Служебные документы
Служебный документ - это официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы называются служебными, т.к. они составляются от имени предприятия или учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.
Существует язык служебных документов, который должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально - делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
2. В качестве нормы нередко бывают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа "оказать помощь - помочь", "допускать ошибку - ошибаться" нужно учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.
3. Наличие слов, употребляющих в официальных документах, закрепившихся в административно - канцелярской речи.
4. Использование терминов и профессионализмов, в первую очередь юридических и бухгалтерский.
5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания.
6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
А также служебные документы обладают следующими обязательными качествами: достоверность и объективность; точность, исключающая двоякое понимание текста; максимальная краткость, лаконизм формулировок; безупречность в юридическом отношении; стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения; нейтральный тон изложения; соответствие нормам официального этикета, который появляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Виды служебных документов: служебная записка; докладная записка; заявление; акт; отчет; договор; трудовое соглашение; распоряжение.
Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов.
- Роль Генри Форда в становление методов школы научного менеджмента
- Психологические трудности в общении и методы их урегулирования
- Interview
- Конкурентные действия
- Миграция населения
- Инвестиции в формирование позитивного имиджа организации на рынке труда
- Виды методик расследования
- Понятие и задачи очной ставки
- Бизнес и процессы партийного строительства в современной России
- Проблемы правового регулирования гражданских правоотношений
- Американский дизайн: исторические этапы развития
- Особенности коммуникативной тактики в процессе делового общения с работниками торговли-сервиса