Реквизиты документов и общие правила их оформления

Документы представляют собой записанную на материальном носителе информацию. В связи с тем, что современный мир основан на информационных технологиях, и передача информации имеет важное значение. Эффективность содержания и быстрота распространения является основной задачей организаций, предприятий, существенна для большинства граждан, и государства в целом.

Информация, а, соответственно, и документов, ее содержащих, содержится в огромных количествах, и важное место занимает унификация определенных документов, что позволит идентифицировать необходимый документ, а также, в случае необходимости, систематизировать документы на группы и виды. Систематизация позволит отыскать нужные ресурсы, а унификация – выявить его принадлежность к определенному виду, и, более того, реквизиты определенных документов имеют важнейшее юридическое значение, отсутствие которых может лишить их силы, и они могут быть признаны ничтожными.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Они также имеют свою регламентацию и общие правила оформления.

Правовая регламентация правил оформления документов содержится в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».^[1] Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие документы, в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес, и прочие. Таким образом, реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Для определенных видов документов разработаны требования к реквизитам, удостоверяющих их юридическую силу. К таковым относят:

-автора документа, к которым может относится и организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы;

-дата создания документа;

-регистрационный индекс;

-текст – непосредственно содержание документа;

-подпись, печать, гриф утверждения.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенной в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01по 17 и 19) включают сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) – подтверждение подлинности документа и достоверность содержащихся в нем сведений.^[2]

Важно отметить, что реквизиты документов располагаются на лицевой стороне листа бумаги, а двустороннее оформление допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» также, как и его предшественник ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ныне утративший законную силу), включал в состав реквизитов документа 30 элементов.

Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.^[3]

Необходимость применения единых правил оформления документов обусловлено тем, что они придают документам юридическую силу, позволяют качественно и оперативно составить, исполнить документ, а также обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Единые требования правил оформления документов распространяются на всех субъектов, будь то государственное предприятие или коммерческое, вне зависимости от вида деятельности, и не зависимо от того, как ведется делопроизводство – традиционным способом или на основе современных информационных технологий.

Список литературы:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» // М., Стандартинформ, 2017
2. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.
3. Вялова, Л.М. Кадровое делопроизводство. Учебник / Л.М. Вялова. М.: Academia, 2015. 160 c.
4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев А.Л. Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с
5. Райхцаум А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» // М., Стандартинформ, 2017 ↑

2. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с. ↑

3. Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с. ↑