Управление информацией – ЕСМ в виртуальном предприятии

Системы управления корпоративным контентом (Content Management Systems, ECM) с каждым годом становятся всё более востребованными. Аналитические компании пытаются количественно оценить рынок программного обеспечения в области ECM и описать его структуру.

Хорошо известна склонность западных ИТ-аналитиков к применению аббревиатур. Различные источники говорят о том, что ECM-рынок включает программные решения в области DMS, WCMS, RMS, DAMS, BPMS и ряда других компонентов. Проблема не в том, что сходу запомнить все эти аббревиатуры нелегко — толкование каждого из вышеперечисленных терминов можно найти в энциклопедии; проблема в том, что все эти определения не создают целостной картины. Во-­первых, перечисленные технологии частично перекрывают друг друга; во-вторых, термины быстро эволюционируют; в­третьих, появляются новые технологии, которые внедряются в существующие. Поэтому без сравнительного толкования и наглядных структурных схем разобраться в таксономии очень трудно. В настоящей статье мы постараемся не только привести количественные оценки мирового рынка ECM, но и пояснить его структуру на графических схемах, а также дать сравнительное толкование основных терминов, обозначающих сегменты данного рынка.

Системы управления контентом — взгляд сверху

Под «взглядом сверху» в данном случае мы подразумеваем рассмотрение категории ECM по отношению к более общим понятиям. Прежде всего следует сказать, что термин «ECM» используется для обозначения не только класса программного обеспечения, но и концепции организации управления контентом на предприятии.

Согласно рис. 1, ECM можно представить как комбинацию стратегий, методов и инструментов, находящуюся на пересечении средств управления информацией и ИКТ-инструментария, как средство повышения эффективности HR и управления знаниями на предприятии.

ECM имеет отношение к организационному обучению (Organizational learning) — области знаний, которая изучает, как организация получает новые знания и адаптируется к изменениям окружающей среды. Организационное обучение включает такие аспекты, как обучение сотрудников общим принципам управления информацией, конкретным инструментам ECM и использованию этих инструментов таким образом, чтобы соблюдать политики и процедуры, регламентируемые HR-отделом. ЕСМ-системы (ECMS) призваны обеспечить управление информационными активами с учетом прав собственности, адаптировать лучшие практики, способствовать изменению поведения сотрудников, эффективному обмену информацией между инстанциями и управлению знаниями, применению передового опыта в области управления информацией на предприятии.

Системы управления контентом — взгляд снизу

Под «взглядом снизу» мы понимаем анализ ключевых элементов, входящих в ECM. Прежде всего рассмотрим условную схему ECM (по данным AIIM) — рис. 1.

На рис. 1 показан цикл обработки корпоративного контента на предприятии. Информация поступает на предприятие или создается на нем, обрабатывается, используется для поддержки принятия разного рода решений, хранится, доставляется пользователям (публикуется на корпоративном портале или путем других средств доставки информации пользователям), архивируется и утилизируется.

На рисунке показаны два вида хранилища информации. Одно из них (в документах AIIM оно обозначается как Store — Хранение) представляет собой некое расширенное, постоянно доступное хранилище данных (структурированных и неструктурированных), которое регулярно пополняется из разных источников с помощью различных процедур.

Второе хранилище (в документах AIIM оно обозначается как Рreserve — Архивирование) — это архивы, которые обычно хранятся на внешних носителях и, как правило, удалены от основной системы. Последнее подразумевает долгосрочное, надежное хранение и резервное копирование статичной, неизменной информации и, как правило, сопровождается системой управления записями (RMS), призванной помочь компаниям соответствовать государственным и отраслевым нормам. В качестве систем управления информацией применяются системы автоматизации бизнес-процессов (Workflow/BPM), управления документами (Document Management Systems), управления веб­контентом (CMS/WCMS), управления цифровыми активами (Digital Aasset Management Systems), управления записями (Records Management Systems, RMS). Далее эти понятия будут рассмотрены более подробно.