Связь информации и документа (Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации")

В настоящее время современное общество переживает информационный бум. Любая организация, также, как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Иначе говоря, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

По моему мнению, обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма –  можно говорить о документе. Из этого следует то, что главной составляющей документа выступает как раз информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информации": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления". Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления. Информация может быть не документной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем.

Документ - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию. Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение. Любой документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики, однако это понятие более широкое. Но уже с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию.

Таким образом, возникновение и широкое распространение в последние десятилетия различных технологий резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа. И, в следствии этого, любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, поэтому «документ» и «информация» имеют самую прямую взаимосвязь.