Решение различных проблем форматирования текста документа, полезные советы и рекомендации

Форматирование текста — комплекс действий, направленных на создание правильного оформления текста соответственно тем или иным нормам. К форматированию относится как расположение текста электронного документа относительно печатного листа, так и внешний вид самого текста.

Форматирование текста осуществляется средствами пункта Формат строки меню или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают: выбор и изменение гарнитуры шрифта; управление размером шрифта; управление начертанием и цветом шрифта; управление методом выравнивания; создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых); управление параметрами абзаца.

Правила форматирования в Word. Придерживайтесь единого стиля. В рамках одного документа старайтесь использовать один и тот же шрифт, и два, максимум его 3 размера. К примеру, заголовки 16ым, подзаголовки 14, основной текст 12. Если вы пишите официальный документ - следует избегать выделения цветом. Кроме того, не рекомендуется выделять важные части текста одновременно двумя стилями (например, жирным и курсивом) - это сильно усложняет восприятие информации.

Используйте разрывы страниц. Если в документе необходимо перейти на следующую страницу - используйте разрывы страниц (Вставка - Разрыв - Разрыв страницы). Если же, к примеру, для этой цели вы будете использовать многократный переход на следующий абзац (с помощью нажатия на кнопку Enter) - неизбежны проблемы со смещением текста.

Используйте в абзацах красную строку. Для этого нужно установить курсор в начало абзаца, и нажать кнопку "TAB" (либо установить её, используя верхний указатель линейки (отступ первой строки)). Для того, чтобы следующий абзац тоже начинался с красной строки - нужно установить курсор в конец предыдущего абзаца, и нажать Enter. Никогда не используйте "пробел" для создания красной строки.

Периодически проверяйте форматирование документа. Форматирование документа отображается в качестве "невидимых символов", которые таки можно увидеть с помощью соответствующей кнопки. Например, "пробел" отображается как точка по центру строки, табуляция ("TAB") отображается как стрелка вправо, а правильно сформированный отступ не отображается никак.

Изменение шрифта. Тип используемого шрифта можно выбрать из раскрывающегося списка Шрифт панели форматирования. Единица измерения шрифта -пункт (типографская мера). В пунктах и пиках измеряется величина пробелов, толщина линии и другие характеристики шрифтов. Одна пика равна 12 пунктам, один дюйм равен шести пикам и, следовательно, 72 пунктам. Размеры шрифта в раскрывающемся списке зависят от возможностей принтера. Можно также изменить стиль шрифта. Типы стилей или типы атрибутов и форматов знаков - это характеристики, связанные с текстом. На панель форматирования обычно выводятся кнопки для трёх стилей: Полужирный, Курсив и Подчёркивание. Для использования любого из этих атрибутов достаточно просто щёлкнуть на соответствующих кнопках панели форматирования. Причем, можно применять один, два или три атрибута одновременно. Кроме этих трёх типов стилей, в диалоговом окне. Шрифт можно выбрать специальные эффекты: зачеркнутый шрифт, все прописные, верхний индекс, нижний индекс.

Для доступа к диалоговому окну Шрифт нужно выбрать команду Формат - Шрифт. Опции этого диалогового окна можно использовать для изменения нескольких параметров шрифта одновременно, например, размера и стиля шрифта выделенного текста. Используя корешок - Шрифт диалогового окна - Шрифт, можно выбрать не только шрифт, стиль, но и посмотреть результаты выбора в окне просмотра. Кроме того, диалоговое окно, в отличие от элементов панели форматирования, позволяет более детально установить параметры шрифта - выбрать подчёркивание сплошной, двойной или точечной линией, цвета шрифта. После того, как выбраны нужные опции, следует щёлкнуть на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Перенос слов в большинстве случаев осуществляется автоматически при корректной работе с главным меню на ленте (Разметка страницы/ Расстановка переносов), однако необходимо следить за тем, чтобы разрыв слова переносом не вызвал неблагозвучных отрывков. При подготовке важных документов рекомендуется использовать вариант с принудительным переносом. Программа текстового процессора в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбиения слова, окончательное решение о месте переноса принимает пользователь. Исправления переноса вручную проводится при возникновении конфликта между переносами пользователя и текстовым процессором, который автоматически предложил неправильный вариант. Обратим внимание, что современные правила орфографии разрешают нарушение правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы. Целесообразно перенос слов выполнять на завершающей стадии редактирования. Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши Ввод (Enter). Выравнивания абзацев (по центру, вправо, влево, по ширине), отступы «красной строки», отступы абзаца от полей страницы на определенную величину, отступы между абзацами (в том числе, когда абзац является заголовком) и межстрочное расстояние устанавливаются стандартными средствами MS Word 2007(см. пункт меню Главная/ Абзац). Разнесение текста в несколько колонок – Разметка страницы/Колонки. Начало следующего текста с новой страницы – Вставка/Разрыв страницы или сочетание клавиш (Ctrl+Enter). Не следует ставить символ «конец абзаца» (Enter) внутри одного логического абзаца. Если необходимо принудительно разбить строку, используйте символ «разрыв строки» (Shift+Enter).

