Технология Workflow

Обычные рабочие процессы в организации с каждым днём создают всё больше и больше данных, которые поступают от клиентов, поставщиков, специалистов-консультантов по всевозможным каналам связи: телефонам, факсам, обычной и электронной почте, через средства мгновенного обмена сообщениями - интернет-мессенджеры. У современного бизнеса, особенно малого и среднего, увеличивается число проблем, связанных с обеспечением своих работников соответствующим количеством данных. Ситуация ещё больше усложняется, если работа ведётся не только в офисе, но и дома или в командировках. Чем теснее должна работать команда, тем лучше нужно оптимизировать связь между её членами и организовать эффективное взаимодействие между ними.

Для организации эффективной коллективной работы используются:

· системы Workflow,

· технологии Groupware,

· системы управления документами (СУД).

Термин Workflow используется при описании таких понятий как

1) последовательность выполняемых действий,

2) автоматизация управления бизнес-процессами,

3) автоматизация документооборота.

Стандартизацией в области Workflow занимается Workflow Management Coalition (WfMC) - международная организация разработчиков, внедренцев, консультантов, исследователей, образовательных учреждений и пользователей Workflow-решений и BPM, которой в официальном документе по терминологии дано следующее определение:

Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

В дословном переводе с английского workflow означает поток работ/операций.

Наилучшим образом процессную сущность Workflow отражает следующее определение:

Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели.

Фактически, Workflow является синонимом термина «бизнес-процесс».

Системы Workflow – это средства для автоматической координации деятельности исполнителей. Причем системы Workflow используются для автоматизации текущей деятельности: они позволяют документам автоматически проходить заданные маршруты и получать отчеты, как по содержанию документов, так и по процессу.

Для целей управления Workflow может отображать какой-либо аспект реальной деятельности, являясь, таким образом, виртуальным представлением фактической работы иди процесса.

Использование программного обеспечения совместной работы создаёт рабочую среду совместной работы, обеспечивающую поддержку как индивидуальной, так и групповой работы людей, вызывая появление нового класса профессионалов - е-профессионалов, которые могут работать совместно вне зависимости от их географического расположения.

Workflow, ориентированная на информацию и автоматизацию, имеет свою специфическую терминологию. Одним из понятий является объект это информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например: письмо, оборудование, счет). Объектом может быть любой ресурс, используемый в процессе.

Основное отличие систем управления документами от Workflow - в большей ориентированности на документ. Практически все СУД содержат большое количество функций для работы с документами, которые есть далеко не во всех системах Workflow. Например, поиск документа по ключевым словам. В системах Workflow документ является лишь одним из объектов в процессе. Существуют системы Workflow, обладающие полным функционалом систем управления документооборотом. Одной из характерных черт систем автоматизации Workflow является графический построитель процессов.

Технология Workflow является важнейшей составляющей современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективной технологией управления бизнес-процессами. Программные продукты класса workflow - это программные системы, обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия. Каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

· разработка описания бизнес-процесса;

· управление выполнением бизнес-процесса;

· интеграция используемых в процессе приложений.

Внедрение системы класса workflow на предприятии базируется на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций. С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

· адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;

· экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;

· предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;

· действия системы при инициализации и завершении операции.

Типовыми целями внедрения системы класса workflow на предприятиях являются:

· сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. Системы класса workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой "тому, кому нужно, и тогда, когда нужно";

· управление выполнением бизнес-процессов. Внедрение технологии workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;

· получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии;

· интеграция отдельных "островков автоматизации", существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Главной задачей после перехода к промышленной эксплуатации системы workflow является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow:

· автоматизированные офисные системы класса Groupware обеспечивают взаимодействие между пользователями в рамках единого информационного пространства при совместном решении задачи независимо от их географического расположения;

· автоматизированные офисные системы класса Workflow ориентированы на автоматизацию работы коллектива сотрудников компании, участвующих в решении множества задач в рамках одного или связанных бизнес-процессов. Для технологии класса workflow характерны поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно и четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения;

· понятие технологии Groupware шире, чем понятие Workflow: системы Groupware охватывают деятельность сотрудников всей компании, они могут включать в себя системы Workflow. Системы Workflow используются для автоматизации текущей деятельности и автоматической координации деятельности исполнителей определенных бизнес-процессов. Системы управления документами нацелены на управление только одним процессом компании – управление документами.