Управление проектом

Управление проектом – это деятельность, направленная на руководство и координацию людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Применять профессиональные методы управления проектами нужно для успешного достижения целей проекта в установленные сроки, в рамках бюджета и с требуемым качеством для удовлетворения участников проекта. Эти методы позволяют избежать нежелательных, критических ситуаций при осуществлении проекта. Частью этих методологий является использование систем управления проектами (СУП).

Модель ПО SaaS

В настоящее время все большую популярность набирают web-системы управления проектами. Большинство из них используют модель распространения ПО SaaS (Software as a Service). Ее суть заключается в предоставлении программного обеспечения как услуги. Доступ к такой системе и ее функционалу осуществляется через web-интерфейс сервиса, позволяющий использовать услугу в любой точке земного шара, в которой есть доступ к сети Интернет. Наглядное представление принципа работы данной модели распространения ПО показано на рисунке 1.

Рис. 1. Модель SaaS.

Основными преимуществами данной модели для СУП являются:

• Относительная дешевизна в сравнении с настольными версиями ПО, что очень полезно для небольших предприятий;
• Техническая сторона – поддержку и обслуживание осуществляет компания, предоставляющая услуги;
• Получить доступ к своим проектам возможно из любого места, где есть доступ к сети Интернет.

Однако у подобной модели распространения ПО существует и ряд существенных минусов. Наиболее значимые среди них это:

• Невозможность доступа к проектам и данным, связанным с ними, без наличия соединения с сетью Интернет;
• Необходимость передавать коммерческие данные стороннему провайдеру услуг;
• Низкое быстродействие системы в сравнении с настольным вариантом, которое зависит от скорости соединения с Интернетом.

Основными web-СУП на российском рынке в настоящее время основными web-системами управления проектами на российском рынке являются следующие продукты:

• «Мегаплан»;
• «Битрикс24»;
• «JIRA»;
• «Trello»;
• «Asana»;
• «Адванта».

В каждой из них присутствуют все основные функции, необходимые для управления проектами. Среди них: календарь, отслеживание задач, управление доступом, обмен файлами, комментарии и уведомления, совместная работа и система категорий. Тем не менее, у каждой из систем есть свои особенности, определяющие ее пригодность для тех или иных предприятий и их проектов. Рассмотрим некоторые из них подробнее. «Trello» весьма удобна для небольших проектов. Основным ее преимуществом можно назвать просмотр нескольких одновременно запущенных проектов и их состояние в данный момент. Однако, в ней нет таких функций, как тайм-менеджмент и диаграммы Ганта, как в «JIRA» или «Мегаплан». Но в то же время, в ней присутствуют мгновенные сообщения и уведомления о действиях участников проекта в реальном времени, что делает ее более приспособленной для проектов малых размеров. Для более крупных проектов и компаний больше подойдут такие web-системы как «Мегаплан» или «Адванта» обладающие куда большим функционалом по сравнению с остальными в списке. Более подробное сравнение СУП приведено в таблице 1.

Таблица 1. Сравнительная характеристика систем управления проектами.

Данная сравнительная характеристика была проведена на основе материалов электронного ресурса, посвященному рассмотрению, сравнению и обзору функционала облачных и web-сервисов StartPack. Возможности для расширения функционала Какой бы многофункциональной ни была система управления проектами, ей одной не удастся покрыть весь спектр задач управления проектами. В каждой из таких систем есть то, чего нет в остальных, и наоборот. Для расширения функционала СУП используют интеграцию со сторонними сервисами и другими системами управления проектами. Хорошим примером может послужить интеграция системы Asana с другой СУП – JIRA, менеджером задач – Evernote, системой контроля версий – GitHub и многими другими сервисами, которые могут помочь расширить возможности системы. Для компенсации отсутствия встроенных возможностей системы моментальных сообщений и уведомлений используются интеграция с сервисами электронной почты и чатами. В качестве примера можно рассмотреть интеграцию систем «Мегаплан» и «Trello» с такими сервисами Google, как Gmail, Google Drive и Google Docs.