Нумерация страниц в документе расставляется автоматически (Вставка/ Колонтитулы). В списках не следует расставлять нумерацию вручную. При необходимости используйте возможности: 9 пропустить нумерацию (отжать кнопку нумерации на панели 16 инструментов); 9 начать нумерацию с определенного значения, изменить тип и вид списка (Абзац/ Нумерация); 9 изменить уровень пункта в иерархическом списке (команды: Увеличить отступ и Уменьшить отступ на стандартной панели инструментов). 9. Сноски вставляют в текст, используя пункт меню Ссылки/ Сноски. 10.Многоточие вставляется сочетанием Alt + Ctrl+точка. 11.Таблицы чаще, чем другие части документа подвергаются переформатированию, например, изменению ширины столбцов. Избежать ошибок при переформатировании таблиц возможно с помощью соблюдения следующих правил: 9 каждый отдельный элемент таблицы должен вводиться в соответствующую ему отдельную ячейку; 9 границы ячеек таблицы можно частично или полностью не отображать при печати документа; 9 числовые данные как элементы ячеек целесообразнее выравнивать вправо, для того, чтобы сразу был виден порядок числа (при этом количество знаков после запятой должно быть одним и тем же); 9 выравнивание по вертикали в ячейках таблицы выполняется без использования символа «Конец абзаца» (Enter). См. пункт главного меню Макет/Выравнивание (щелчок правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте таблицы); 9 при необходимости (в сложных шапках) используйте объединение ячеек Таблица/Объединить ячейки. Соблюдение указанных выше рекомендаций позволит в дальнейшем с большей эффективностью продолжить работу над текстом, уменьшить затраты времени на подготовку документов.

Выравнивание текста. По умолчанию в редакторе установлено выравнивание по левому краю. Но такое положение текста для чтения не всегда удобно. На панели инструментов имеется четыре основные кнопки для установки выравнивания: по левому краю; по центру; по правому краю; по ширине. Выравнивание по краям или по центру обычно применяется в случае создания «шапок» или установки места, скажем, для подписи в договоре. Наиболее удобным является выравнивание по ширине, при котором первые и последние литеры каждой строки располагаются на одинаковом расстоянии от края страницы, не считая абзацев. Как в «Ворде» отформатировать текст по ширине? Да просто выделить нужный фрагмент и нажать соответствующую кнопку. Также ее можно нажать и в том случае, если ввод текста только предполагается осуществить (пустая строка).

Параметры страницы. Доступ можно получить в последних версиях редактора можно получить через меню дизайна с выбором полей, ориентации или размера листа. Обычно при создании документов используется формат листа А4 с книжной (вертикальной) ориентацией. При выборе нужных значений эти параметры можно поменять по своему усмотрению. Что же касается установки полей, возвращаясь к вопросу об оформлении дипломных работ, требуется установка левого поля 3 см, правого – 2 см, верхнего и нижнего – 1,5 см. Если требования отсутствуют, как таковые, значения по умолчанию можно не трогать или изменить их, в зависимости от своих предпочтений. В разделе дизайна для страницы можно применять установку границ и подложки, изменять цвет или применять специальные темы (если только документ не создавался или открывался в режиме совместимости с охранением файла в формате DOC более старых версий редактора, а не в формате DOCX текущей версии программы).

Межстрочные интервалы. Межстрочные интервалы также называют ведущими - это пространство, разделяющее строки над текстом и под ним. Без межстрочных интервалов прописные и выступающие вверх и вниз буквы одной строки будут накладываться на соседние строки. По умолчанию задан интервал в одну строку. Величина интервала измеряется в пунктах (пт). Так, тексту со шрифтом 10 пт, соответствует интервал, приблизительно равный 12 пт или одной строке, а для текста размером 12 пт интервал в одну строку будет равен 14 пт. Величина интервала строки зависит от размера шрифта: чем больше шрифт, тем больше интервал. Wordпозволяет изменять межстрочные интервалы в тексте: можно задать интервал в одну, полторы, две строки или установить свой размер интервала в пунктах (пт). На рис. 15 представлены три абзаца с разными межстрочными интервалами: одинарный, полуторный и двойной.

Добавление маркированных и нумерованных списков. Если в вашем документе содержатся списки, незачем нумеровать или уж тем более маркировать их вручную. В Microsoft Word для этих целей предусмотрены специальных инструменты. Они, как и средства для работы с интервалами, расположены в группе “Абзац”, вкладка “Главная”. 1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в маркированный или нумерованный список. 2. Нажмите одну из кнопок (“Маркеры” или “Нумерация”) на панели управления в группе “Абзац”. 3. . Выделенный фрагмент текста преобразуется в красивый маркированный или нумерованный список, в зависимости от того, какой из инструментов вы выбрали. Если развернуть меню кнопок, отвечающих за списки (для этого нужно нажать на небольшую стрелочку справа от значка), вы можете увидеть дополнительные стили оформления списков.

Вывод. Современные текстовые процессоры таят в своих недрах огромный набор всевозможных функций. Однако, для эффективной работы с большинством документов совсем не обязательно знать все закоулки программы. Достаточно научиться использовать базовые инструменты форматирования и в 90% случаев Вы сможете быстро, красиво и правильно оформить любой текст.