Служебные документы

Письменный приказ о принятии сотрудника на определенную должность в компании относится к категории локальных нормативно – правовых актов, утвержденных дирекцией холдинга, определяющих порядок и особенности исполнения трудовых обязанностей каждого сотрудника.

Данный документ используется для учетных записей сотрудников, поступающих на исполнение обязанностей в соответствии с контрактами, при этом применяется бланк формы Т-1, особенность заключается в том, что он оформляется исключительно на одного сотрудника^[1].

Приказ должен оформляться человеком, имеющим ответственность за прием сотрудников и проверку корректного исполнения трудовых соглашений, контрактов, договоров.

В процессе заполнения письменного приказа о принятии на работу сотрудника отмечаются следующие данные:

- название отдела;

- конкретная вакансия (должность);

- продолжительность испытательного срока, при условии о его наличии;

- особенности приема на работу, а также специфика исполняемых должностных обязанностей^[2].

Также в данном документе важнейшими реквизитами, обеспечивающими ему определенный правовой статус, можно назвать конкретную дату, код (номер), личные данные руководителя (инициалы и подпись).

Все письменные приказы нумеруются по сотрудникам на протяжении года, при этом данные документы оформляются сотрудниками кадрового отдела в одном экземпляре, подписываются начальниками отделов, принимающих новых работников, юристом, ведущим (главным) бухгалтером, заместителем начальника по кадровой службе и визируется директором компании.

Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит его подпись и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма №Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма №Т-54).

Приказы о приеме хранятся 75 лет.

Как правило, учет документооборота осуществляется с акта их формирования либо прихода. Важнейшими процедурами на данной стадии являются:

- составляют журнал поступивших и вышедших документов (допускается также виртуальный вариант);

- каждому документу выдается оригинальный код, шифр;

- производится группировка всех имеющихся документов по отдельным папкам – каталогам^[3].

Данные процедуры производятся для обеспечения комфортного и удобного поиска конкретного документа в указанном выше журнале, для чего вносятся его название, шифр, дата формирования, а также краткая характеристика.

В архиве юридического отдела находятся на хранении такие документы:

- документы, входящие в состав пакета учредительных документов;

- отдельно разработанные и сформированные положения, регулирующие работу конкретных служб, отделов;

- документация, характеризующая наличие имущественных прав компании;

- информация относительно рассматриваемых судебных процессов;

- различные нормативно – правовые акты локального уровня, например, должностные инструкции, режим работы;

- доверенности различного характера;

- деловые письма и иная корреспонденция.

В юридической службе в архив размещена текущая документация. Но хранение документов невозможно без соответствующего их оформления, а также без соблюдения необходимых строительных норм и стандартов.

Для хранения дел необходимо сгруппировать документы, предварительно проведя экспертизу ценности и объединив их по срокам хранения. При формировании дел на обложке переплета необходимо указать наименование, индекс в соответствии с номенклатурой, срок хранения и количество дел в папке. При передачи в архив организации также составляются описи дел, в соответствии с которыми производят сверку.

Процесс оформления личных дел в компании осуществляется в соответствии с нормативно – правовыми актами локального уровня, в них определены стандарты, нормы, правила к формированию, заполнению, ведению, архивации дел сотрудников компании.

В процессе составления личных дел руководствуются правовыми нормами и положениями нормативно – правовых актов:

- действующего Трудового Кодекса;

- ФЗ №152 «О персональных данных»;

- ФЗ №125 «Об архивном деле»;

- Основных правил функционирования архивов предприятий;

- ГОСТов, утвержденных в 2016 году;

- Приказа Министерства культуры №558^[4].

Особенность компании заключается в том, что личные дела ведутся не на всех работников, а только на отдельные должности, в первую очередь они заводятся на дирекцию или же на материально ответственных лиц.

Корректное заполнение, ведение и архивация личных дел входит в круг обязанностей специалистов кадровой службы, при этом подобные обязанности утверждаются приказом директора компании. Также подтверждается перечень всех сотрудников, получивших доступ к личным сведениям, а именно к знакомству со сведениями и их выдаче для обработки^[5].

Составление личного дела в первую очередь начинается с процесса принятия на работу конкретного работника, при этом оно ведется в единственной копии. Применительно каждого работника создается отдельная папка, при этом все сведения располагаются в хронологическом порядке. При наличии ксерокопий требуется их нотариальное подтверждение. Также в личном деле должны помещаться все данные, описывающие характер исполнения должностных обязанностей. Все документы группируются по трем типам:

- оформление процесса принятия на работу, при этом с работника принимается заявление о принятии в обработку личной информации, специально разработанная анкета, трудовой контракт, распоряжение директора о принятии на работу;

- связанных с непосредственно трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);

- связанных с процессом увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении)^[6].

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д^[7].

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения^[8].

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

1. Управление персоналом: учебник/ под ред. Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина. - М.: ЮНИТИ, 2018. – С. 213 ↑

2. Герчикова И. Н. Менеджмент. - СПб: Консалт, 2017. – С. 106 ↑

3. Белолипецкий В. Г. Управление фирмой. – М, 2017. – С. 204 ↑

4. Бизюкова И. В. Кадры. Подбор и оценка. - М, 2017. – С. 216 ↑

5. Морен Э. Управленческая парадигма природы человека. - М: Наука, 2017. – С. 86 ↑

6. Герчикова И. Н. Менеджмент. - СПб: Консалт, 2017. – С. 402 ↑

7. Бизюкова И. В. Кадры. Подбор и оценка. - М, 2017. – С. 97 ↑

8. Морен Э. Управленческая парадигма природы человека. - М: Наука, 2017. – С. 107 ↑