Организация хранения документов
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 оперативное хранение документов - это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
При этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
- хранение документов в процессе их исполнения;
- хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.
Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.
Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Таким образом, использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
- Что такое электронная цифровая подпись?
- Для чего необходим информационный менеджмент?
- Материальная ответственность работодателя перед работником проблемы правоприменения
- Роль Генри Форда в становлении методов школы научного менеджмента
- Явление цифровизации в качестве научной новизны в рамках разработки стратегии в условиях современной реальности
- Обеспечение конкурентоспособности предприятий
- Понятие и криминологические особенности преступлений
- Субъекты профилактики преступности
- Источники сбора данных о рынке загородной недвижимости
- Управление как способ организации деятельности и его роль в обеспечении порядка в совместной жизнидеятельности людей
- "Исследование машинописных документов. Признаки пишущих машинок, отображающиеся в машинописном тексте"
- Виды субъективных портретов средства и методы их изготовления