущество должно быть занесено в отдельную опись (ф. 0504087), а на расходных документах делается отметка «Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации» (отметка визируется подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии).

Отдельно отражаются результаты инвентаризации МПЗ:

отгруженные, но не реализованные;

находящиеся в пути;

находящиеся на складах других организаций (в частности, переданных на хранение);

переданные на переработку другим организациям.

В отношении таких материальных запасов проверяют обоснованность числящихся сумм на счетах учета.

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, которая утверждена приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н.

В первую очередь следует проверить наличие в кассе:

денежных средств;

бланков строгой отчетности;

денежных документов (почтовых марок, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожных билетов, карт оплаты услуг связи, топливных карт и др.);

путевок, полученных безвозмездно.

После полистного пересчета наличности (иностранной валюты, в том числе и по видам валют) и денежных документов результат сверяется с данными учета по Кассовой книге (ф. 0504514).

Результат проверки наличия денежных документов (по их видам) сверяется также с данными аналитического учета, отраженными в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051), согласно пункту71 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Для отражения результатов инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе учреждения, применяется Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).

Фактическое наличие в учреждении денежных документов, бланков строгой отчетности, путевок, полученных безвозмездно, проверяется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний).

Сведения о фактическом наличии БСО сверяются с данными Книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) и забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

Фактическое наличие денежных документов сверяется с данными учета операций с денежными документами, которые отражены на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514).

Результаты проверки фактического наличия путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, сверяются с данными Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Для отражения результатов инвентаризации денежных документов и БСО применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Специальных унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для путевок, полученных безвозмездно, не установлено.

Учреждение разрабатывает такие формы самостоятельно и утверждает их в своей учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н).

Также проводится инвентаризация:

денежных средств учреждения (включая средства во временном распоряжении) на расчетных (текущих) счетах (бюджетном, валютном, аккредитивном), открытых в кредитных организациях;

денежных средств в пути;

денежных средств во временном распоряжении, которые числятся на лицевом счете, открытом в органе казначейства.

Инвентаризация денежных средств во временном распоряжении, которые числятся на лицевом счете, открытом в органе казначейства, проводится путем сверки остатков по счету 1 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» с выпиской по лицевому счету, выданной органом казначейства. Результаты такой проверки отражаются в инвентаризационной описи, которую учреждение разрабатывает самостоятельно.

Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах, По всем недостачам и излишкам, пересортице инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения материально ответственных лиц, что должно быть отражено в инвентаризационных описях (актах).

Согласно представленным объяснениям, устанавливаются причины и характер выявленных отклонений от данных учета.

На основании инвентаризационных описей (актов), по которым выявлено несоответствие фактического наличия финансовых и нефинансовых активов данным учета, согласно п. 4.1 Методических указаний, оформляются Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Результаты инвентаризации (на основании приказа руководителя) отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой отчетности (п. 5.5 Методических указаний).

Имущество, оказавшееся в излишке у учреждения, приходуется исходя из текущей рыночной стоимости. Кстати, в этом случае придется уплатить и налог на прибыль, даже если учреждение не ведет предпринимательскую деятельность (письмо Минфина России от 5 марта 2012 г. № 03-03-06/4/18).

Убыль ценностей в пределах норм списывается на уменьшение финансирования (фондов). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убытки сверх норм, как правило, относятся на виновных лиц (п.5.1 Методических указаний).

Заключение

Документирование хозяйственных операций и документооборот на предприятии в целом — важные процессы. Благодаря им удается организованно наблюдать, измерять, фиксировать сведения о тех или иных хозяйственных операциях, которые проведены. Вся необходимая информация отображается в бумагах, которые заполняются в соответствии с установленной формой.

Благодаря документированию хозяйственных операций и документообороту в организации удается получать общие представления о расходах-доходах и пр. Все это позволяет рационально вести бизнес, учитывать все особенности. Их можно отследить благодаря четко налаженному документообороту и документированию хозяйственных операций.

Все хоз. операции, проводимые организацией, должны оформляться документами. Эти документы являются первичными, на основе которых ведётся бухгалтерский учет.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составляются по форме, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в альбоме, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дата составления, наименование организации, от имени которого составлен документ (её регистрационный номер, ИНН), содержание хоз. операции, измерители хоз. операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершения хоз. операций и правило их оформления, подписи (её расшифровка) указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации по согласованию с главбухом. Документы, которыми оформляются хоз. операции с денежными средствами подписываются руководителем организации, главбухом или их уполномоченными.

Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после её окончания. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускаются. В другие - по согласованию с участниками операции, что должно быть подтверждено их подписями. На основе первичных составляются сводные. Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, прокуратуры, судами, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законом РФ.

Документы по содержанию делятся на распорядительные, исполнительные и комбинированные. Документы по месту подписания делятся на внутренние (составленные в данной организации для неё самой) и внешние.

Хранение документов в течение сроков, установленных в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Список использованных источников

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г
2. План счетов бухгалтерского учёта. - М.: Изд-во «КНИГА-СЕРВИС», 2008. – 96 с.
3. Гомола А.И., Кириллов В.Е., Кириллов С.В. Бухгалтерский учет: учебник. – М.: «Академия», 2012г.
4. Гусева Т.М. Основы бухгалтерского учета: Теория, практика, тесты.– М.: Финансы и статистика, 2011г.
5. Лебедева Е.М. Бухгалтерский учет. Практикум: учебное пособие. –М.: «Академия», 2011г.
6. Бухгалтерский финансовый учет / Под ред. С.М. Бычковой. – М.: Эксмо, 2011. – 528 с.
7. Сотнева Ю.Д. Новый Закон «О бухгалтерском учете» как следствие перехода на Международные стандарты финансовой отчетности [Текст] / Ю.Д. Сотнева // Законы России: опыт, анализ, практика. – 2013. - N 9. – С. 31-34.
8. Сильвестрова Т. Проверка правильности составления форм бухгалтерской отчетности [Текст] / Т. Сильвестрова // Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений. – 2014. - № 12. – С. 26-32.
9. Клишина М.А., Лановая С.А. Первоочередные меры по реализации Федерального закона № 83-ФЗ [Текст] / М.А. Клишина, С.А. Лановая // Журнал «Бюджет». – 2010. - № 8. – С. 26-29.
10. Котлер Ф., Келлер К. Л. Маркетинг менеджмент [Текст] / Ф. Котлер, К. Л. Келлер.- 12-е изд.- СПб. : Питер, 2006.- 816 с.
11. Краткий справочник бухгалтера / Под ред. Орлова П. Н., Скороходова Е. А. – М.: Экономика, 2011г.
12. Переверзев М.Н., «Бухгалтерский учет: учебное пособие», М.: ИНФА-М, 2009г.
13. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Методическое пособие по бухгалтерскому учету /Издание 13-е. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2008г. – 400 с