Понятие автоматизированного рабочего места менеджера

Для каждой сферы управления есть возможность предусмотреть автоматизированные рабочие места, подходящие под функционал этой сферы. Например, в сфере экономики с помощью АРМ осуществляется планирование, моделирование, оптимизация процессов, принятие решений в различных информационных системах и для разных сочетаний задач. Принципы создания АРМ независимо от того, для какой области деятельности они предназначены, должны быть одинаковыми: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Основная задача, которую призвано решить автоматизированное рабочее место специалиста – устранение рутинных операций, которые (при их исполнении обычным образом безмашинным способом) увеличивают время исполнения задач и повышаются денежные затраты организации. «Автоматизированное рабочее место (АРМ) — комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающиеся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности». Специалисты в области информационных технологий в менеджменте определяют АРМы, как правило, как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, размещенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Использование АРМ в офисе существенно облегчает работу сотрудника, освобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций обработки данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профзадач. Основным назначением АРМ является децентрализованная обработка информации на рабочих местах, использование соответствующих баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и персонального компьютера, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные компьютеры.

Автоматизированное рабочее место включает в себя компьютер (ноутбук, мобильный гаджет) с установленными на нем набором специализированного программного обеспечения, предоставляет возможность ввода информации (клавиатура, сенсорный экран, мышь, сканер, микрофон), ее обработку и вывод результатов ввода и обработки (на экран, принтер, колонки). АРМ также, как правило, характеризуется доступом к Интернету и/или локальной сети организации, наличием средств копирования, проекционного оборудования (проектор, экран), диктофона, телефона и факса. В некоторых случаях имеются интерактивные доски, средства опроса и голосования. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность средств, организацию удобных для сотрудника режимов работы (автономный, с распределенной базой данных, информационный, с техникой более высокихы уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. АРМ является индивидуальным пользовательским средством и должно обеспечивать высокую эргономичность и комфортность обслуживания.

Существует множество АРМ: АРМ инженера, АРМ бухгалтера, АРМ проектировщика, АРМ оператора и т.д. АРМ менеджера так же существует.

Очевидно, что сущность АРМ менеджера – автоматизация управленческих процессов, ориентация на принятие решений. Основные задачи, решению которых способствует АРМ менеджера: получение информации об основных показателях, характеризующих состояние хозяйственной деятельности организации на текущий момент; анализ работы объекта управления, за который отвечает конкретный менеджер; информационная поддержка принятия решений; формирование статистики; контроль дисциплины; составление плана работы с контролем срока исполнения.

АРМ менеджера представляет собой, по сути, электронный офис, который избавляет сотрудника от большей части рутины, позволяя автоматизировать следующие виды работ: ведение текстовой документации; обработка поступающей и исходящей корреспонденции; хранение, поиск и передача документов; анализ данных; оперативная связь и оповещение; проведение конференций, встреч и совещаний; принятие управленческих решений. Кроме прочего, АРМ менеджера содержит обучающую систему. Этот компонент представляет собой комплекс интегрированных подсказок, закладок, указателей и справок, встроенную систему примеров и гипертекстовую систему документации, включающую руководство пользователя и руководство программиста, систему контроля и обнаружения ошибок. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на компьютерную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке решений. Технология автоматизированных рабочих мест сокращает поток бумажных документов, снижает трудоемкость работ, повышает профессиональный уровень работников и удобство рабочих условий.

Принимая решение о необходимости автоматизации деятельности менеджера, организация сталкивается с проблемой выбора. Например, компания может приобрести готовое программное решение. Положительными моментами такого выбора можно считать невысокую стоимость, высокую надежность, универсальность автоматизируемых операций. Однако придется подстраивать деятельность под данную модель, а специфическую отчетность все равно формировать вручную или с помощью сторонних программных средств. Другой вариант – приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке (и дальнейшей поддержке этого программного продукта). В этом случае АРМ будет настроено под нужды конкретного менеджера и избавит его от использования сторонних программ. Стоимость покупки и использования такого решения будет существенно выше предыдущего варианта, а надежность может снизиться, так как в процессе настройки под конкретные нужды могут быть внесены некоторые ошибки. Есть вариант нанять специалистов, которые создадут полностью готовое решение для конкретных нужд с нуля. Это оправданно в случае высокой специфичности задач организации, высокого уровня конфиденциальности и в случае, если готовое решение действительно полностью соответствует целям и задачам организации. На сегодняшний момент существуют и специалисты, способные произвести правильный выбор решения для компании и, собственно, сами программные продукты, способные решить самые разнообразные задачи менеджмента.

В России одним из самых известных производителей программного обеспечения для автоматизации работы организации является фирма 1С. Система программ «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для комплексной автоматизации производственных, торговых и сервисных предприятий, продукты для управления финансами холдингов и отдельных предприятий, ведения бухгалтерского учета («1С:Бухгалтерия» - самая известная учетная программа в ряде стран), расчета зарплаты и управления кадрами, для учета в бюджетных учреждениях, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные самой фирмой 1С, ее партнерами и независимыми организациями. Бухгалтерская информационная система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и лицами, принимающими решения. В системе производится сбор, регистрация данных о финансово-хозяйственной деятельности в организации, их обработка, хранение, передача другим сотрудникам для анализа.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация. Свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке. Необходимость автоматизации очевидна: в результате автоматизации производительность труда сотрудников увеличивается, уменьшаются затраты на обработку документов, а также снижается количество ошибок, возникающих из-за влияния «человеческого фактора». Автоматизированное рабочее место менеджера — это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Например, АРМ менеджера по продажам преследует две основные цели: легкий и быстрый доступ к информации и удобство при выполнении основных операций, соответствующих должностным обязанностям. Клиенту больше не придется долго ждать ответа при телефонном звонке, пока менеджер пытается разобраться в огромном количестве разрозненных отчетов в попытке выяснить, что это за контрагент, какой товар есть в наличии, по какой цене и когда будет доставка. АРМ позволяет производить поиск нужной информации по ключевым словам, сортировку по любым данным – пользователю предоставляется исчерпывающая информация, например, по контрагенту и по взаимоотношениям с ним.

Источники:

1. Автоматизация рабочего места независимого автоэксперта. / Савинов И. Г., Булгатова Ю. С. // Вестник Бурятского государственного университета. Экономика и менеджмент. – 2016. - №2. – с. 24-36.
2. Анализ автоматизированного рабочего места как объекта проектирования. / Федотов А. С. // Научно-технический вестник информационных технологий, механики и оптики. – 2008. – с. 8-15.
3. АРМ менеджера по продажам. / INFPSTART.RU : технологическая компания, создающая сервисы на платформе 1С. Сайт. [Электронный ресурс]. URL: https://infostart.ru/public/412213/ (дата обращения: 01.12.2019)
4. Белоусова Т.И. Автоматизированное рабочее место бухгалтера (учебное пособие) // Успехи современного естествознания. – 2010. – № 2. – С. 145-146. URL: http://natural-sciences.ru/ru/article/view?id=7790 (дата обращения: 01.12.2019)
5. Ковалева В.Д. Автоматизированное рабочее место экономиста: учеб. пособие / В.Д. Ковалева, В.В. Хисамудинов. – М.: Финансы и статистика; ИНФРА-М, 2010. – 336 с.