Что дает внедрение системы управления проектами?

Изучение СУ (системы управления) проектами в какой-то части связано с необходимостью создания и использования новейших управленческих технологий. Так, настройка и разработка ПО (программного обеспечения) не дает 100% гарантии, что будет применено эффективно. Процедура создания системы призвана помочь в преодолении данной проблемы.

Любая существующая ИС (информационная система) рассчитана на автоматизацию некоторых или всех функций. В случае СУ проектами, объектом автоматизации может выступать функция разработки ИСР (иерархической структуры работ), контроля выполнения работ и т. д.

Внедрение информационной СУ проектами включает в себя множество функций, таких как подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы в действие. Подготовка (обучение) персонала проверка его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами. Проведение тестирования информационной системы и ее доработку.

Использование СУ проектами в различных организациях могут существенно изменяться. Сложность задач по созданию и внедрению зависит от масштабов организации, СУ и качеству автоматизации, размеров и типа выпускаемых проектов. Однако, иногда и в простых ситуациях, план создания системы сыграет решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Так на стадии проектирования важно заинтересовать и опытным путем протестировать систему с будущими пользователями в процесс разработки, сформировать требования к ИС УП.

Таким образом, при внедрении ИС, которая использует «большие» и сложные программные средства, получается намного сложнее, чем которая использует не объемные программные пакеты. Связано это и с высокой стоимостью, и со сложностью настройки конкретного рабочего места.

Можно выделить несколько самых распространенных проблемы при создании информационных СУ проектами. Такие как информация о ходе выполнения проекта может следовать, что необходимо большее количество времени и ресурсов для выполнения работ, чем изначально было запланировано. С другой стороны, эта же информация требуется менеджеру проекта для соблюдения установленных ограничений. Так же верхний уровень управления может и не использовать программное обеспечение для планирования и принятия решений. В результате разрабатываемые ими планы оказываются необоснованными и далекими от реальности. Проект-менеджеры могут и не использовать ежедневно ПО для своих проектов. Следует указать что, верхний уровень управления может несерьезно воспринимать потребность в обучении.

Использование распределенного программного обеспечения требует четко налаженной системы внутренних коммуникаций. «Объемные» программные продукты не всегда обеспечивают быструю обработку информации. Организация может не иметь внутрифирменных стандартов в части управления проектами. Разработка может показать отсутствие навыков планирования и организации у управляющих среднего звена. область деятельности и организационная структура могут не подходить для создания СУ проектами. Стоит понимать, что, создание сложных информационных СУ проектами требует большого количество ресурсов (персонал, оборудование).

Из этого следует перечень нескольких наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения СУ проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:

1. цели проекта разработки и внедрения ИС, внешние условия и ограничения определены не в полном объеме или не определены изначально;
2. планирование ввода в эксплуатацию всех функций СУ проектами одновременно. Внедрение СУ проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых. Реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов. Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным контроль работы системы в целом;
3. планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это аналогично попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение последовательно, отдел за отделом.

Так же выделяют общие рекомендации по созданию ПО для УП включают следующее:

Необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы, они должны быть реальны. Результаты создания системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее созданием или будет участвовать в ее эксплуатации;

Последовательное внедрение разработанных решений от локальных к масштабным. Нужно начинать с планирования и контроля временных параметров, позже освоить функции планирования стоимости и контроля и только после переходить к ресурсному планированию.

Последовательное внедрение системы, начиная с небольших проектов и отделов организации. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы и проекты в организации.