Подробное описание системы Адванта

Advanta – комплексная информационная система, которая покрывает все процессы проектного управления и автоматизирует работу всех участников проектов. Система разработана в России с использованием отечественного опыта управления проектами крупных корпораций и по функциональности является аналогом таких продуктов, как MS Project Server + Sharepoint + BI + Excel и других. Advanta гибкая в настройке, удобная и простая в использовании, гарантированно внедряется за 2 месяца.

Адаптация системы под потребности компании происходит без программирования, от простого к сложному, поэтому Advanta подходит компаниям как с базовым уровнем зрелости проектного управления, так и для тех, кто предъявляет к автоматизированным системам высокие требования по широте функционала и степени автоматизации.

Широкий функционал Advanta позволяет автоматизировать все процессы проектного управления в единой системе, предоставить один инструмент реализации проектов и коммуникаций всем участникам проектной деятельности. При помощи системы Advanta можно управлять стратегическими планами, проектами, инициативами, поручениями, идеями, контрактами, документами, и прочими объектами, связанными с проектной деятельностью. Система поможет повысить эффективность не только проектов, но и всех связанных с ними объектов и процессов.

Система Advanta используется в холдингах, промышленных и производственных предприятиях, проектно-строительных организациях, инжиниринговых и ИТ-компаниях, финансовых компаниях и государственных структурах.

Она может быть интегрирована со всеми действующими системами организации.

Функциональные возможности и особенности Advanta

Единый корпоративный портал для всех участников проектной деятельности

Понятные дашборды по всем проектам

Простая и функциональная диаграмма Ганта

Автоматические формы для сбора факта и отчетности, обеспечивающие актуальный статус проектов, инициатив и поручений

Управление финансами, контрактами, ресурсами, рисками

Функциональные возможности системы Advanta (по состоянию на октябрь 2019 года):

• Общее управление проектами
  • Инициация и управление содержанием
  • Календарное планирование и контроль сроков
  • Коммуникации
  • Управление изменениями
  • Управление рисками
• Управление стоимостью проектов
  • Планирование и учет затрат
  • Управление бюджетом проекта
  • Договорной учет
  • Управление поставками
  • Методика освоенного объема
• Управление человеческими ресурсами проектов
  • Общий пул ресурсов
  • Планирование трудозатрат
  • Ведение табелей
  • Анализ загрузки сотрудников
• Управление портфелем проектов
  • Реестр проектов и мониторинг их состояния
  • Шаблоны различных видов проектов
  • Stage-gate процессы
  • Рейтинг проектов
  • Дашборды для управления портфелем проектов
• Проектный электронный документооборот
  • Версионность документов
  • Согласования документов
  • Контроль поручений
  • Протоколы совещаний
• Проектный портал
  • Визуализация структуры портфеля проектов
  • Управление мероприятиями
  • Новости
  • Единая база знаний

Особенности системы Advanta:

• Единый инструмент, который покрывает все процессы проектного управления.
• Доступность 24/7 с любого устройства, из любой точки мира. Нужен только браузер.
• Готовое решение: 97% проектов реализуются путем настройки без доработок платформы.
• Простой и удобный интерфейс, доступный для любого пользователя, позволит подключить к системе сотрудников с любым уровнем подготовки.
• Гибкая настройка под задачи пользователя без программирования. Для настройки и поддержки системы достаточно одного аналитика.
• Первые результаты от внедрения системы можно получить уже через 8 недель после старта проекта. Пользователи смогут работать в системе уже через 2-3 недели после запуска и занесения всех необходимых данных.
• Интегрируется со всеми системами предприятия.

Заключение

Постепенно с ростом информационных технологий идет развитие web-систем управления проектами. Многие из них уже широко распространены по всему миру. И хотя у модели распространения Software as a Service есть серьезные недостатки, отпугивающие клиентов, с ростом технологий они постепенно перестают быть препятствием для компаний к началу пользования web-системами управления проектами. Чтобы выбрать наиболее подходящую для себя систему, необходимо четко сформулировать для себя, какие задачи должна решать система и каким требования компании или предприятия удовлетворять. Иногда становится куда целесообразнее выбрать систему с меньшим функционалом и после провести ее интеграцию со сторонними сервисами или со своими собственными наработками, чтобы покрыть те недостатки, которыми обладает та или иная система управления проектами.