Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проблемы внедрения информационных систем и способы их решения

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора, обработки, хранения и выдачи экономической информации и принятия управленческих решений.

Свойства информационных систем:

любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;
при построении ИС необходимо использовать системный подход;
ИС является динамичной и развивающейся системой;
ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;
выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;
участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

Процессы в информационной системе:

ввод информации из внешних и внутренних источников;
обработка входящей информации;
хранение информации для последующего ее использования;
вывод информации в удобном для пользователя виде;
обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.

Каждая информационная система имеет свой собственный стандарт разработки и проектирования, а также свой жизненный цикл. Жизненный цикл ИС представляет собой модель ее создания и использования. Модель отражает различные состояния информационной системы, начиная с момента возникновения необходимости в данной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления у всех пользователей.

В каждом жизненном цикле наступает этап «внедрения», который подразумевает установку системы, интеграцию ее компонентов и необходимого оборудования, перенос данных, передачу программного обеспечения заказчику. На данный момент существует несколько стратегий внедрения:

Опытная эксплуатация;
Опытно-промышленная эксплуатация;
Промышленная эксплуатация.

Достаточно серьезной причиной неудач при внедрении является отказ предприятия от проведения соответствующей реорганизации своих бизнес-процессов. Однако автоматизация деятельности, которая до этого была заведомо не оптимальна, даст известный результат: «автоматизированный хаос». Отказ от реорганизации также часто объясняется психологическими факторами: «мы всегда так жили и не хотим ничего менять».

На первом месте стоит не совсем корректная постановка руководством предприятия тех целей и задач, ради которых и происходит внедрение корпоративных информационных систем. Информационные технологии являются всего лишь инструментом, позволяющим делать бизнес более эффективным, однако до сих пор приходится сталкиваться с ситуациями, когда от внедрения системы ждут получения «большой красной кнопки», после нажатия, на которую бизнес предприятия внезапно станет приносить прибыль. И, разумеется, когда этого не происходит, наступает разочарование в информационных технологиях вообще.

Возникает естественный вопрос: каковы же ключевые факторы, определяющие успех проекта внедрения корпоративной информационной системы. Ниже приведены некоторые из них:

Четкое понимание руководством предприятия целей и задач, для осуществления которых внедряется система. Необходима, в том числе, четкая политика руководства в области информационных технологий.
Во внедрении участвует совместная команда специалистов и со стороны разработчика КИС, и со стороны предприятия. При этом руководство предприятия должно быть готово и способно выделить квалифицированных специалистов со своей стороны, причем, в том числе, обязательно специалистов из функциональных подразделений (бухгалтерии, сбыта, снабжения и т. п.), то есть своего рода «технологов от менеджмента», а не только специалистов ИС.
Желание и готовность руководства предприятия к проведению неизбежных изменений в своих управленческих процессах из-за внедрения КИС, а также решительность и последовательность в проведении таких изменений. Следует учитывать, что изменять свои управленческие процессы необходимо по многим другим причинам, основная из которых — быстро меняющаяся ситуация на рынке и необходимость ей соответствовать.
Правильное понимание всеми участниками проекта внедрения возможностей информационной системы, с одной стороны, и предъявляемых к ней требований, с другой. В то же время на этапе внедрения следует, по возможности, избегать удовлетворения непринципиальных требований по доработке системы, так как это существенно замедлит внедрение и увеличит стоимость проекта.
При внедрении обязательно должен пройти этап опытной эксплуатации системы, возможно, на ограниченном количестве рабочих мест, возможно, с вводом информации в две ИС — старую и новую. Но при этом опытная эксплуатация должна охватывать все участки охватываемой сферы автоматизации на предприятии, поскольку только таким образом можно адекватно оценить пригодность внедряемой информационной системы для потребностей бизнеса предприятия. Такой «пилотный» проект позволит с относительно небольшими затратами проверить пригодность системы к решению задачи автоматизации предприятия, так полновесное внедрение повлечет за собой значительно большие затраты и цена ошибки будет критичной.

Развитие современных технологий ведут к росту сложности внедряемых информационных систем, которые вбирают в себя как технические новинки, так и новые веяние и решения в сфере ведения бизнеса. С уверенностью можно сказать, что на сегодняшний день наличие КИС на предприятии просто необходимо, иначе организация рискует потерять конкурентоспособность и просто исчезнуть. А значит, развитие методологий внедрения информационных систем будет развиваться в ближайшем будущем бурными темпами.

Ускорить процесс развития популяризации и внедрения информационных технологий в бизнес-среду могут соответствующие образовательные программы в учебных учреждениях. Если молодые люди будут знакомиться с передовыми технологиями и возможностями на этапе обучения, то на этапе формирования своей предпринимательской деятельности они будут активно внедрять данные технологии. Соответственно, степень внедрения и интеграции информационных технологий в бизнес-процесс будет зависеть от знаний, полученных в процессе образования. То есть, независимо от популяризации информационных технологий в условиях свободного рыночного общения предприниматель может получить этот эффективный инструмент организации бизнеса в виде информационных технологий уже на стадии обучения в институте.

Также при проведении внедрения ИС на предприятии высшему руководству необходимо принять следующие меры для избегания проблем при внедрении:

Создать у сотрудников всех уровней неизбежное ощущение неизбежности внедрения ИС;
Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями;
Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений;
Повысить мотивацию сотрудников к освоению новой ИС;

Также требуется провести соответствующие изменения в отделе, который подвергается автоматизации. Руководитель данного отдела должен обладать не только базовыми знаниями в компьютерных технологиях, но и глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. Следует учесть основные правила организации рабочей группы в данном отделе:

Специалистов в рабочей группе необходимо назначать с учетом следующих знаний и требований: знание современных компьютерных технологий, коммуникабельность, ответственность и дисциплинированность;
Тщательно выбирать администратора системы, т.к. данному сотруднику будут доступны практически все процессы и корпоративная информация;
После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать перечень решаемых каждым сотрудником задач.

В заключении можно сказать, что проблемами при внедрении ИС не могут являться только проблемы на стороне исполнителя, но и нежелание заказчика проводить соответствующие изменения на своем предприятии для достижения определенных целей внедрения. Так же со стороны исполнителя следует учесть, что ИС должны быть просты в эксплуатации и понимании, т.к. это в первую очередь влияет на мотивацию к использованию данной системы сотрудниками автоматизируемого предприятия или организации. Но и само внедрение как процесс невозможно закончить, его можно лишь остановить, т.к. система должна всё время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий.

Список литературы

1. Агафонов А.А. Информационные технологии и бизнес (2014г.);
2. Ильин В.В. Управление эффективностью внедрения информационных систем (2014г.);
3. Макашова В.Н., Чусавитина Г.Н. Управление проектами по разработке и внедрению информационных систем (2014г.).