Описание организации ООО «Инфоцентр Главбух»

Введение

Компания ООО " Инфоцентр Главбух" существует на рынке уже более 10 лет. За данный срок компания добилась немалых результатов в области привлечения большого количества новых клиентов. Компания является партнером медиагруппы Актион-МЦФЭР и является в числе золотых(лучших) партнеров большой партнерской сети и распространяет продукцию медиагруппы Актион-МЦФЭР.

Компания занимается распространением профессиональной справочно-правовой периодики в электронном формате (справочные системы и журналы).

Перечень справочных систем, которая предлагает компания клиентам: электронная справочная система «Главбух», электронная справочная система «Кадры», электронная справочная система «Финансовый директор», электронная справочная система «Юрист», электронная справочная система «Главная медсестра», электронная справочная система «Госфинансы», электронная справочная система «Госзаказ», электронная справочная система «Экономика ЛПУ», электронная справочная система «Главный врач», электронная справочная система «Образование», электронная справочная система «Завуч», электронная справочная система «Управление МКД», электронная справочная система «Охрана труда».

Перечень справочных журналов, которая предлагает компания клиентам: электронный журнал «Упрощенка», электронный журнал «Главбух», электронный журнал «Справочник заместителя директора школы», электронный журнал «Справочник руководителя дошкольного учреждения», электронный журнал «Зарплата», электронный журнал «Учет в учреждении», электронный журнал «Учет. Налоги. Право» и многое другое.

Организация имеет упрощенную систему налогообложения. Доход компании идет от количества продаваемых продуктов коммерческим, бюджетным, казенным, автономным компаниям и физическим лицам. Расход состоит из зарплаты сотрудникам компании, оплата арендных помещений, оплата кодов доступа на продукты Актион-МЦФЭР.

Основные технико-экономические показатели

Основные технико-экономические показатели деятельности организации ООО «Инфоцентр Главбух» за период с 01.01.2019г. по 01.01.2020г. указаны ниже в таблице 1.

Таблица 1

Технико-экономические показатели деятельности организации.

С 01.01.2019 по 01.01.2020

Организационная структура управления предприятием.

На рис. 1.1. изображена организационная структура предприятия. Она демонстрирует взаимодействие и распределение работ между отделами и сотрудниками отделов.

Рисунок 1.1. Организационная структура предприятия.

В организации действует следующий перечень должностей:

• IT-Администратор
• IT-Сотрудник
• Генеральный директор
• Бухгалтер
• Главный бухгалтер
• Главный менеджер по продажам
• Менеджер по продажам
• Руководитель отдела закупок
• Руководитель отдела кадров
• Руководитель финансового отдела
• Руководитель отдела продаж
• Сотрудник финансового отдела
• Специалист по закупкам
• Тренер по обучению

Теперь рассмотрим более подробно, чем занимаются сотрудники данных должностей и их отделы

Во главе организационной структуры компании стоит генеральный директор. Его задача состоит в том, чтобы разрабатывать стратегию по развитию организации в целом, принимать окончательные решения в сложных вопросах, которые встают перед компанией и участвовать в подборке кадрового персонала на руководящие должности компании вместе с руководителем кадрового отдела.

Финансовый отдел состоит из двух человек: руководитель отдела и его заместитель. Они занимаются: реализацией финансовой стратегии и финансовой политики организации. Так же принимают участие в разработке прогнозов развития организации.

Бухгалтерский отдел состоит из трех человек: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера и специалист по заработной плате. Данный отдел занимается: ведением бухгалтерского, налогового и управленческого учета, начислением заработной платы, составление и сдачи налоговых отчетностей.

Отдел кадров состоит из одного человека: руководитель отдела кадров. Данный специалист выполняет следующие обязанности: кадровое делопроизводство и поддержание документации в порядке, выработка штатного расписания, написание должностных инструкций, учет рабочего времени, консультации по вопросам трудового права и законодательства и многое другое.

Отдел закупок состоит из двух человек. Один из которых руководитель отдела и специалист по закупкам. В их обязанности входит следующее: заключение договор на электронных порталах и площадках, консультация по юридическим вопросам, касающихся договорной деятельности, составление технического задание, участие в аукционах и других видах закупок.

