Служебные документы

Любое сообщество может существовать, только при обмене информацией. В настоящее время мир переживает взрыв информации, потому что это напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век считается веком информатизации, а информация является в нём важнейшим ресурсом общества.

Информационные потоки активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Любая компания начинает свою жизнедеятельность в разработки организационно-правовых документов. Благодаря этим документам, компания может осуществлять одну из главных функций, то есть организационную. Эта функция позволяет компании создавать юридическое оформление организации, так же она устанавливает её организационно-штатную структуру и численность персонала. Обязательно осуществляется регламентация деятельности организации и регулирование отношений между сотрудниками компании.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений и действий. При подготовке документов должно учитываться, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности.

Понятие «документ» и «служебный документ».

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Исходя из ФЗ от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ:

1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя.

3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

1.достоверность и объективность;

2.точность, исключающая двоякое понимание текста;

3.максимальная краткость, лаконизм формулировок;

4.безупречность в юридическом отношении;

Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать:

1.по количеству отраженных в тексте вопросов: простые и сложные

2. по форме: индивидуальные, типовые, трафаретные.

3. по средствам фиксации: рукописно-печатные, графические, звуковые.

4. по стадиям создания: оригиналы (подлинники) и копии.

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов.

Любой документ многофункционален, т.к. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Каждый документ имеет информационную емкость.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Заключение.

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих. Документоведение тесно связана не только с гуманитарными науками, но и с экономическими, информационными.

Я пришла к выводу, что документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. А служебный документ- это тот документ, который так же хранит информацию, но она всегда касается какой-то организации.

При рассмотрении служебных документах, я поняла, что страницы в них всегда должны быть пронумерованы (на 1-ой странице цифра не ставится), текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата лучше печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала.

Список использованной литературы

1.Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 08.06.2020) "Об обязательном экземпляре документов" статья 1. Основные понятия.

2.www.studwood.ru

3.yandex.ru (Картинки с образцами служебных документов)