Электронные документы

Документы могут создаваться на бумажном носителе, а также в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

Понятие «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27.07.2006 г. № 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», под которым понимается «документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Разные авторы трактуют понятие «электронный документ» по - разному:

- электронный документ – документ, который читает машина, документ на машинном носителе;

- электронный документ – электронная форма документа.

- электронный документ - это материал, который зафиксирован на специальных носителях.

Важной составляющей документа является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. В файле должна содержаться следующая информация:

- дата формирования;

- автор данных;

- наименование документа;

- формат, который необходим для корректного прочтения материалов.

Таким образом, можно сделать вывод, что электронные документы имеют сегодня большое использование в деятельности любой организации. Электронный документ имеет неоспоримые преимущества в сравнении с бумажным документом, что позволяет оптимизировать технологические процессы организаций всех форм собственности.