Информационная система

Информационная система - это совокупность программного, технического и организационного обеспечения, предназначенная для хранения, поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователя.

Применение информационных систем в сфере управления на предприятии необходимо для экономии времени и рабочих ресурсов, а также для повышения качества работы, минимизации издержек и затрат. Процесс внедрения является сложным процессом. Однако некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, изучены и имеют эффективные методы решения. Заблаговременное изучение проблем и подготовка к ним облегчает процесс внедрения и повышают эффективность использования систем. Проблемами внедрения информационных систем являются:

-отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

-необходимость в реорганизации структуры предприятия;

-необходимость изменения технологии работы с информацией, и принципов ведения организации;

-сопротивление работников предприятия;

-временное увеличение нагрузки работников в процессе внедрения информационной системы.

Проблема отсутствия постановки задач менеджмента на предприятии возникает при неправильном подходе и недостаточном опыте руководителей предприятий. Грамотная постановка задач менеджмента является важным фактором, влияющим на успех деятельности предприятия и на успех проекта автоматизации. Исходя из данного факта первое, что необходимо сделать – это формализовать все контуры управления, которые нуждаются в автоматизации. Для осуществления этого необходимо привлечь профессиональных консультантов.

Перед внедрением информационной системы управления на предприятие, необходимо произвести частичную реорганизацию структуры и технологий ведения бизнеса данного предприятия. Таким образом одним из необходимых этапов проекта внедрения, является полное обследование деятельности предприятия. В результате обследования строится схема построения корпоративной информационной системы. В процессе обследования обнаруживается большое количество дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволит уменьшить издержки и сократит время исполнения основных бизнес-процессов. Реорганизацию можно провести в ряде локальных точек, там, где она объективно необходима, в таком случае это не повлечет за собой спад активности коммерческой деятельности предприятия.

При внедрении информационной системы необходимо внести изменения в технологию работы с информацией и в принципы ведения бизнеса. При наличии информационной системы управления предприятием, руководитель получает информацию о деятельности компании без задержек. Информация подаётся руководителю в удобном и доступном виде. Внедрение информационной системы существенно меняет управление бизнес-процессами. Каждый документ создается автоматически, на основании первичного документа. Сотрудники, ответственные за этот процесс, контролируют и вносят изменения в позиции документов, т.к. в реальной жизни возможны срывы поставок комплектующих, поломка оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен контролироваться. Сокращение бумажной работы ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов. Это требует собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее необходимо будет вносить организационные и технологические изменения, которые должны положительно сказаться на развитии предприятия.

Одной из проблем при внедрении информационной систем управления предприятием является активное сопротивление сотрудников. Это становится серьезным препятствием для консультантов и может сорвать или затянуть процесс внедрения. Для устранения данной проблемы руководители предприятия должны содействовать группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы управления предприятием. Руководителям рекомендуется вести разъяснительную работу с кадрами, наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, а также подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения приказами и письменными распоряжениями.

В процессе внедрения информационной системы возможен рост нагрузки на сотрудников предприятия. Данная проблема связана с тем, что кроме выполнения своих обязанностей, сотрудникам приходится осваивать новые знания и технологии. Это может затягивать процесс внедрения системы, т.к. освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. Для устранения данной проблемы руководителю предприятия необходимо повысить уровень мотивации сотрудников к освоению новой системы в форме поощрений и благодарностей, а также принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Главным элементом успешности разработки и внедрения информационных систем является правильное определение цели, задач, а также верное сочетания всех ресурсов. С существующими проблемами при внедрении информационных систем, можно справится. Поэтому при правильном использовании информационная система становится эффективным средством повышения конкурентоспособности и деятельности компании.