Приборные доски – Dashboard”
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:
Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием
Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.
Системы управления электронным документооборотом
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:
интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства.
Информационно – поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения. В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование
Индексирование документов означает:
реквизитную индексацию;
ручное управление структурами хранения документов;
настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;
автоматическую полнотекстовую индексацию документов;
автоматическое распознавание формата файла электронного документа;
индексацию текста документа сразу при его вводе;
морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);
наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;
выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;
поддержку и настройку словарей и тезауруса;
технологию реквизитной разметки документов;
настройку набора реквизитов;
возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);
интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.
Хранение документов включает в себя возможность:
работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;
управление внешними носителями;
хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;
хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.
Поиск предусматривает:
наличие стандартного языка запросов к БД;
реквизитный поиск документов;
полнотекстовый поиск, точность поиска;
поиск по именам документов и аннотациям;
формирование сложных запросов с использованием логических операций;
контекстный поиск и меру близости слов при поиске;
адекватность результата поиска запросу;
морфологический анализ при построении запроса;
возможность работы с системой удаленных пользователей.
Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.
- My life would be much more boring and sad without many of the things that I use every day. But there are five things that I definitely can’t do withou
- The future of our planet is vague
- It was the most memorable day in my life
- Корпоративная культура как мотивирующий фактор
- Сравнительный анализ аналоговых и дискретных сетей
- Электронная коммерция в России : основные направления и объемы
- Эссе
- «1С Предприятие: Хранилище»
- Задача лидера в том, чтобы было больше лидеров, а не в том, чтобы было больше тех, кто следует за лидером
- Wer ist Ihre Lieblingsgestalt in der Geschichte, wer ist Ihr(e) Lieblingsheld(in) in der Wirklichkeit? Welche Eigenschaften schätzen Sie bei diesem Mann (bei dieser Frau) am meisten? Welche Leistungen bewundern Sie bei ihnen am meisten und warum?
- Einige meinen, die Grundlage des Charakters und der Schönheit ist das Tierkreiszeichen, in dem geboren ist. Glauben Sie daran?
- Порядок и основания признания гражданина ограниченно дееспособным