Отдел обучения состоит из одного специалиста, который занимается подготовкой будущих специалистов компании. Обучает будущих руководителей подразделений и обучает менеджеров по продажам.

Информационный отдел состоит из двух специалистов из системного администратора и его помощника. В их обязанности входит обеспечить исправную работу всех аппаратных средств компании, обеспечение и разграничение доступов к ресурсам компании, ведение технического учета вычислительной техники. обеспечение защиты информации, обеспечение резервного копирования данных, оптимизация и настройка сети организации и так далее.

Отдел по работе с коммерцией состоит: из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые осуществляют продажи в коммерческие организации. Задача данного отдела состоит в максимальном приросте клиентов в коммерческом направлении. После того, как менеджер продаст продукт клиенту, он передает клиента в отдел сопровождения, где уже распределяют клиента к определенному менеджеру для сопровождения на весь период подписки.

Отдел по работе с бюджетом состоит: из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые осуществляют продажи в бюджетные, автономные и казенные организации. Задача данного отдела состоит в максимальном приросте клиентов в коммерческом направлении. . После того, как менеджер продаст продукт клиенту, он передает клиента в отдел сопровождения, где уже распределяют клиента к определенному менеджеру для сопровождения на весь период подписки.

Отдел сопровождения состоит из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые сопровождают и занимаются переподпиской действующих клиентов компании. Если у клиента возникают сложности, обязанности менеджеров по сопровождению решить их в кратчайшие сроки.

Общие моменты:

Любой менеджер осуществляя продажу согласовывает документы с клиентом и с руководителем отдела, если встречается индивидуальная ситуация с договором, менеджер или руководитель менеджера согласовывает моменты с отделом закупок, а именно с начальником отдела закупок, если индивидуальные моменты встречаются на уровне счетов и закрывающих документов, то руководитель отдела продаж или менеджер согласовывает данные документы с бухгалтерией, а именно с главным бухгалтером.

Программная и техническая архитектура ИС предприятия.

Перечень оборудования представлен в таблице 2.

Таблица 2

Перечень оборудования

Архитектура информационной сети предприятия показана на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Архитектура информационной сети.

Перечень программного обеспечения предприятия показан в таблице 1.3.

Таблица 3

Перечень программного обеспечения сетевого оборудования предприятия.

В данной компании на всех компьютерах компании стоит операционная система Windows 7, достаточно удобная для офисной работы.

CRM - это система, которая позволяет работать менеджеру со своими клиентами, при этом автоматизируя процесс взаимодействия сотрудника с клиентом.[14. CRM]

Существуют разные классификации CRM-систем:

• Управление маркетингом;
• Управление обслуживания действующих клиентов;
• Управление продажами.

Одной из используемых в организации программ является программа «Парус», которая стоит в бухгалтерии, кадрах и финансовом отделе. Она предназначена для бухгалтерского учета, начисление заработной платы и видения финансовой деятельности.

Операционная система SUSE Linux Enterprise Server VMware ESXi предназначена для сервера Dell EMC PowerEdge R740xd.

Ниже на рисунке 1.3 предоставлена программная архитектура организации по отделам.

Рисунок 1.3. Программная архитектура организации по отделам

Также из рисунке видно, что на сервере хранятся данные программы Парус, пользовательские данные Windows 7, пользовательские данные CRM.

Информационный отдел использует все программы, которые использует организация на данный момент, для того чтобы устранить неполадки на программном уровне, не выходя из своего отдела или следить, чтобы никто не навредил организации.

Заключение.

Ознакомившись с компанией ООО «Инфоцентр Главбух» был сделан вывод, что данной компании не хватает автоматизации при помощи информационных ресурсов. Учитывая, что компания достаточно небольшая, то и реализация по автоматизации будет не столь сложна.

После тщательной подготовки и реализации автоматизации, компания может повысить свои показатели. Данное решение позволит максимально сократить расход времени и человеческого ресурса, что приведет к прибыли и росту организации.

Приложение.

Приложение № 1.

Организационная структура предприятия.

Приложение № 2.

Перечень оборудования компании ООО «Инфоцентр Главбух».

Приложение № 3.

Архитектура информационной сети.

Приложение № 4.

Перечень программного обеспечения сетевого оборудования предприятия.

Приложение № 5.

Программная архитектура организации по отделам.