ТРЕБОВАНИЕ К ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ СЭД
«Требования к информационным системам электронного документооборота…» определяют минимальный набор функций, который должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации использования СЭД в учреждении.
Одно из главных требований к СЭД – это ее масштабируемость как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов. Надо учитывать, что современные системы управления документами используются практически всеми сотрудниками организации, работающими с документами, причем общая тенденция – это использование как стационарных рабочих мест, так и доступа к документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. По количеству хранящихся в СЭД документов следует иметь в виду, что так как в системе хранятся не только окончательные оформленные и подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии, то количество файлов, проектов документов и документов, поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих, исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет, но на практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10-15 лет, так как это тот период, в течение которого документы в электронной форме продолжают активно использоваться, тем более что п. 20 пп. е) тех же Требований предусматривает возможность хранения документов в сроки до ста лет.
Важный параметр СЭД – ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и (или) для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, следовательно, производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:
- время получения доступа к СЭД - не более трех секунд;
- время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) - не более пяти секунд.
В любой системе может случиться сбой как программный, так и аппаратный. Но сбой СЭД приводит к невозможности работы с документами всех сотрудников организации, поэтому Требования устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут. Также СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое уведомление через SMS и по электронной почте администратора и технолога СЭД.
Основная часть «Требований к информационным системам электронного документооборота…» - это описание того, как в СЭД должны быть построены процессы документационного обеспечения управления.
Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации.
СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО), межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными системами.
Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в том числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности электронного документа, а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (пп. 9 и 11 Требований).
СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:
Сохранение документа или сведений о документе (проекте документа) в СЭД (его регистрация или, в терминах Требований – ввод документа в систему):
- доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД)
- согласование документа
- подписание документа
- передачу (отправку) документа;
- «хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив», то есть контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.
- Объекты оценки: перечень, идентификация и описание (оценке рыночной стоимости пакетов)
- Расчеты по инкассо (распоряжения плательщика)
- Методы доходного подхода в оценке стоимости предприятия (бизнеса) (привели к возрождению и развитию оценочной деятельности)
- Понятие и значение производственного цикла (процесс представляет собой совокупность)
- Этапы расследования, их содержание и задачи (настоящее время в криминалистике)
- Понятие, цели, задачи осмотра места происшествия
- Мотив оживающего портрета в мировой литературе (Основная тема новой школы - одиночество)
- Предметная и информационная технология (ИТ — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин)
- Прежде всего следует сказать, что согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения между работником и работодателем на основании трудового договора возникают в результате
- Unfortunately, in our time, every second person is ready to say with one hundred percent confidence that he is a creative person
- My topic for today is the danger of increasing the number of people traveling and the problem that is created for the environment.
- Unfortunately, today celebrities are role models for modern youth